Важность уведомления. При приёме на работу, переводе, увольнении или изменении условий труда работодатель обязан в установленный срок уведомить органы МВД о перемещении (внесении) записей в трудовую книжку сотрудника. Невыполнение этой обязанности влечёт штрафы и может стать причиной административных проверок.

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие процесс уведомления:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 73, 75).
• Приказ МВД России от № 442 «Об утверждении Положения о порядке ведения и учета трудовых книжек».
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» (в части сроков подачи).

Кто обязан отправлять уведомление?

Уведомление обязаны подавать:

1. Работодатели (юр. лица и индивидуальные предприниматели), принявшие на работу нового сотрудника.
2. Работодатели, переводящие сотрудника в другое подразделение (внутри организации или в другую организацию).
3. Работодатели, увольняющие работника (в т.ч. по соглашению сторон).

Сроки подачи уведомления

Согласно нормативным актам, уведомление должно быть направлено в течение трёх рабочих дней со дня совершения соответствующего действия (приёма, перевода, увольнения). При использовании электронных каналов срок считается соблюдённым, если сообщение поступило в системе МВД до окончания рабочего дня.

Что должно быть в уведомлении?

Уведомление должно содержать следующую информацию:

• Полные реквизиты работодателя (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).
• ФИО работника, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные.
• Дата и основание (приём, перевод, увольнение) действия.
• Номер и серия трудовой книжки, дата её выдачи.
• Подпись уполномоченного лица (руководителя или его представителя) и печать организации.

Способы отправки уведомления

Письменное (бумажное) уведомление

Традиционный способ – отправка заказным письмом с уведомлением о вручении в отделение МВД по месту регистрации организации.

1. Сформировать уведомление в соответствии с образцом (см. ниже).
2. Подписать документ уполномоченным лицом.
3. Поставить печать организации.
4. Упаковать в конверт, указав адрес получателя:
   Отделение МВД России по г. ________, улица ________, дом ___.
5. Отправить заказным письмом с опцией «подтверждение получения». Сохранить копию квитанции.

Электронное уведомление (через портал Госуслуги)

С 2024 года большинство регионов позволяют подавать уведомления онлайн.

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги в качестве юридического лица.
2. Перейти в раздел «Уведомления о трудовой книжке».
3. Заполнить электронную форму, загрузив сканированные копии паспорта работника и трудовой книжки.
4. Подтвердить отправку с помощью ЭЦП (электронной подписи) уполномоченного лица.
5. Сохранить полученный акт о приёме (PDF) – он служит доказательством соблюдения сроков.

Личное обращение в отделение МВД

В случае срочности или невозможности отправки письма/электронного сообщения можно подать уведомление лично.

• Подготовьте оригинал уведомления и копию.
• Возьмите с собой удостоверение личности уполномоченного лица.
• Заполните журнал приёма‑передачи в отделении.
• Получите расписку с подписью сотрудника МВД.

Образец уведомления (бумажный вариант)

 Уведомление о внесении записи в трудовую книжку

 ООО «Пример» ИНН 1234567890
 ОГРН 1122334455667 Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1

 Руководитель: _______________________/Иванов И.И., генеральный директор
 В соответствии с Приказом МВД России от № 442
 уведомляем о следующем событии:

 1. ФИО работника: Петров Петр Петрович
 2. Дата рождения: 
 3. СНИЛС: 123-456-789 00
 4. Паспорт: серия 45 67 № 1234567, выдан ОВД г. Москвы 
 5. Номер трудовой книжки: 12 34 567890
 6. Дата выдачи трудовой книжки: 
 7. Основание действия: Приём на работу (дата ) согласно Трудовому договору № 15/2026

 Подпись уполномоченного лица: _______________________/Иванов И.И.
 Печать
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Ответ: Официально электронная почта не считается подтверждённым способом. Принимаются только заказные письма, электронные формы через госпорталы и личные обращения.

Вопрос: Что делать, если уведомление не дошло в срок?

Ответ: Необходимо немедленно подать повторное уведомление и приложить объяснительные документы (например, копию квитанции о возврате письма). При повторных нарушениях возможен штраф до 30 000 рублей.

Вопрос: Нужно ли уведомлять МВД при переводе внутри одной организации?

Ответ: Да. При любом изменении записи в трудовой книжке (перевод, изменение должности, изменение условий труда) требуется уведомление.

Вопрос: Как получить подтверждение о получении уведомления?

Ответ: При заказном письме – расписка с подписью получателя; при электронном варианте – акт о приёме в личном кабинете; при личном обращении – расписка в журнале.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока. Планируйте отправку заранее, учитывая рабочие дни и праздничные.
• Неполные данные. Проверьте соответствие паспортных данных, СНИЛС и номера трудовой книжки.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи уполномоченного лица и печати документ считаеться недействительным.
• Отправка обычным письмом. Используйте только заказное письмо с подтверждением получения.
• Не сохраняете копии. Храните сканы всех отправленных документов и подтверждения в архиве минимум 5 лет.

Отправка уведомления о трудовой книжке – обязательный процесс, который требует точного соблюдения сроков, правильного оформления документов и выбора надёжного способа передачи. Используйте электронный портал Госуслуг, если это возможно, – это ускорит процесс и уменьшит риск ошибок. При работе с бумажными документами всегда сохраняйте подтверждения отправки и следите за тем, чтобы все реквизиты были актуальны.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в отделение МВД по месту регистрации вашей организации.

Дата публикации: