Ведение трудовых книжек — это официальная, строго регламентированная деятельность работодателя по оформлению, учету и безопасному хранению документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. С 1 января 2021 года в России действует двухуровневая система: бумажная трудовая книжка (ТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК). Правильное ведение и хранение этих документов — прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность.
Законодательная основа
Основными документами, регулирующими этот процесс, являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 81, 85).
- Постановление Правительства РФ № 732 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…». Именно этот документ детально описывает процедуру.
- Письмо Минтруда России (например, от № 14-1/ООГ-9127), уточняющее некоторые аспекты, в т.ч. про необходимость ведения журналов на бумажном носителе.
Обязанности работодателя по ведению и хранению
Ключевая обязанность, о которой часто забывают, — это не только заполнение ТК, но и ведение двух обязательных журналов учета:
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Это основной документ, который фиксирует:
- Выдачу трудовой книжки (или вкладыша) работнику при приеме на работу.
- Получение трудовой книжки от работника при увольнении.
- Пересылку трудовой книжки в случае смены работодателя (по заявлению работника).
- Восстановление трудовой книжки (выдачу дубликата).
- Сдачу невостребованных трудовых книжек на хранение в архив.
Важно: Журнал ведется на бумаге, даже если у организации есть ЭТК. В него вносятся все операции с бумажными экземплярами.
Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей
Фиксирует движение пустых бланков:
- Поступление бланков от поставщика.
- Выдача бланков ответственным лицам для заполнения.
- Списание испорченных или неиспользованных бланков (только по решению комиссии).
Хранение трудовых книжек и архивное дело
Хранение у работодателя
Трудовые книжки, находящиеся у работодателя (например, в период работы сотрудника или после увольнения, если работник не забрал документ), хранятся в отдельном сейфе или шкафу, обеспечивающем их сохранность от пожара, влаги и несанкционированного доступа. Доступ должен быть только у уполномоченных лиц (как правило, у кадровика или ответственного архивариуса).
Передача в архив и сроки хранения
После увольнения работодатель обязан:
- Принять трудовую книжку у работника и сделать в ней все необходимые записи.
- Если работник не забрал ТК в течение 3-х месяцев со дня увольнения, она сдается на постоянное хранение в архив организации.
- Срок хранения трудовых книжек в архиве работодателя — 75 лет (как документы по личному составу).
- При ликвидации организации все трудовые книжки передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила ведения
С 2021 года у работника есть право выбрать: получать бумажную ТК или ЭТК. Если выбран вариант ЭТК:
- Работодатель не выдает бумажный бланк.
- Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, повышение, награждения) вносятся в Единую государственную информационную систему «Труд» (ЕГИС «Труд») через портал «Работа в России» или напрямую в систему.
- Работник может в любой момент распечатать выписку из ЭТК на бумаге (она имеет юридическую силу) или предоставить ее в виде электронного документа.
- Журналы учета движения (п.2.1) в этом случае ведутся только для бумажных ТК. Для ЭТК ведение осуществляется автоматически в самой системе, но работодатель должен иметь возможность подтвердить факт внесения записей.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильное оформление записей: отсутствие даты, подписи руководителя, печати организации (для бумажной ТК). Для ЭТК — несвоевременное внесение данных в ЕГИС «Труд».
- Отсутствие журналов учета или их ведение с нарушениями.
- Хранение ТК в непригодных условиях (на столе, в открытом шкафу).
- Несоблюдение сроков: невыдача ТК при увольнении, несдача невостребованных книжек в архив через 3 месяца.
- Путаница с ЭТК: попытка выдать бумажную ТК, если работник выбрал электронную, или наоборот.
Ведение и хранение трудовых книжек — это не просто бюрократия, а важнейшая часть кадрового делопроизводства, защищающая права и работника, и работодателя. Ключевые действия: строгое соблюдение Правил № 732, обязательное ведение журналов учета на бумаге, обеспечение физической сохранности документов и грамотная работа с ЕГИС «Труд» при выборе электронного формата. Ответственный подход к этому процессу избавит организацию от штрафов и судебных споров.