Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей с 1 января 2021 года. Программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) является ключевым инструментом для автоматизации этого процесса. Данная статья подробно объясняет, как правильно настроить и вести электронные трудовые книжки в типовой конфигурации 1С:ЗУП.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она в 1С?

Электронная трудовая книжка, это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, хранящийся в базе данных Фонда социального страхования (ФСС). В отличие от бумажной, она не имеет физического носителя, а ее данные формируются и передаются в электронном виде.

1С:ЗУП выступает в роли посредника между вашей организацией и ФСС. Программа автоматически:

• Формирует сведения о приеме, увольнении, переводах, отпусках, награждениях.
• Контролирует корректность заполнения данных (даты, номера приказов, основания).
• Готовит и отправляет в ФСС стандартизированный электронный документ СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
• Позволяет распечатать выписку из ЭТК для работника по его запросу.

Подготовка: что нужно сделать перед началом работы в 1С

Юридическое основание

Переход на ЭТК осуществляется на основании ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 796. Работодатель обязан:

1. Уведомить каждого работника о ведении его ЭТК (форма уведомления утверждена).
2. Получить от работника заявление о ведении ЭТК (если он не против). При отсутствии заявления работодатель ведет ЭТК в обязательном порядке.
3. При приеме на работу с 1 января 2021 года оформлять трудовой договор без вложения бумажной трудовой книжки, если у работника уже есть ЭТК.

Техническая готовность 1С:ЗУП

Убедитесь, что:

• У вас актуальная версия 1С:ЗУП (рекомендуется не старше 3.0.XX, где XX — последние обновления).
• Конфигурация поддерживает функционал ЭТК (все современные редакции поддерживают).
• Настроен обмен данными с ФСС через СБИС, Такском или другой сервис-агент. Это необходимо для отправки СЗВ-ТД.

Пошаговая инструкция: настройка и ведение ЭТК в 1С:ЗУП

Шаг 1: Настройка параметров ведения ЭТК

Перейдите в раздел «Настройка» → «Параметры» → вкладка «Трудовая книжка».

Включите флажок «Вести электронные трудовые книжки». Здесь же можно указать:

• Период, с которого начинается ведение (обычно ).
• Настройки по умолчанию для новых сотрудников (автоматическое создание записи о приеме).
• Параметры формирования и отправки СЗВ-ТД.

Шаг 2: Настройка справочника «Трудовая книжка» для сотрудника

Для каждого сотрудника, который работает в организации, необходимо проверить или заполнить карточку в справочнике «Сотрудники».

Откройте карточку сотрудника на вкладку «Трудовая книжка».

• Вид трудовой книжки: Укажите «Электронная».
• Номер трудовой книжки: Поле становится недоступным для редактирования, так как номер присваивается ФСС при первом формировании СЗВ-ТД.
• Серия и номер паспорта: Обязательно заполните. Эти данные используются для идентификации в ФСС.
• Дата выдачи паспорта, орган выдачи: Также обязательны к заполнению.

Важно! Если у сотрудника ранее была бумажная трудовая книжка, в 1С нужно завести запись о ее наличии (в поле «Примечание» или отдельным документом) до перехода на ЭТК. При первом увольнении после 2020 года в ЭТК будет сделана запись о прекращении трудовых отношений на основании этой бумажной книжки.

Шаг 3: Оформление кадровых событий (приказов)

Все кадровые события, которые должны отражаться в трудовой книжке, оформляются в 1С стандартными документами:

• Прием на работу (документ «Прием»).
• Увольнение (документ «Увольнение»).
• Перевод (документ «Перевод»).
• Отпуск (документ «Отпуск»).
• Награждение (документ «Награждение»).

При проведении каждого такого документа программа автоматически формирует соответствующую запись в электронной трудовой книжке сотрудника. Проверьте, чтобы в самих документах были корректно заполнены:

• Номер и дата приказа.
• Основание (ссылка на предыдущий документ, если перевод).
• Должность, подразделение, условия оплаты (при изменении).

Шаг 4: Формирование и отправка отчета СЗВ-ТД в ФСС

Это ключевой этап, который фактически «открывает» ЭТК в ФСС и передает в нее сведения.

1. Перейдите в раздел «Отчеты» → «Кадровые отчеты».
2. Выберите отчет «СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)».
3. Укажите отчетный период (обычно месяц или квартал).
4. Нажмите «Сформировать». Программа подготовит файл в установленном ФСС формате (XML).
5. Проверьте сформированный файл через встроенный или внешний валидатор (если есть сомнения).
6. Отправьте файл в ФСС через вашего сервис-агента (СБИС, Такском и т.д.).

Важно: Отправка СЗВ-ТД должна производиться регулярно, не реже одного раза в квартал, а по факту увольнения — в течение месяца после его возникновения. Без этой отправки сведения не попадают в базу ФСС и не считаются официальными.

Шаг 5: Распечатка выписки из ЭТК для сотрудника

По письменному заявлению работника вы обязаны предоставить ему выписку из его электронной трудовой книжки.

1. Откройте карточку сотрудника на вкладку «Трудовая книжка».
2. Нажмите кнопку «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Программа сформирует документ в соответствии с утвержденной формой (Приказ Минтруда № 721н).
4. Распечатайте документ на бланке (если требуется) и выдайте работнику под подпись в журнале учета выдачи.

Типичные ошибки и как их избежать

• Не заполнены паспортные данные сотрудника. Без серии, номера, даты и органа выдачи паспорта ФСС не сможет идентифицировать работника, и СЗВ-ТД будет отклонен.
• Некорректные даты кадровых событий. Дата приема/увольнения в документе 1С должна строго соответствовать дате в приказе и фактическим обстоятельствам.
• Отсутствие связи между документами. При переводе обязательно указывайте основание — предыдущий приказ о приеме или переводе.
• Пропуск срока отправки СЗВ-ТД. Настройте в 1С регламентное задание для автоматической подготовки отчета или вовремя формируйте его вручную.
• Дублирование записей. Убедитесь, что для одного кадрового события (например, одного увольнения) создан только один документ «Увольнение».

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Можно ли отказаться от ведения ЭТК в 1С?

О: Нет. Для работодателей, использующих 1С:ЗУП, ведение ЭТК через эту программу является наиболее рациональным и юридически корректным способом выполнения требований закона. Отказаться от ЭТК можно только в случае, если у всех сотрудников есть только бумажные книжки, выданные до 2021 года, и они не подавали заявления на ведение ЭТК. Но на практике это крайне маловероятно.

В: Что делать, если сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой?

О: При приеме на работу вы обязаны принять бумажную книжку, сделать в ней запись о приеме и вернуть ее сотруднику. В 1С на вкладке «Трудовая книжка» для этого сотрудника укажите, что ведется бумажная трудовая книжка. При первом увольнении после вы обязаны сдать сведения об этом увольнении в ФСС в виде СЗВ-ТД, и с этого момента для сотрудника будет считаться открытой ЭТК. Последующие записи будут вестись только в электронном виде.

В: Где хранятся данные ЭТК?

О: Официально — только в базе ФСС. В 1С данные хранятся в вашей информационной базе как копия для оперативной работы. Именно из 1С эти данные отправляются в ФСС. Поэтому целостность и резервное копирование вашей базы 1С крайне важны.

В: Как проверить, что ЭТК сотрудника действительно создана в ФСС?

О: Самый надежный способ — получить от сотрудника выписку из Единой государственной информационной системы социального обеспечения (ЕГИСС), которую он может заказать через портал Госуслуг или в отделении ФСС. Также статус можно уточнить в личном кабинете вашего сервис-агента для обмена с ФСС.

Настройка ведения электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП — это не разовая операция, а регулярный процесс, интегрированный в кадровый и бухгалтерский учет. Правильная настройка параметров, внимательное заполнение кадровых документов и своевременная отправка отчетов СЗВ-ТД гарантируют, что ваша организация будет полностью соответствовать требованиям законодательства, а данные сотрудников — быть защищенными и доступными в любое время.

Главный совет: Проводите регулярный внутренний аудит записей в ЭТК через 1С, сверяя их с приказами и табелями. Это поможет избежать ошибок, которые могут привести к проблемам при проверке ФСС или при уточнении стажа сотрудником в будущем.