Важность правильного оформления записи о переходе с бумажной трудовой книжки на электронный вариант (ЭТК) трудно переоценить: от этой записи зависят дальнейшее подтверждение трудового стажа, расчёт пенсии, выплаты больничных и иных социальных пособий.

Правовая база

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Основные нормативные акты, регулирующие процесс:

• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от  г.) – определяет порядок ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 353н от  г. «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках».
• Постановление Правительства РФ № 1239 от  г. «О порядке перехода работников на электронный вариант трудовой книжки».

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это запись о трудовой истории сотрудника в форме электронного документа, размещённого в государственной информационной системе «Электронный трудовой лист» (ЭТЛ). Основные преимущества:

1. Отсутствие риска потери или порчи бумажного носителя.
2. Мгновенный доступ работодателя и сотрудника к данным через личный кабинет.
3. Автоматическое формирование справок о стаже.
4. Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы.

Кому и когда необходимо оформить запись о переходе

Запись делается в двух случаях:

• Работник самостоятельно переходит на электронный вариант (по желанию).
• Работодатель переводит всех сотрудников в ЭТК в рамках установленного законом переходного периода (до  г.) и фиксирует это в трудовой книжке.

Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в разделе «Записи о переводе на электронный вариант трудовой книжки», который находится в конце книги (страницы 10‑12). Ниже – пошаговая инструкция.

Необходимые документы

• Заявление работника о переходе на электронный вариант (форма № Т-5). Оригинал и копия.
• Согласие работодателя (подпись руководителя и печать организации).
• Справка из системы ЭТЛ о создании электронного профиля (выдаётся в момент регистрации).

Пошаговый порядок записи

1. Подготовка заявления. Работник заполняет форму Т‑5, указывает ФИО, ИНН, номер текущей бумажной трудовой книжки и дату желаемого перехода.
2. Согласование с работодателем. Руководитель проверяет заявление, ставит подпись в графе «Согласовано» и ставит печать организации.
3. Запись в трудовую книжку. Сотрудник отдела кадров вносит запись в специальный журнал:

4. Регистрация в системе ЭТЛ. После внесения записи в бумажную книгу сотрудник проходит процедуру регистрации в электронном реестре (через портал Госуслуг или через корпоративный сервис). При этом в системе автоматически появляется запись о переходе.
5. Выдача справки. Работодатель выдаёт работнику справку о переходе, где указаны номер электронного профиля и дата активации.

Пример текста записи

В соответствии с приказом Минтруда РФ № 353н от г. и постановлением Правительства РФ № 1239 от г. переводим работника Иванова Ивана Ивановича (трудовой номер 0012345) на электронный вариант трудовой книжки. Номер ЭТК: 20260000123456789. Дата перехода – .

Что происходит после записи

• Все последующие записи (приёмы, переводы, увольнения) вносятся только в электронный профиль.
• Работник получает доступ к своему профилю через портал Госуслуг или через корпоративный личный кабинет.
• При необходимости работодатель может распечатать «выписку» из ЭТК для предоставления в органы соцзащиты;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, но только в исключительных случаях (например, отказ от использования электронных сервисов по медицинским показаниям). Процедура обратного перехода требует официального заявления работника и согласования с работодателем.

Какие ошибки в записи могут привести к отказу в пенсионных выплатах?

Частые причины отказа:

• Несоответствие даты перехода в бумажной и электронной записи.
• Отсутствие номера ЭТК.
• Отсутствие подписи ответственного лица и печати организации.

Кому обращаться, если запись в бумажной книжке сделана неверно?

Необходимо обратиться в отдел кадров своей организации с требованием исправить запись. Если организация отказывается, работник может подать заявление в территориальный орган Пенсионного фонда РФ.

Нужна ли дополнительная печать при переходе?

Только печать организации, в которой делается запись; Электронный профиль не требует дополнительных печатей.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск подписи руководителя. Проверяйте, что в графе «Согласовано» стоит подпись и печать.
• Неправильный номер ЭТК. Номер берётся из справки, выданной системой ЭТЛ. Сравните цифры дважды.
• Отсутствие даты перехода. Дата должна соответствовать дате, указанной в системе ЭТЛ (обычно это день регистрации).
• Запись в неправильный раздел книги. Используйте специально отведённый раздел «Перевод на электронный вариант» (страницы 10‑12).

Переход на электронный вариант трудовой книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Правильная запись в бумажной трудовой книжке служит «мостом» между традиционным и электронным форматом и гарантирует, что все будущие записи будут корректно отражены в системе ЭТЛ.

Соблюдая законодательные требования, используя предложенную пошаговую инструкцию и проверяя каждую деталь записи, работник и работодатель могут избежать проблем с пенсионными начислениями, социальными выплатами и другими правовыми последствиями.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и материалов, опубликованных в открытых источниках к состоянию на  г.