Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех, кто сохранил его на руках. Сегодня, 22 мая 2026 года, кадровые специалисты продолжают сталкиваться с необходимостью корректного внесения записей, исправления ошибок и отражения изменений в бумажных трудовых книжках.
В этой статье мы подробно разберем образцы написания изменений, опираясь на действующий Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Особенности ведения бумажных трудовых книжек в 2026 году
Несмотря на то, что с 2021 года при приеме на работу новым сотрудникам заводится только электронная трудовая, для миллионов россиян бумажная книжка остается основным документом, подтверждающим стаж. Важно помнить, что трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить записи в бумажную трудовую книжку, если сотрудник перешел на ЭТК и не подал заявление о ведении бумажного варианта до конца 2020 года. Однако, если книжка ведется, все записи должны быть идеальными.
Главные принципы внесения записей:
- Записи производятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью).
- Все изменения и исправления должны иметь ссылку на соответствующий приказ.
- Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц, двузначными, год, четырехзначными).
Как правильно вносить изменения и исправления
Самая частая ошибка, использование замазки (корректора) или зачеркивание неверных записей одной чертой. Это категорически запрещено. Любое исправление должно выглядеть как новая, правильная запись со ссылкой на документ-основание.
Ситуация 1: Исправление ошибочной записи о приеме на работу
Если в графе 3 была допущена ошибка (неверно указано название должности или даты), исправление производится следующим образом:
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна». Ниже пишется правильный вариант: «Принят на должность [должность]…».
- В графе 4 указывается номер и дата приказа, которым утверждено исправление (или первоначального приказа, если он корректен).
Образец записи при исправлении:
Представим, что под номером 15 была ошибка в названии должности. Запись под номером 16 будет выглядеть так:
- Графа 1: 16
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 15 недействительна. Принят на должность инженера-конструктора отдела главного конструктора.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Ситуация 2: Изменение фамилии сотрудника
Изменение фамилии, имени, отчества производится на основании документов о браке, разводе, смене имени и т.д. Зачеркивать старую фамилию нельзя.
Порядок действий:
- На ьном листе одной чертой зачеркивается прежняя фамилия.
- Рядом (выше, ниже или сбоку) вписывается новая фамилия.
- На внутренней стороне обложки вносится запись: «Фамилия изменена на [новая фамилия], на основании [документ]».
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (или отдела кадров).
Внесение сведений о награждениях
В силу п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, внесению в трудовую книжку подлежит ряд сведений о награждении за трудовые заслуги. Сюда относятся:
- Награждение государственными наградами РФ.
- Присвоение почетных званий, нагрудных знаков, дипломов.
- Награждение ведомственными знаками отличия.
Важно: премии и поощрения, носящие разовый характер и не связанные с присвоением званий или знаков отличия, в трудовую книжку не вносятся.
Образец записи о награждении:
- Графа 1: 20
- Графа 2:
- Графа 3: Награжден почетной грамотой Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
- Графа 4: Протокол заседания коллегии Минцифры от № 3
Частые вопросы и нюансы перехода на ЭТК
Многие специалисты задаются вопросом: что делать, если обнаружено, что при переходе в 2021 году на подачу формы СЗВ-ТД (теперь ЕФС-1), в конце 2020 года были поданы некорректные данные?
В этом случае необходимо:
- Подать корректирующую форму отчета в Социальный фонд России (СФР).
- Если ошибка была в бумажной трудовой, внести исправление по схеме, описанной выше (признание записи недействительной).
- Убедиться, что данные в бумажном и электронном форматах синхронизированы.
Роструд напоминает: отсутствие записей в бумажной трудовой при наличии данных в электронной базе может создать проблемы сотруднику при выходе на пенсию, поэтому двойной контроль обязателен.
Грамотное ведение трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников. Даже в эпоху цифровых технологий бумажный документ требует внимательного отношения. Помните: любое изменение должно быть обосновано приказом, а исправление — выполнено путем признания предыдущей записи недействительной, а не путем зачеркивания.
Соблюдение этих простых, но строгих правил поможет избежать конфликтов с проверяющими органами и проблем у сотрудников в будущем.