Важное уточнение: Утверждение «трудовые книжки ведутся на всех работников» требует корректировки. С 1 января 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется (часть 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ). Однако работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности таких работников в электронном виде и предоставлять их по запросу. Для работников, принятых до 2021 года, а также для тех, кто выразил желание получить бумажный документ, ведение бумажной книжки остается обязательным.
Нормативная база
Основным документом, регулирующим вопросы, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он заменил старую инструкцию от 2014 года и действует в актуальной редакции.
Кто должен иметь трудовую книжку?
Работодатель обязан обеспечить ведение трудовых книжек для следующих категорий:
- Работники, принятые на работу до 1 января 2021 года — у них уже есть бумажная книжка, которую работодатель продолжает вести.
- Работники, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года — по их письменному заявлению работодатель обязан выдать им бумажную трудовую книжку. Если заявления нет, сведения формируются только в электронном виде.
- Работники, уволенные и подавшие заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности — им выдается на руки заверенная копия (дубликат) трудовой книжки или выписка из электронных сведений.
Обязанности работодателя при ведении
Независимо от формы (бумажная или электронная), работодатель должен:
- Заполнять ьный лист (для бумажной книжки) или внести сведения в электронную базу: ФИО, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность.
- Вносить записи о каждом месте работы: дата приема и увольнения, наименование организации, должность, подразделение.
- Заверять каждую запись в бумажной книжке подписью руководителя или ответственного лица и печатью организации (с 2024 года печать на записях не обязательна, но подпись — обязательна).
- Соблюдать последовательность и аккуратность записей, не оставлять пустых строк, не использовать корректирующие средства.
Особенности для впервые устраивающихся (с 2021 года)
При приеме на работу такого сотрудника:
- Бумажная трудовая книжка не выдается.
- Сведения о приеме и об увольнении вносятся в электронную систему учета (часто через сервис «СЗВ-ТД» или аналоги).
- По письменному заявлению работника работодатель обязан оформить и выдать бумажную трудовую книжку (бланк нового образца) с внесенными записями.
Хранение и учет бланков
Работодатель, даже если не использует бумажные книжки для новых сотрудников, обязан иметь запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 41, 44 Приказа № 320н) для:
- Выдачи дубликатов.
- Оформления книжек по заявлению работников, принятых после 2021 года.
- Заполнения вкладышей при переходе сотрудника из другой организации с бумажной книжкой.
Учет бланков ведется в специальной книге (журнале). С 2024 года приходно-расходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью.
Выдача дубликата и самой книжки при увольнении
При увольнении работника:
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка, в нее вносится запись об увольнении, она подписывается и заверяется печатью, после чего выдается работнику на руки.
- Если сведения хранятся только в электронном виде, по заявлению работника работодатель обязан выдать заверенную копию сведений о трудовой деятельности (форма — дубликат трудовой книжки).
Дубликат выдается в случае утраты оригинальной бумажной книжки. Для его оформления работодатель запрашивает сведения из всех предыдущих мест работы через Фонд социального страхования (ФСС) или напрямую из организаций.
Ключевые изменения и практические рекомендации на 2024 год
- Не нужно срочно закупать новые бланки, если у вас есть старые (со старым гербом). Они продолжают действовать; Новые бланки (без герба) можно использовать параллельно.
- Обязанность вести учет есть у всех работодателей, даже если у них только электронные сведения.
- Запись в электронную систему (СЗВ-ТД) должна быть сделана в течение 15 дней с даты приема/увольнения.
- При приеме на работу обязательно уточняйте у сотрудника, есть ли у него бумажная трудовая книжка и желает ли он ее получить (если он впервые устраивается).
- Храните все бланки и вкладыши в безопасном месте, ограничив доступ. Учет ведите в журнале.
Ответственность
Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек (неоформление, неправильное оформление, утрата бланков) влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и юридических лиц.
Таким образом, утверждение «трудовые книжки ведутся на всех работников» верно лишь отчасти. Обязанность работодателя — вести учет сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника, но форма этого учета (бумажная книжка или электронная запись) зависит от даты первого трудоустройства работника и его волеизъявления. Ключевое — соблюдать Приказ № 320н: аккуратно заполнять, своевременно вносить записи, правильно заверять, ответственно хранить бланки и предоставлять документы при увольнении.