Ведение и хранение кадровых документов – одна из ключевых обязанностей работодателя. Неправильное оформление, несоблюдение сроков хранения или утрата документов могут привести к административной ответственности и осложнить процесс трудовых споров. В статье подробно рассмотрены нормативно‑правовая база, сроки хранения, порядок оформления и рекомендации по организации архивного пространства.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок ведения и хранения личных дел и трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 66‑66.1, 67, 68, 69.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (рег. № 63748).
• Приказ Росархива от № РМ‑1/1 «Об утверждении сроков хранения кадровых документов».
• Федеральный закон № 152‑ФЗ от «О персональных данных» (в части сроков обработки и уничтожения персональных данных).
• Постановления Роскомнадзора 2025 года о требованиях к защите и уничтожению персональных данных.

Что входит в личное дело сотрудника?

Личное дело формируется в момент приема работника и пополняется в течение всего периода трудовых отношений. В него включаются:

1. Трудовой договор (основной и дополнительные соглашения).
2. Трудовая книжка (оригинал и копия).
3. Приказ о приёме на работу.
4. Документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты, аттестаты).
5. Справки о прохождении медосмотра, результаты аттестаций.
6. Документы, связанные с изменением условий труда (переводы, повышения, понижения).
7. Отчёты о дисциплинарных взысканиях (при необходимости).
8. Справка о доходах (для целей налогообложения).
9. Документы, связанные с увольнением (приказ об увольнении, расчётный лист, справка о заработных платах).

Сроки хранения кадровых документов

Сроки зависят от даты создания документа и от того, где он хранится (внутри организации или в государственном архиве).

Важно: если организация передаёт личные дела в государственный архив, срок хранения считается от даты поступления в архив, а не от даты увольнения.

Порядок оформления и ведения личного дела

Приём на работу

• Составить приказ о приёме на работу (форма приказа – Приложение 1 к Приказу Минтруда № 320н).
• Оформить трудовой договор и приложить к нему копию паспорта, СНИЛС, ИНН.
• Внести сведения о работнике в трудовую книжку (запись о приёме, дата, должность, основание).
• Создать личное дело в архиве организации (папка/коробка, пронумерованная согласно внутреннему регистру).

В течение трудовых отношений

• Регулярно обновлять трудовую книжку при каждом изменении условий труда (перевод, повышение, переаттестация).
• Вносить в личное дело копии всех документов о повышении квалификации, аттестаций, медицинских справок.
• При возникновении дисциплинарных взысканий оформлять соответствующие акты и помещать их в дело.
• Контролировать срок действия согласий на обработку персональных данных (по ФЗ‑152).

При увольнении

1. Сформировать приказ об увольнении (с указанием причины, даты, расчётных выплат).
2. Выдать трудовую книжку работнику (записать запись об увольнении, подпись работодателя).
3. Подготовить расчётный лист, справку 2‑НДФЛ, справку о доходах.
4. Обновить личное дело: добавить копию приказа, расчётный лист, справку о доходах.
5. Если работник запросил дубликат трудовой книжки, оформить его в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Организация хранения документов

Физическое хранение

• Система нумерации – каждый документ получает уникальный номер, отражающий год создания и порядковый номер (например, 2023‑001‑ЛД).
• Контейнеры – использовать металлические или огнеупорные коробки, помеченные датой и номером дела.
• Условия хранения – температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %; защита от влаги, пыли и прямых солнечных лучей.
• Контроль доступа – ограничить доступ к архиву только уполномоченным лицам (HR‑специалист, руководитель отдела кадров).

Электронное хранение

С 2024 года в России активно внедряется электронный архив кадровых документов. При переходе на электронный формат необходимо соблюдать:

• Требования ФЗ‑152 о защите персональных данных (шифрование, контроль доступа, журналирование).
• Сроки хранения, указанные в Приказе Росархива, – электронные копии считаются оригиналами, если они заверены электронной подписью.
• Регулярное резервное копирование (не реже одного раза в неделю) и хранение резервов в отдельном месте.
• Возможность быстрого поиска по полям: ФИО, дата приёма, должность, номер трудовой книжки.

Передача в государственный архив

Если организация не имеет собственного архивного помещения, документы передаются в региональный архив в соответствии с Приказом Росархива.

1. Подготовить реестр дел (номер, ФИО, дата создания, количество листов).
2. Оформить акт передачи, подписанный руководителем организации и представителем архива.
3. Получить копию акта и протокол о приёме документов.
4. Сохранить оригиналы в архиве до истечения установленного срока (50/75 лет).

Уничтожение документов

По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в соответствии с ФЗ‑152 и Приказом Минтруда № 320н.

• Уничтожение должно быть физическим (перетирание, сжигание) или электронным (безвозвратное удаление с подтверждением в журнале).
• Оформить акт об уничтожении, в котором указываются номера дел, дата уничтожения, подписи ответственных лиц.
• Сохранить копию акта в архиве организации в течение 5 лет.

Практические рекомендации для работодателей

• Разработать внутренний регламент по ведению и хранению личных дел, утвердить его приказом руководителя.
• Назначить ответственного за архив (обычно HR‑менеджер) и обеспечить его необходимыми ресурсами.
• Проводить периодический аудит (раз в год) состояния архивных помещений и соответствия срокам хранения.
• Внедрить электронный документооборот с цифровой подписью, чтобы сократить риск утраты бумажных носителей.
• Обучать персонал правилам обращения с персональными данными и требованиям конфиденциальности.
• Своевременно реагировать на запросы работников о предоставлении копий трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у трудовой книжки, выданной в 2020 году?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, трудовая книжка, выданная после 2003 года, хранится 50 лет с момента её выдачи.

Можно ли хранить личные дела в офисных шкафах без специального архива?

Да, если помещение соответствует требованиям по температуре, влажности и защите от несанкционированного доступа. Однако при отсутствии собственного архивного помещения рекомендуется передать дела в государственный архив.

Что делать, если сотрудник требует дубликат трудовой книжки?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней после получения письменного заявления. Дубликат оформляется на основании копии оригинала, хранящейся в архиве.

Как правильно оформить акт об уничтожении документов?

Акт должен включать: перечень уничтожаемых дел (номера, ФИО), дату и способ уничтожения, подписи ответственного за архив и руководителя организации, печать (при наличии).

Правильное ведение и хранение личных дел и трудовых книжек – фундаментальная часть кадровой политики любой организации. Соблюдение нормативных сроков, обеспечение надёжных условий хранения и своевременное уничтожение устаревших документов позволяют избежать юридических рисков, защитить персональные данные сотрудников и поддерживать порядок в кадровом архиве.

Помните: без чётко прописанных внутренних инструкций и ответственного лица процесс архивирования может стать причиной штрафов и конфликтов с сотрудниками. Инвестируйте в систему документооборота уже сегодня – это экономия времени и средств в будущем.

Для скачивания образцов приказов, форм и бланков, а также получения консультаций по организации архивного пространства, посетите наш сайт.