Важное напутствие: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это кардинально меняет подход к документу, подтверждающему трудовой стаж. Отсутствие у соискателя бумажной трудовой книжки (ТК) больше не является непреодолимым препятствием для трудоустройства, но требует четкого соблюдения новых правил.

Юридическая основа: что говорит Трудовой кодекс и закон об ЭТК?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67), работодатель обязан принять на работу гражданина, предъявившего паспорт, и оформить с ним трудовой договор. Требование о предъявлении трудовой книжки не является обязательным для следующих категорий:

• Граждане, впервые устраивающиеся на работу.
• Граждане, у которых трудовые книжки утрачены, украдены или уничтожены (при наличии справки об этом из архивного учреждения или по месту последнего работы).
• Граждане, работавшие у физических лиц (если такой работодатель не вел ТК).

С 2020 года действует закон об Электронной трудовой книжке (ЭТК). С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности исключительно в форме ЭТК. Бумажная ТК выдается только по письменному заявлению работника.

Ситуация №1: Вы — соискатель без трудовой книжки (впервые устраиваетесь)

Это самый простой и распространенный случай. Вам нечего предъявлять, и это законно.

1. Сфокусируйтесь на резюме и собеседовании. Ваш опыт работы должен быть четко описан в резюме и подтвержден на собеседовании. Будьте готовы назвать контакты предыдущих работодателей для проверки.
2. Предъявите только паспорт. На этапе оформления HR-специалист запросит у вас паспорт для заполнения анкеты и трудового договора.
3. Не беспокойтесь о стаже. Ваш трудовой стаж начнет формироваться с первой же работы. В ЭТК сведения о ней будут внесены новым работодателем автоматически через систему ЕФС-1 (Единая федеральная информационная система).
4. Если у вас был предыдущий работодатель после 2020 года: Уточните у него, вел ли он вашу ЭТК. Если да, то при устройстве на новую работу вы можете получить доступ к своей ЭТК через портал «Госуслуги» (после ее открытия) и предоставить работодателю свой СНИЛС для автоматической загрузки данных.

Ситуация №2: Вы, соискатель с опытом, но без бумажной ТК (утрачена, у работодателя не было)

Здесь требуется проактивные действия.

• Запросите справку об отсутствии трудовой книжки. Обратитесь в архивное учреждение или по месту последнего места работы (если оно известно) за справкой, подтверждающей, что ТК у вас не сохранилась или не велась. Это ваш главный документ наравне с паспортом.
• Раскройте информацию о стаже. На собеседовании честно расскажите о своем опыте, назовите периоды работы, должности, ФИО руководителей. Работодатель вправе запросить у вас контакты для проверки.
• Помните про ЭТК. Если ваш предыдущий работодатель (после 2020 г.) перешел на ЭТК, то ваши сведения уже есть в системе. Вы можете получить их через «Госуслуги» (после регистрации и подачи заявления) и показать работодателю. Это самый надежный вариант.
• Что вносит новый работодатель? При приеме на работу он обязан создать вашу ЭТК (если ее нет) или подключиться к уже существующей. Для этого ему понадобится ваш СНИЛС и паспортные данные. Сведения о вашем новом месте работы автоматически поступят в ЕФС-1.

Ситуация №3: Вы — работодатель, принявший человека без ТК

Ваши действия должны быть безупречными с юридической точки зрения.

1. Не требуйте то, чего не может быть. Не спрашивайте «а где ваша книжка?» у человека, который впервые устраивается или у которого ее нет по уважительной причине. Это дискриминация.
2. Оформите стандартный пакет документов:
   • Паспорт гражданина РФ.
   • Трудовой договор (в письменной форме).
   • СНИЛС (для работы с ЭТК).
   • При наличии — справка об отсутствии ТК или выписка из ЭТК через «Госуслуги».
3. Внесите данные в ЭТК. Это ваша прямая обязанность. В системе 1С:ЗУП или иной платформе, интегрированной с ЕФС-1, создайте запись о приеме на работу. Для этого потребуются точные паспортные данные и СНИЛС работника. Очень важно корректно заполнить трудовые функции и указать соответствующий код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Это нужно для корректного отражения деятельности в ЭТК.
4. Избегайте ошибок в 1С. Как отмечается в информации из интернета, «1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники, классификаторы». Убедитесь, что коды ОКЗ и названия должностей/профессий в вашей конфигурации актуальны и соответствуют классификаторам. Ошибки при передаче данных в ЕФС-1 могут привести к некорректному отражению стажа у работника.
5. Выдайте работнику документ о приеме. На руки ему полагается только трудовой договор (в 2-х экземплярах) и приказ о приеме (по его запросу). Бумажную трудовую книжку вы не выдаете, если работник не подал письменное заявление об этом.

Ключевые выводы и рекомендации

Для соискателя:

• Не бойтесь идти на собеседование без бумажной ТК, если вы впервые устраиваетесь или утеряли документ.
• Имейте при себе паспорт, СНИЛС и, по возможности, справку об отсутствии ТК или доступ к своей ЭТК через «Госуслуги».
• Честно сообщайте о своем опыте. Работодатель вправе проверить информацию.
• Отслеживайте свою ЭТК после устройства на работу через «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).

Для работодателя:

• Принимайте на работу без бумажной ТК, если это законно (первое трудоустройство, утеря).
• Ваша главная задача, своевременно и корректно создать/обновить ЭТК работника в системе, передав данные в ЕФС-1;
• Инвестируйте время в настройку 1С:ЗУП — актуализируйте справочники кодов ОКЗ и трудовых функций. Это залог безошибочного отражения данных.
• Храните копию трудового договора и приказа о приеме в личном деле работника. Это ваша основная защита в случае спора.

Что насчет судебной практики?

Как следует из предоставленной информации, граждане могут обращаться в суд с исками к бывшим работодателям о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки. В эпоху ЭТК смысл таких исков меняется. Теперь предметом спора может стать:

• Невыполнение работодателем обязанности по внесению сведений в ЭТК.
• Некорректное отражение данных в ЭТК (неверная должность, дата приема/увольнения), что влечет ошибки в расчете стажа.
• Отказ в предоставлении доступа к ЭТК или задержка в ее формировании.

Поэтому для обеих сторон критически важно, чтобы информация в единой системе была полной и точной с первого дня.