Дата актуализации: 23 мая 2026 г.
Содержание
- Правовая база
- Кому необходимо вести бумажную трудовую книжку
- Порядок оформления и ведения
- Образцы заявлений работника
- Одновременное ведение бумажной и электронной трудовых книжек
- Плюсы и минусы бумажного формата
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
С 1 января 2021 года в России действует Федеральный закон от № 439‑ФЗ, который вводит электронную трудовую книжку (ЭТК). Основные положения, регулирующие бумажный вариант, находятся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в статье 66.1 ТК РФ.
- Пункт 8 статьи 2 закона 439‑ФЗ гласит, что на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г., трудовые книжки не оформляются в бумажном виде, а сведения фиксируются в электронном реестре.
- Статья 66.1 ТК РФ определяет порядок формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде (через ПФР).
- Статья 66 ТК РФ (в редакции от 2024 г.) сохраняет право работника требовать ведения традиционной бумажной трудовой книжки, если он подаст соответствующее заявление.
Таким образом, ведущие бумажные трудовые книжки обязаны продолжать их вести только в том случае, если работник выразил такое желание в письменной форме. В противном случае сведения фиксируются исключительно в электронном реестре.
Кому необходимо вести бумажную трудовую книжку
Согласно действующему законодательству, бумажную трудовую книжку обязаны вести:
- Работники, подавшие заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ).
- Сотрудники, у которых уже есть оформленная бумажная трудовая книжка и которые не подали заявление о переходе на электронный формат к моменту трудоустройства.
- Работники, которым по законодательству (например, в сфере обороны, госслужбы) предписан именно бумажный вариант.
Для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2020 г., по умолчанию оформляются электронные записи. Если же они желают вести бумажную книжку, они должны оформить заявление в течение 30 дней с момента начала работы.
Порядок оформления и ведения
Подача заявления работником
Заявление должно быть направлено работодателю в письменной форме (бумажный документ или электронное письмо с подписью). Образец заявления приведён ниже (раздел Образцы заявлений).
Регистрация заявления в кадровой документации
После получения заявления кадровая служба обязана:
- Внести запись о заявлении в журнал учёта трудовых книжек.
- Сохранить оригинал заявления в личном деле сотрудника.
- Уведомить отдел кадров ПФР о необходимости формирования электронных сведений (для двойного учёта).
Внесение записей в бумажную трудовую книжку
Записи вносятся рукописным способом в соответствии с требованиями ТК РФ:
- Дата и номер приказа (или договора) о приёме на работу.
- Наименование организации, её ИНН, ОКВЭД.
- Должность, условия труда, основание для прекращения трудовых отношений.
- Подпись руководителя и печать организации (если она предусмотрена).
Важно, чтобы запись была чёткой, без исправлений и с соблюдением шрифтовой линии (обычно используется черная чернильная ручка).
Синхронизация с электронным реестром
Даже при ведении бумажной книжки работодатель обязан передавать сведения в ПФР (через СЗВ‑ТД) для формирования электронного стажа. Это обеспечивает:
- Учет трудового стажа в случае перехода работника на электронный формат в будущем.
- Сокращение риска потери данных при утере бумажного документа.
Образцы заявлений работника
Образец заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Заявление Я, Ф.И.О. полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан дата кем, трудовой кодекс РФ, прошу наименование организации продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ. Подпись: ____________
Образец заявления работодателя (ответ)
Ответ работодателя В ответ на заявление от дата № ___ о продолжении ведения бумажной трудовой книжки сообщаем, что ваша трудовая книжка будет вестись в бумажном виде. Запись будет произведена в соответствии с требованиями ТК РФ. Подпись руководителя: ____________ Печать организации
Одновременное ведение бумажной и электронной трудовых книжек
Согласно рекомендациям Контур.Экстерн и Бух.1С, работодатель может вести двойной учёт:
- Бумажная трудовая книжка остаётся основным документом для работника, который предпочёл такой формат.
- Сведения о трудовой деятельности одновременно передаются в ПФР для формирования электронного реестра (ЭТК).
Это решение позволяет избежать «двойной работы», если использовать автоматизированные системы (1С:ЗУП, SAP HR) – они автоматически формируют файл СЗВ‑ТД, который отправляется в ПФР, а кадровик лишь вносит запись в бумажный документ.
Преимущества двойного учёта
- Гарантированный доступ к информации в случае утери бумажного экземпляра.
- Упрощённый переход на электронный формат по желанию работника.
- Соответствие требованиям проверяющих органов (ПФР, ФНС).
Недостатки
- Необходимость контроля за синхронностью данных.
- Дополнительные административные затраты (печать, подписи, хранение).
Плюсы и минусы бумажного формата
Плюсы
- Наличие физического документа – удобно при проверках, в случае отсутствия доступа к интернету.
- Традиционность – многие работники (особенно старшего поколения) доверяют бумажному формату.
- Юридическая сила – оригинал трудовой книжки признаётся в суде без дополнительных подтверждений.
Минусы
- Риск потери или порчи – бумажный документ может быть утерян, повреждён, украден.
- Двойная работа – необходимость вести записи в бумажном виде и одновременно в электронных системах.
- Ограничения в мобильности – сотруднику необходимо иметь при себе физическую книжку, что иногда неудобно.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли работодатель вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник не подал заявление?
Нет. По умолчанию для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2020 г., сведения фиксируются только в электронном реестре. Бумажную книжку вести не требуется.
Можно ли в любой момент перейти от бумажной книжки к электронной?
Да, но только по инициативе работника. Он подаёт заявление о переходе на электронный формат, после чего работодатель передаёт сведения в ПФР и выдает сотруднику электронную трудовую книжку. Обратный переход (с ЭТК на бумажную) невозможен согласно текущему законодательству (п. 3 постановления Правительства от № 1122).
Какие сроки подачи заявления?
Заявление должно быть подано в течение 30 дней с момента начала трудовых отношений. Если срок пропущен, работодатель вправе оформить только электронный учёт.
Нужно ли хранить бумажную книжку в архиве после увольнения?
Да. По статье 66 ТК РФ работодатель обязан хранить трудовые книжки уволенных сотрудников в течение 5 лет после окончания трудовых отношений.
Как оформить замену потерянной бумажной книжки?
Работник подаёт заявление о выдаче новой книжки. Работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД с указанием «замена утраченной книжки», а в новой книжке вносятся все предыдущие записи в порядке их восстановления из электронного реестра.
Ведение трудовой книжки на бумажном носителе в 2026 году остаётся законным и практичным вариантом, но только по желанию работника. Работодатель обязан:
- Принять и оформить заявление сотрудника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.
- Вести записи в соответствии с требованиями ТК РФ.
- Одновременно передавать сведения в ПФР для формирования электронного стажа.
- Обеспечить хранение и защиту бумажных документов в течение установленного срока.
При правильной организации процесса двойного учёта (бумажный + электронный) компания получает преимущества обеих систем: юридическую надёжность традиционного документа и удобство цифрового реестра. При этом важно своевременно информировать сотрудников о их правах и обязанностях, а также поддерживать актуальность внутренних инструкций.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.
Автор: юридический отдел «Консалт‑Труд». Дата последнего обновления, .