Ведение, хранение и выдача трудовых книжек – одна из ключевых функций работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами. На практике эту задачу чаще всего берёт на себя уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководства организации.
Кто может быть назначен ответственным
Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя. Однако конкретное лицо, которое будет выполнять эти функции, назначается отдельным приказом.
- Обычно этим лицом становится специалист от кадрового отдела или управляющий персоналом.
- В небольших организациях ответственность может возложена на директора или заместителя руководителя.
- Важно, чтобы назначенное лицо было официально уполномоченным – то есть имело приказ о своей роли.
Приказ о назначении ответственного
Приказ (распоряжение) работодателя должен содержать:
- ФИО сотрудника, которому возлагаются обязанности.
- Должность (например, «Назначить Ивана Ивана Иванова ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»).
- Дата вступления приказа в силу.
- Подпись руководителя и, при необходимости, печать организации.
Сотрудник, получивший такой приказ, подписывается под ним, подтверждая, что ознакомился с его содержанием.
Обязанности ответственного за трудовые книжки
В должностную инструкцию и дополнительное соглашение к трудовому договору должны быть включены конкретные функции:
- Ведение электронного и бумажного реестров трудовых книжек.
- Контроль своевременного оформления вкладышей (дополнительных страниц) при изменении данных сотрудника.
- Хранение оригиналов книжек в специальном архиве, обеспечение их сохранности (от повреждений, потери, несанкционированного доступа).
- Ведение учётных журналов наличия и выдачи книжек.
- Регулярная (обычно ежемесячно) подача в бухгалтерию сведений о наличии и расходе бланков.
- Обеспечение выдачи новых бланков сотрудникам по их заявлению.
- Ведение аудита соблюдения требований по трудовым книжкам.
Пример ежемесячного отчёта
После завершения каждого календарного месяца ответственный представляет в бухгалтерию отчёт, в котором указывает:
- Количество выданных и оставшихся в архиве бланков.
- Список сотрудников, у которых произведено оформление новых страниц (вкладышей).
- Данные о случаях утери или порчи книжек и способах их устранения.
Как оформлять подписи в трудовых книжках
Сотрудник, которому только что пришла в должность, может самостоятельно ставить подпись в своей книжке при приёме на работу и при увольнении, однако эта подпись не заменяет подпись ответственного лица, которое оформляет соответствующие записи.
То есть:
- При приёме на работу сотрудник вносит свои данные (ФИО, место и дату рождения, сведения о образовании и др.).
- Ответственный вносит сведения о приёме на работу, ставит свою подпись и указывает дату.
- При увольнении аналогичный порядок соблюдается: сотрудник подписывает форму увольнения, а ответственный подтверждает запись своей подписью.
Хранение и выдача трудовых книжек
Трудовые книжки и их вкладыши являются документами строгой отчётности. Они хранятся в организации в специальном архиве, доступном только уполномоченному лицу.
По требованию сотрудника выдача происходит по его заявке, оформленной в свободной форме и подписанной ответственным.
Ответственность за нарушения
Ответственное лицо несёт прямую ответственность за соблюдение всех требований Правил ведения и хранения трудовых книжек. Нарушения могут привести к:
- Штрафу в рамках административного производства.
- Дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнения.
- Уголовной ответственности в случае умышленного уничтожения или утраты документов.
Краткое резюме
Ответственным за хранение и ведение трудовых книжек в организации является уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя. Это может быть специалист кадрового отдела, директор или иной уполномоченный работник. Его функции включают:
- Ведение реестров и журналов.
- Контроль оформления и выдачи бланков.
- Хранение документов в архиве.
- Регулярный отчёт в бухгалтерию.
- Обеспечение подписи и подтверждения записей.
Только такой уполномоченный сотрудник имеет право подписывать и подтверждать все изменения в трудовых книжках, а также отвечать за их сохранность и доступность.