Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она содержит информацию о периодах работы, занимаемых должностях, полученных наградах и других важных событиях в трудовой жизни. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки работников, работающих по трудовому договору (гражданско-правового договора, заключаемого с физическим лицом).

Общие правила выдачи трудовой книжки

В большинстве случаев работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку при прекращении трудового договора. Это обязательное требование законодательства.

Основания для выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка выдается работнику при следующих основаниях:

• Увольнение: Это наиболее распространенное основание.
• Прекращение трудового договора по соглашению сторон: Если работник и работодатель пришли к соглашению о прекращении трудового договора.
• Истечение срока трудового договора: Если трудовой договор был заключен на определенный срок и этот срок истек.
• Призыв на военную службу: При призыве работника на военную службу.
• Лишение права на работу: В результате решения суда.
• Вступление в брак: (В настоящее время не распространяется)

Когда трудовую книжку не выдают

Существуют исключения, когда работодатель не обязан выдавать работнику трудовую книжку:

• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК): С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Если работник дал согласие на ведение ЭТК, работодатель не обязан выдавать бумажную трудовую книжку. В этом случае сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в Социальном фонде России (СФР).
• Увольнение в связи с выходом на пенсию: В этом случае в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора по инициативе работника в связи с выходом на пенсию.

Что должно быть указано в трудовой книжке при увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносится запись, содержащая следующую информацию:

• Дата и наименование организации.
• Основание прекращения трудового договора (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя»).
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Должность, на которой работал работник.

Пример записи в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию:

г. ООО «Пример»
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с увольнением.
Приказ № 123 от
Менеджер по продажам

Сроки выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если работник не может явиться за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель должен организовать ее доставку по почте или передать представителю работника по доверенности.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку

Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку в день увольнения, работник имеет право обратиться в следующие инстанции:

• Государственная инспекция труда: Можно подать жалобу на нарушение трудового законодательства.
• Прокуратура: Можно подать заявление о защите своих прав.
• Суд: Можно подать исковое заявление о взыскании трудовой книжки и компенсации морального вреда.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – альтернатива бумажной

Электронная трудовая книжка – это современный формат хранения информации о трудовой деятельности. Она обеспечивает удобство и доступность данных для работника и работодателя. Сведения об ЭТК хранятся в Социальном фонде России (СФР).

Преимущества ЭТК:

• Доступность: Работник может в любое время получить доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуг или мобильное приложение.
• Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от подделок и утраты.
• Удобство: Не нужно хранить бумажную трудовую книжку, что упрощает ее использование.

Выдача трудовой книжки при прекращении трудового договора – это обязанность работодателя, закрепленная Трудовым кодексом РФ. В большинстве случаев работник имеет право на получение бумажной трудовой книжки. Однако, с 1 января 2026 года все больше работников переходят на электронную трудовую книжку. Важно знать свои права и не допускать нарушений со стороны работодателя. В случае возникновения проблем, необходимо обращаться в соответствующие инстанции для защиты своих прав.