С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. С этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда сотрудник ранее отказался от бумажной книжки и соответствующая запись уже внесена в документ. Ниже представлен подробный обзор основных правил ведения ЭТК, которые необходимо соблюдать как работодателям, так и сотрудникам.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

• Все работники, принятые на работу после 1 января 2020 года – их трудовая деятельность фиксируется только в электронном формате.
• Сотрудники, работавшие до 2020 года – при условии, что они не подали заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, допускается ведение одновременно бумажного и электронного вариантов.
• Работники, отказавшиеся от бумажной книжки – если запись об отказе уже внесена в документ, при приёме на новое место работы нельзя продолжать вести бумажную книжку; необходимо оформить только ЭТК.

Как оформить электронную трудовую книжку?

1. Подача заявления работником – сотрудник направляет в отдел кадров заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде (форма утверждена Приказом Минтруда России № … от …).
2. Внесение данных в информационную систему – кадровая служба заполняет карточку сотрудника в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) с указанием:
   • ФИО, дата рождения, СНИЛС;
   • Дата приёма на работу, должность, структурное подразделение;
   • Основания для увольнения (при наличии);
   • Сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях.
3. Подтверждение работником – после внесения данных сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении Социального фонда России, где может проверить корректность записей и подтвердить их.
4. Хранение и защита данных – информация хранится в зашифрованном виде на серверах Социального фонда России, доступ к которой имеют только уполномоченные лица (кадровики, бухгалтеры, представители работника по доверенности).

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

• Своевременное внесение записей – все изменения трудового статуса (приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный и т.д.) должны быть внесены в ЭТК не позднее следующего рабочего дня после события.
• Передача данных в Социальный фонд России – работодатель ежемесячно формирует и отправляет отчёт о начисленных страховых взносах и сведениях о трудовой деятельности через систему ЭТК.
• Обеспечение доступа сотрудника к своей книжке – предоставить возможность просматривать и выгружать выписки из ЭТК в личном кабинете на «Госуслугах» или через мобильное приложение СФР.
• Конфиденциальность и защита персональных данных – соблюдать требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных» при обработке информации, содержащейся в ЭТК.
• Обучение кадрового персонала – проводить регулярные инструктажи по работе с системой ЭТК, включая порядок внесения записей и обработки запросов сотрудников.

Права и возможности сотрудника

• Проверка достоверности записей – в любой момент сотрудник может запросить выписку из своей ЭТК и сравнить её с фактическими событиями трудовой жизни.
• Исправление ошибок – при обнаружении неточностей сотрудник направляет заявление в отдел кадров, который обязан внести исправления в течение пяти рабочих дней и уведомить об этом работника.
• Получение информации о перечислениях в СФР – через личный кабинет можно увидеть, какие суммы страховых взносов были перечислены работодателем за каждый период.
• Отказ от бумажной трудовой книжки – сотрудник может подать заявление об отказе от ведения бумажного варианта; после внесения соответствующей записи в ЭТК бумажная книжка больше не ведётся.

Особенности переходного периода (до 31 декабря 2025 года)

В течение переходного периода допускалось одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки, если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажного варианта. С 1 января 2026 года:

• Бланки бумажных трудовых книжек, изданные до 2023 года, больше не используются для новых записей;
• Все новые записи о трудовой деятельности должны вноситься исключительно в ЭТК;
• При наличии уже существующей бумажной книжки, ведённой до 2023 года, её можно продолжать хранить как архивный документ, но новые записи в неё вносить запрещено.

Ответственность за нарушение правил ведения ЭТК

• За несвоевременное внесение записей – административный штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• За непередачу данных в Социальный фонд России – штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
• За разглашение персональных данных – штраф до 75 000 рублей или дисквалификация на срок от 6 месяцев до 2 лет (ст. 13.11 КоАП РФ).
• За отказ в предоставлении выписки из ЭТК по требованию сотрудника – штраф от 2 000 до 5 000 рублей.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Внедрить чек‑лист по внесению записей в ЭТК сразу после каждого кадрового события (приём, перевод, отпуск, больничный, увольнение).
2. Настроить автоматические напоминания в корпоративной системе HR о необходимости отправки отчётов в СФР не позже 5‑го числа следующего месяца.
3. Проводить квартальные аудиты соответствия записей в ЭТК фактическим документам (трудовые договоры, приказы, листки нетрудоспособности).
4. Обеспечить резервное копирование данных ЭТК в соответствии с внутренней политикой информационной безопасности.
5. Обучать сотрудников самослужбе: как проверить свою трудовую книжку на портале «Госуслуги» и как подать заявление об исправлении ошибки.

Соблюдение представленных правил обеспечивает прозрачность трудовых отношений, защищает права работников и минимизирует риски административных штрафов для работодателей. Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а современный инструмент учёта трудовой деятельности, который упрощает взаимодействие между сотрудником, работодателем и государственными фондами.