Современный трудовое законодательство РФ допускает как бумажный‚ так и электронный формат ведения трудовой книжки. С 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся обязательными для большинства работодателей‚ а вопросы их заполнения в случае совместительства вызывают множество нюансов. В этой статье подробно разберём‚ как правильно вести электронную трудовую книжку при работе по совместительству‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие ошибки часто допускают работодатели.

Правовая основа

Записи о совместительстве в трудовой книжке вносятся на основании:

• Трудового кодекса РФ (ст. 57‚ 282);
• Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённых Постановлением Правительства РФ от  № 225;
• Пояснительных материалов Министерства труда и социальной защиты (например‚ письмо от  № 14‑2/В‑357).

Законодательство не регламентирует форму подачи заявления о совместительстве – оно может быть как устным‚ так и письменным. Однако для избежания споров рекомендуется оформлять его в письменном виде.

Как оформлять запись о совместительстве в ЭТК

Содержание записи

В электронную книжку в графу «Сведения о работе» необходимо внести:

1. Наименование организации‑работодателя;
2. Должность (или наименование места работы) при совместительстве;
3. Дата приема на работу по совместительству;
4. Дата увольнения (если уже наступила);
5. Код вида деятельности (для внешнего совместительства – код А);
6. Режим труда (частичная занятость‚ гибридный график и т.п.).

Важно! Запись может быть внесена как в хронологическом порядке‚ так и блоками (приём + увольнение) после окончания работы в каждой организации.

Коды и форматы

В электронных формах часто используется специальный код «А»‚ обозначающий внешнее совместительство. При заполнении ЭТК в системе (например‚ в «Контур.Экстерн» или «1С:HR») следует использовать именно этот код.

Кто отвечает за внесение данных

Организация‑работодатель‚ где сотрудник работает по совместительству‚ обязана самостоятельно внести сведения в его ЭТК. При этом:

• Если сотрудник принят на работу по внешнему совместительству‚ в его трудовую книжку записи не вносятся – они фиксируются только в книжке организации‑работодателя‑работодателя (т. н. «основной работодатель»).
• Для внутреннего совместительства (в той же организации‚ но в другой должности) запись делается в ЭТК основной организации.

Особенности перехода на электронные книжки

С 1 января 2021 года новые сотрудники без трудового стажа обязаны иметь только ЭТК. С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ и все организации должны полностью перейти на электронное ведение.

Ключевые даты:

• 2020 год – перваяпилотные проекты по внедрению ЭТК.
• 2021 год – обязательное использование ЭТК для новых сотрудников.
• 2026 год – завершение переходного периода‚ обязательное использование ЭТК для всех.

Практические решения и примеры

Образцы записей

Для наглядности можно использовать следующий шаблон (в электронном виде):

Запись в трудовой книжке
Организация: ООО «Пример» 
Должность: Менеджер по продажам (внешнее совместительство) 
Дата приема: 
Код вида деятельности: А 
Режим труда: 0‚5 (полный рабочий день – 20 ч/неделю) 
Увольнение:, (на текущий момент) 

Инструкция по заполнению в системе «Контур.Экстерн»

1. В разделе «Трудовая деятельность» выбрать тип занятости – «Совместительство».
2. Указать код вида деятельности «А» (для внешнего совместительства).
3. Ввести дату начала работы и‚ при необходимости‚ дату окончания.
4. Сохранить запись и отправить её в Пенсионный фонд (для подтверждения стажа).

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли уведомлять совместителя о переходе на ЭТК? – Да‚ работник должен подать заявление об отказе от бумажной формы‚ если он хочет пользоваться только электронным вариантом.
• Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжки? – Да‚ если работник не написал заявления об отказе от бумажной формы.
• Как подтвердить наличие ЭТК у бывшего совместителя? – Проверка осуществляется через личный кабинет ПФР или запросом в организации‑работодателе.
• Какие ограничения существуют для совместительства? – Законы ограничивают совместительство в некоторых случаях (например‚ при работе в госсекторе)‚ а также регламентируют режим труда и условия охраны труда.

Ведение электронной трудовой книжки по совместительству требует соблюдения ряда формальных требований:

• правильного оформления заявления о совместительстве;
• внесения всех необходимых сведений в ЭТК (дата‚ должность‚ код вида деятельности);
• соблюдения сроков внесения данных в соответствии с нормативными актами;
• координации действий с Пенсионным фондом для фиксации стажа.

При правильном подходе ЭТК упрощает учёт трудового стажа‚ исключает потерю информации и облегчает взаимодействие с государственными органами. Поэтому важно заранее ознакомиться с процедурами и использовать проверенные практические решения (например‚ сервисы «Контур;Экстерн»‚ «1С:HR»).

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – задавайте их в комментариях или обращайтесь к специалистам по кадровому праву.