Ведение и хранение трудовых книжек – одна из ключевых задач любой организации. Нарушения в этом процессе могут привести к штрафам, проблемам с контрольными органами и, конечно же, к потерям доверия сотрудников. В этой статье разберём, кто может стать ответственным, как правильно оформить его назначение, какие сроки действуют и как правильно заверить копии трудовой книжки в 2026 году.
Кто может быть назначен ответственным?
Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя. Однако конкретное лицо назначается приказом (распоряжением) руководителя компании.
- Начальник отдела кадров – традиционный вариант, когда в компании есть отдельный кадровый отдел.
- Секретарь, бухгалтер или другой специалист – в небольших фирмах ответственность часто возлагается на сотрудника, который одновременно выполняет и другие функции.
- Кадровик‑практик – внешняя или временная специалист, привлекаемая при необходимости.
Важно помнить, что приказ о назначении ответственного действует до тех пор, пока назначенное лицо работает в компании. При изменении ответственного необходимо издавать новый приказ.
1.1 Приказ о назначении ответственного
Образец приказа обычно выглядит так:
Приказ № ___ от «__» _______ 2026 г. О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
В тексте приказа указываются ФИО, должность и срок действия назначения. После подписания приказа необходимо оформить акт передачи трудовых книжек новому ответственному.
Срок годности приказа и его продление
Срок действия приказа, назначающего ответственного, обычно не ограничен конкретным сроком. Он действует до тех пор, пока лицо не покинет должность или не будет заменено новым приказом. При необходимости (например, при увольнении ответственного) приказ аннулируется и издаётся новый.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?
Заверение копий трудовых книжек регулируется внутренними процедурами организации. Ниже перечислены основные шаги:
- Заявление работника – работник подаёт заявление, в котором указывает цель получения заверенной копии (например, для подачи в другую организацию, в Пенсионный фонд и т.д.).
- Служебная записка – если копия нужна другому отделу, ответственный специалист оформляет служебную записку, на основании которой трудовая книжка передаётся для изготовления копии.
- Заверение – копия подписывается и ставится печать (при наличии) ответственного лица. В случае электронных трудовых книжек заверение производится через электронную подпись.
В 2026 году в крупных предприятиях часто назначают секретаря или бухгалтера ответственным за заверение копий, тогда как в небольших фирмах это может быть сам кадровик.
Электронные и бумажные трудовые книжки
С 2025 года в России действует обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для всех работодателей, даже если сотрудники предпочитают бумажный вариант. Стоимость поддержки одного ответственного сотрудника оценивается в 300–500 рублей в месяц (по данным УБРиР).
- Электронные книжки хранятся в Единой общероссийской справочно‑информационной системе по охране труда (ЕИСОТ).
- Все записи в ЭТК заверяются подписью и печатью работодателя (или его уполномоченного лица).
- При передаче ЭТК новому работодателю необходимо оформить акт передачи и обновить данные в ЕИСОТ.
Часто задаваемые вопросы
5.1 Нужно ли издавать приказ, если в трудовом договоре директора уже указано, что он ответственный?
Да. По закону ответственного за трудовые книжки может назначать только приказ (распоряжение) работодателя. Трудовой договор директора не заменяет официального приказа.
5.2 Сколько работников может быть назначенно ответственными?
Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя в целом, но конкретное лицо назначается единожды. Внутренние документы могут предусматривать несколько ответственных (например, один – за бумажные, другой – за электронные), но каждый из них должен иметь отдельный приказ.
5.3 Что делать, если ответственный уволился?
Необходимо издать новый приказ о назначении нового ответственного и оформить акт передачи текущих трудовых книжек. Старый приказ автоматически теряет силу.
Правильное назначение и оформление ответственного за трудовые книжки – залог соблюдения трудового законодательства и минимизации рисков для компании. Ключевые моменты:
- Ответственное лицо назначается официальным приказом.
- Срок действия приказа не ограничен, но прекращается при смене ответственного.
- Заверение копий трудовых книжек производится в соответствии с внутренними процедурами.
- С 2025 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, даже если сотрудники предпочитают бумажный вариант.
- Стоимость поддержки ответственного в 2026 году составляет 300–500 рублей в месяц.
Соблюдая эти правила, вы обеспечите надёжное хранение и учёт трудовых книжек, избежите штрафов и укрепите доверие сотрудников к работодателю.