Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное её ведение и хранение регламентируется Приказом Минтруда России от № 320н и другими нормативными актами. Ниже представлены десять ключевых правил‚ соблюдение которых поможет избежать ошибок‚ штрафов и споров с сотрудниками.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу. В книжке указываются:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия‚ специальность‚ квалификация;
• Дата приёма на работу и наименование должности.

Все записи делаются черными или синими чернилами‚ устойчивыми к воздействию света и влаги.

Запись о переводе на другую работу

При переводе сотрудника на другую должность (внутри организации) в трудовой книжке делается запись:

1. Дата перевода;
2. Наименование прежней и новой должности;
3. Подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).

Сокращения не допускаются; даты указываются арабскими цифрами (например‚ ).

Запись о приёме на работу у другого работодателя

Если работник устраивается к новому работодателю‚ в трудовой книжке делается запись о приёме на работу:

• Дата приёма;
• Наименование организации;
• Должность;
• Основание (трудовой договор‚ приказ и т.п.).

Запись заверяется подписью уполномоченного лица нового работодателя и печатью.

Запись об увольнении

При увольнении работника в трудовой книжке указывается:

1. Дата увольнения;
2. Основание увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ по инициативе работодателя и т.д.);
3. Номер и дата приказа об увольнении;
4. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Если работник получает дубликат трудовой книжки‚ в оригинале делается отметка о выдаче дубликата.

Внесение изменений и исправлений

Исправления в трудовой книжке допускаются только при условии:

• Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так‚ чтобы осталось читаемым;
• Рядом пишется правильная запись;
• Под ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления;
• При необходимости ставится печать организации.

Исправлять запись корректирующей жидкостью‚ скотчем или другими способами запрещено.

Ведение вкладыша к трудовой книжке

С 2026 года изменено количество разворотов вкладыша: теперь используется 12 разворотов вместо прежних 9‚ а количество листов – 5 вместо 8. Вкладыш используется для:

• Записей о совместительстве;
• Записей о работе по договорам ГПХ;
• Дополнительных сведений о повышении квалификации‚ переобучении и т.п.

Все записи в вкладыше оформляются теми же правилами‚ что и в основной книжке.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников хранятся в отделе кадров (или уполномоченном лице) в условиях‚ обеспечивающих их сохранность:

• В сухом‚ защищённом от прямых солнечных лучей помещении;
• При температуре не выше 25 °C и относительной влажности не более 60 %;
• В металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом.

Книжки не должны подвергаться механическим повреждениям‚ воздействию влаги или высоких температур.

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты‚ порчи или при необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности. Процедура включает:

1. Заявление работника о выдаче дубликата;
2. Проверка наличия всех записей в оригинале (или в электронном кадровом учёте);
3. Заполнение дубликата согласно образцу‚ утверждённому Приказом № 320н;
4. Подпись уполномоченного лица и печать организации;
5. Сделать отметку в оригинале о выдаче дубликата.

Дубликат имеет такую же юридическую силу‚ как и оригинал.

Предоставление сведений о трудовой деятельности

По требованию работника (или соответствующего органа) организация обязана в течение трёх рабочих дней предоставить выписку из трудовой книжки или справку о трудовой деятельности. Сведения должны быть:

• Полными и достоверными;
• Оформлены на официальном бланке организации;
• Подписаны уполномоченным лицом и заверены печатью.

Отказ в предоставлении сведений без законных оснований влечёт административную ответственность.

Контроль и аудит ведения трудовых книжек

Регулярный внутренний контроль помогает выявлять и устранять нарушения до их обнаружения государственными инспекциями. Рекомендуется:

• Проводить ежеквартальную проверку наличия и корректности записей;
• Обеспечивать обучение сотрудников кадровой службы актуальным требованиям;
• Вести журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек и дубликатов;
• Фиксировать результаты проверок и принимать корректирующие действия;

При выявлении системных нарушений следует провести внеплановый аудит и‚ при необходимости‚ обратиться за консультацией к юристу по трудовому праву.

Соблюдение перечисленных десяти правил обеспечивает законное и прозрачное ведение трудовых книжек‚ защищает права работников и интересы работодателя. Актуальная нормативная база (Приказ Минтруда России № 320н от ‚ изменения 2026 года) должна быть постоянно отслеживаться‚ а внутренние инструкции – обновляться в соответствии с ней.

Помните: аккуратность и внимательность при работе с трудовыми книжками – залог отсутствия штрафов‚ судебных споров и репутационных рисков для вашей организации.