Ведение бумажной трудовой книжки – обязательный процесс для многих работодателей и сотрудников в России․ Ниже представлен подробный образец, который поможет правильно оформить все необходимые записи, а также разъяснит правовые основы․

Нормативно‑правовая база

Для правильного оформления бумажной трудовой книжки используются следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – порядок ведения и хранения трудовой документации․
• Инструкция по заполнению и хранению трудовой книжки (утверждена Министерством труда и социальной защиты РФ)․
• Приказ Минтруда России от № 14‑5/В‑1 «О ведении электронных и бумажных трудовой книжек»․

Ключевые положения

1. Работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную․
2. Переход с бумажной на электронную (и наоборот) осуществляется по письменному заявлению сотрудника․
3. Если заявление не подавалось, одновременно могут вестись оба вида записей․
4. Ведение бумажной трудовой книжки обязательна для тех, кто был принят до и не перешел на электронный формат․

Структура ьного листа

ьный лист – первое место, где фиксируются основные сведения о работнике․ Правильное заполнение позволяет избежать недоразумений при проверках․

Запись в ьном листе завершается подписью руководителя и датой․

Заполнение внутренней стороны обложки

Внутренняя сторона обложки служит для указания документа‑основания, на котором основана запись․ Это важный элемент, позволяющий быстро ориентироваться в истории работы сотрудника․

• Наименование документа‑основания – трудовой договор № 12 от ․
• Номер документа – 12‑2020․
• Дата подписания – ․
• Подпись лица, подтверждающего запись – ___________________ (ФИО руководителя)․

Пример оформления

Документ‑основание: Трудовой договор № 12 от 
Подпись: ___________________ (И․И․ Иванов)

Пример записи в книжке о приёме на работу

Ниже – типовой образец записи, который вносится в соответствующее поле․

1. Дата начала работы:
2. Должность: Менеджер по продажам
3. Подразделение: Отдел продаж
4. Условия труда: Полный рабочий день, оклад 45 000 руб․
5. Документ‑основание: Трудовой договор № 12 от
6. Подпись руководителя: ___________________ (И․И․ Иванов)

Пример записи о переводе на другую постоянную работу

Перевод работника требует отдельной записи, которая фиксирует новые условия․

• Дата перевода:
• Новая должность: Заместитель руководителя отдела
• Новое подразделение: Управление по персоналу
• Документ‑основание: Приказ № 5 от
• Подпись руководителя: ___________________ (С․П․ Петрова)

Пример записи об увольнении по собственному желанию

Увольнение оформляется отдельной записью, в которой указываются дата увольнения и основания․

Увольнение по собственному желанию
Дата увольнения: 
Основание: Заявление работника от 
Подпись руководителя: ___________________ (А․В․ Сидоров)

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Если работник решает перейти на электронный формат, необходимо подать в HR‑отдел заявление․ Ниже – образец․

1. Заявление работника (шаблон)
2. Копия трудовой книжки (при необходимости)
3. Подпись работника

Образец заявления

В ___________________ (наименование организации)

Я, ___________________ (ФИО), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии с пунктом 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ․
Подпись: ___________________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Да, если работник не отказывается от бумажного варианта․
• Кто может запросить данные из бумажной трудовой книжки? – Только работодатель, органы контроля и инспекции, а также сам работник․
• Какие данные нельзя запрашивать у потенциального арендатора? – Информацию о национальности, семейном положении, Religion и т․п․ (см․ примеры из сферы аренды)․

Правильное заполнение бумажной трудовой книжки – гарантия юридической чистоты отношений между работодателем и сотрудником․ Используйте приведённые образцы как основу, адаптируя их под конкретные условия вашей организации; При сомнениях рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультацию по Трудовому праву․

Автор статьи: HR‑отдел крупного предприятия, 2026 год․