С 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работников, занятых по трудовым договорам. Это требование закреплено Федеральным законом от  № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» и Приказом Минтруда России от  № 585н «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек». Чтобы компания соответствовала новому законодательству, необходимо внести соответствующие положения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Ниже – пошаговое руководство и готовый пример формулировки.

Нормативная база, на которую следует опираться

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1 – о трудовых книжках);
• ФЗ‑439 «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с );
• Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от  № 842 «О порядке взаимодействия с системой «Электронная трудовая книжка»»;
• Внутренние локальные акты компании (ПВТР, положение о кадровом делопроизводстве, политика обработки персональных данных).

Что должно быть отражено в ПВТР относительно ЭТК

1. Определение понятий – электронная трудовая книжка, личный кабинет работника в системе «ЭТК», оператор ЭТК (например, ПФР или аккредитованный поставщик).
2. Порядок ведения и хранения ЭТК:
   • формирование записи о приёме, переводе, увольнении, награждении и др. в электронном виде;
   • обязанность работодателя своевременно вносить сведения в систему ЭТК (не позднее следующего рабочего дня после события);
   • хранение электронных копий документов, подтверждающих внесённые записи (трудовые договоры, приказы, справки) в соответствии с требованиями к защите персональных данных;
3. Права и обязанности сторон:
   • работник получает доступ к своему личному кабинету для просмотра и выписки сведений;
   • работник обязан своевременно предоставлять достоверные сведения (например, сведения о воинском учёте, образовании) для внесения в ЭТК;
   • работодатель обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность данных ЭТК;
4. Процедура внесения изменений и исправлений:
   • исправление ошибочной записи осуществляется только через оператор ЭТК с последующим уведомлением работника;
   • запрещается самостоятельное изменение данных в локальных системах без официального подтверждения оператора.
5. Ответственность за нарушение порядка ведения ЭТК:
   • дисциплинарная ответственность сотрудников кадровой службы (выговор, замечание, увольнение за повторные нарушения);
   • административная ответственность организации (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за несвоевременное внесение сведений).
6. Взаимодействие с государственными системами:
   • обязанность направлять сведения в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд и другие органы через API системы ЭТК;
   • порядок получения выписок и справок по запросу работника или государственных органов.

Пошаговая инструкция по внесению изменений в ПВТР

1. Анализ текущих ПВТР – выявить разделы, где упоминаются трудовые книжки (обычно раздел «Кадровое делопроизводство» или «Ведение трудовых книжек»).
2. Разработка проекта изменений – подготовить текст нового пункта (см. пример ниже) и, при необходимости, добавить отдельный раздел «Электронные трудовые книжки».
3. Согласование с профсоюзом (если в организации есть первичная профсоюзная организация) – направить проект на рассмотрение и получить письменное согласие.
4. Утверждение приказом руководителя – издать приказ о внесении изменений в ПВТР, указав номер и дату приказа, а также ссылку на нормативные акты, послужившие основанием.
5. Доведение до сведения сотрудников – разместить обновлённый ПВТР на внутреннем портале, вывесить объявление на информационных стендах, провести инструктаж (можно в формате онлайн‑вебинара).
6. Обучение кадровой службы – провести тренинг по работе с оператором ЭТК, по внесению записей, по работе с личными кабинетами сотрудников.
7. Контроль и аудит – установить периодическую проверку (например, квартальную) своевременности и корректности внесения сведений в ЭТК, фиксировать результаты в журнале внутреннего аудита.

Пример формулировки для ПВТР

Ниже представлен готовый блок, который можно вставить в соответствующий раздел ПВТР (например, в раздел «Кадровое делопроизводство»).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Для всех работников, принятых на работу по трудовому договору, ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» и Приказом Минтруда России № 585н от .
Обязанности работодателя:

внести в систему ЭТК сведения о приёме, переводе, увольнении, награждении, дисциплинарных взысканиях и иных событиях, влияющих на трудовую деятельность, не позднее следующего рабочего дня после наступления события;
обеспечить сохранность, конфиденциальность и доступность электронных трудовых книжек в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных»;
предоставить работнику доступ к личному кабинету в системе ЭТК для просмотра и выписки сведений о своей трудовой деятельности;
взаимодействовать с оператором ЭТК (Пенсионный фонд РФ или аккредитованный поставщик) посредством предусмотренных API для передачи и получения данных;
обеспечить обучение сотрудников кадровой службы работе с системой ЭТК и информировать работников о порядке доступа к своим электронным трудовым книжкам.

Обязанности работника:

своевременно предоставлять достоверные сведения, необходимые для внесения в ЭТК (сведения об образовании, воинском учёте, изменениях фамилии, имени, отчества и т.д.);
ознакомиться с инструкцией по работе с личным кабинетом в системе ЭТК и соблюдать установленные правила конфиденциальности;
при получении выписки из ЭТК проверить её корректность и в случае обнаружения ошибки немедленно сообщить об этом в кадровую службу.

Исправление ошибочных записей в ЭТК осуществляется только через оператор ЭТК с последующим уведомлением работника о внесённом изменении. Самостоятельное изменение данных в локальных информационных системах без подтверждения оператора запрещено.
Нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек влечёт дисциплинарную ответственность сотрудников кадровой службы в соответствии с внутренними локальными актами организации и может повлечь административную ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
Все изменения, внесённые в настоящий пункт ПВТР, подлежат доведению до сведения всех работников под роспись не позднее пяти рабочих дней с даты вступления изменений в силу.

Внедрение электронных трудовых книжек в ПВТР – это не только выполнение законодательного требования, но и возможность повысить прозрачность кадрового учёта, сократить время на оформление документов и обеспечить удобный доступ сотрудников к своей трудовой истории. Следуя предложенной пошаговой инструкции и используя пример формулировки, организация сможет быстро и корректно обновить свои внутренние нормативные акты, избежав штрафов и конфликтов с работниками.

Удачной адаптации к новым требованиям!