Важное уточнение терминологии: В кадровом делопроизводстве под «реестром трудовых книжек» чаще всего понимается журнал учета движения трудовых книжек. Это не реестр в классическом понимании (список сотрудников), а именно учетный журнал, который фиксирует все операции с бланками трудовых книжек и вкладышами: получение, выдачу сотрудникам, возврат, уничтожение. В данной статье мы подробно разберем, как вести этот журнал в 2026 году, и предоставим актуальный образец его бланка.
Назначение и необходимость ведения журнала
Журнал учета движения трудовых книжек (ТК) — это обязательный внутренний документ работодателя (организации, ИП), который ведется для:
- Контроля за наличием и движением всех бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Учета каждой выданной сотруднику книжки или вкладыша, даты выдачи и лица, получившего документ.
- Фиксации возврата трудовой книжки при увольнении сотрудника.
- Отражения фактов уничтожения испорченных или неиспользованных бланков.
- Подготовки отчетности и обеспечения сохранности ценных бумаг (бланков ТК).
Обязательность: Хотя Трудовой кодекс РФ напрямую не требует ведения такого журнала, он является неотъемлемой частью системы документооборота при работе с трудовыми книжками. Его наличие подтверждает организованность кадрового учета и помогает избежать потерь, а также является доказательством при проверках (например, ГИТ или прокуратурой). Для организаций, использующих бумажные трудовые книжки, ведение журнала — общепринятая и рекомендуемая практика.
Нормативная база в 2026 году
Основные документы, регулирующие порядок:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 85) — общие требования по ведению и выдаче трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н (в ред. на 2026 г;), утверждает новые формы бланков трудовых книжек и вкладышей. Именно на этот приказ нужно ориентироваться при выборе бланков для учета.
- Внутренние локальные акты организации (приказ о порядке учета и выдачи трудовых книжек), где и прописывается необходимость ведения журнала.
Структура и правила заполнения журнала учета
Журнал ведется в пронумерованной и прошнурованной книге (или в виде сшитого блока листов формата А4). Каждая страница должна быть пронумерована, а журнал в целом заверен подписью руководителя и кадровика с указанием даты;
Рекомендуемые графы журнала:
| № п/п | Дата операции | Наименование документа (бланк ТК, вкладыш) | Серия, номер бланка | ФИО сотрудника (полностью) | Подразделение | Кем выдан/принят (должность, ФИО) | Подпись получившего/сдавшего | Примечание (причина возврата, уничтожения и т.д.) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Трудовая книжка, бланк 2023 г. | 50 № 123456 | Иванов Петр Сергеевич | Отдел продаж | Кадровик: Сидорова А.В. | Иванов П.С. | Выдана при приеме на работу | |
| 2 | Вкладыш к трудовой книжке | — | Иванов Петр Сергеевич | Отдел продаж | Кадровик: Сидорова А.В. | Иванов П.С. | Запись о переводе в другой отдел | |
| 3 | Трудовая книжка, бланк 2023 г. | 50 № 123456 | Иванов Петр Сергеевич | — | Кадровик: Сидорова А.В; | Иванов П.С. | Возвращена при увольнении по собственному желанию | |
| 4 | Акт об уничтожении испорченных бланков | 50 № 987654 (испорчен) | — | — | Комиссия: Петров В.К., Сидорова А.В. | — | Уничтожен бланк с браком печати |
Ключевые правила:
- Хронология: Записи делаются последовательно, без пропусков и исправлений (при ошибке зачеркивается ошибочная запись, делается новая, ставится подпись и дата исправления).
- Полнота: Указываются все реквизиты бланка (серия, номер), полные ФИО сотрудника.
- Подписи: Каждая операция (выдача, прием) подтверждается подписями сотрудника и ответственного лица (кадровика, руководителя подразделения).
- Примечания: Обязательно указывается причина операции (прием, перевод, увольнение, уничтожение по акту).
Важно для 2026 года: Если организация переходит на электронные трудовые книжки (ЭТК), то бумажный журнал ведется только для учета выдачи и возврата бумажных трудовых книжек (если они еще есть у сотрудников) и учета бланков. Основной же учет ведется в виде цифрового реестра в системе СФР. Однако многие компании, особенно малый бизнес, продолжают использовать бумажный формат, поэтому журнал остается актуальным.
Сроки хранения
Журнал учета движения трудовых книжек, как и сами трудовые книжки (бумажные), подлежит постоянному хранению (ст. 22.1 ТК РФ). После увольнения сотрудника его трудовая книжка (с отметкой о увольнении) хранится в организации не менее 75 лет. Соответственно, журнал, где отражена выдача и возврат этой книжки, хранится в течение всего этого срока.
Где скачать бланк журнала учета ТК на 2026 год?
Универсального обязательного бланка журнала, утвержденного на федеральном уровне, не существует. Его форма устанавливается локальным нормативным актом организации.
Однако на профессиональных кадровых порталах и в справочно-правовых системах (например, КонсультантПлюс, Гарант) можно найти рекомендуемые образцы, составленные с учетом последних изменений. Приведенная выше таблица является примером такого образца.
Рекомендация: Скачайте образец, адаптируйте его под нужды вашей организации (добавьте реквизиты компании, графы), утвердите приказом руководителя и начните ведение.
Ведение журнала учета движения трудовых книжек — это простая, но важная процедура, обеспечивающая порядок в кадровом документообороте. В 2026 году, несмотря на развитие электронных трудовых книжек, для многих работодателей актуальна работа с бумажными бланками. Используйте предложенный образец, строго соблюдайте правила заполнения, и вы обеспечите надежный контроль за этим ценным документом.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных вопросов всегда обращайтесь к актуальным редакциям нормативных правовых актов и консультируйтесь с юристом.