Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому государство строго контролирует порядок их хранения и учета. Работодатель обязан организовать правильный учет трудовых книжек сотрудников, чтобы избежать штрафов при проверке трудовой инспекции. В 2026 году действуют новые упрощенные правила, о которых необходимо знать каждому кадровику и руководителю.

Что включает в себя учет трудовых книжек?

Учет трудовых книжек на предприятии подразумевает ведение двух обязательных регистров:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируются все трудовые книжки, которые сотрудники приносят при приеме на работу, а также те, что оформляются впервые или выдаются в виде дубликата.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — предназначена для фиксации поступления и списания чистых бланков, которые организация закупает для выдачи сотрудникам.

Главные изменения: сургуч и пломбы больше не нужны

Одно из самых важных нововведений последних лет, актуальное и в 2026 году, касается оформления учетных книг. Ранее Минтруд обязывал работодателей скреплять книги сургучной печатью или опломбировать их. Сейчас это правило отменено.

Однако обязательные требования остались. Книги учета должны быть:

1. Пронумерованы — каждый лист получает свой порядковый номер.
2. Заверены подписью руководителя организации или уполномоченного им лица, а также печатью организации (при ее наличии).

Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать:

• наименование документа;
• количество пронумерованных листов;
• дату оформления журнала;
• ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек.

Можно ли разрабатывать свои формы книг?

В 2026 году работодатели получили больше свободы. Теперь организация может самостоятельно разработать и утвердить формы журналов по учету бланков ТК и учета их движения. Но здесь есть важный нюанс:

Если вы решаете разработать свой бланк на основе прежней книги, необходимо учесть все актуальные изменения, чтобы работа с документами была проще и логичнее. Если же название и форма журнала строго определены в правовом акте, называть их нужно в точном соответствии с этим актом. Новые учетные формы обязательно утверждаются приказом руководителя, заверяются его подписью и печатью организации.

Совет по выбору обложки

Желательно, чтобы книга учета имела твердую обложку. Поскольку этот документ используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив, мягкая обложка быстро придет в негодность.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

В книгу вносятся сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Также обязательно фиксируется информация о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах.

Соблюдение хронологии

В процессе проверки инспектор ГИТ обязательно проверит, соблюдаете ли вы хронологический порядок. Вначале в книге должны быть указаны сведения о трудовых книжках работников, которые были приняты раньше (сотрудники, работающие на момент начала ведения книги). И только затем вносятся данные о новых сотрудниках. Если хронология нарушена или записи отсутствуют, работодатель может быть оштрафован.

Что делать с испорченными бланками?

Иногда при заполнении нового бланка трудовой книжки или вкладыша допускается ошибка. Испорченные бланки не выбрасываются. Они подлежат обязательному учету и списанию. Факт порчи бланка фиксируется в приходно-расходной книге с составлением соответствующего акта о списании испорченных бланков.

Ответственность за нарушения

Неправильный учет, отсутствие книг или нарушение порядка хранения трудовых книжек — это прямое нарушение трудового законодательства. Согласно статье 5.27 частей 1 и 2 КоАП РФ, за эти нарушения предусмотрены серьезные штрафы:

• Для должностных лиц и ИП, от 1 000 до 5 000 рублей (за повторное нарушение — до 20 000 рублей или дисквалификация).
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение — до 70 000 рублей).

Электронный учет: можно ли вести книги на компьютере?

Многие работодатели задаются вопросом: можно ли вести книгу учета электронно? На сегодняшний день законодательство требует наличия бумажного журнала, заверенного подписью и печатью руководителя. Электронный формат может использоваться лишь как вспомогательный инструмент для внутреннего контроля, но он не заменяет бумажный регистр с живыми подписями сотрудников, получающих или сдающих трудовые книжки.

Краткие итоги: 10 главных правил учета

1. Ведите две книги: движения ТК и учета бланков ТК.
2. Нумеруйте все страницы/листы книги.
3. Скреплять сургучом и пломбировать больше не нужно.
4. Заверьте книги подписью руководителя и печатью.
5. Можно разработать свои формы книг, утвердив их приказом.
6. Выбирайте книги с твердой обложкой для долговечности.
7. Соблюдайте хронологический порядок при внесении записей.
8. Вносите данные о впервые выданных книжках и вкладышах.
9. Списывайте испорченные бланки по акту.
10. Помните про штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за отсутствие учета.

Грамотная организация учета трудовых книжек — это не просто соблюдение формальностей, а гарантия защиты интересов как самого работодателя, так и его сотрудников. Актуальные правила 2026 года значительно упростили жизнь кадровикам, отменив архаичные требования к пломбировке, однако ответственность за сохранность этих важных документов остается по-прежнему высокой.