Ведение и хранение трудовых книжек – одна из ключевых обязанностей работодателя. С 1 сентября 2021 года в законодательство были внесены значительные изменения, которые влияют на размещение (распределение, хранение) этих документов. В статье собраны все актуальные нормы, практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что изменилось в требованиях к трудовой книжке?

До 1 сентября 2021 года использование штампа наименования организации при вводе записей в трудовые книжки считалось несоответствующим требованиям Трудового кодекса РФ. С этого момента:

• Внесение записей допускается не только чернилами, но и пастой, краской, гелием и другими средствами.
• Размещение записей может включать повторения или выборку с возвращением (каждый элемент может участвовать в размещении несколько раз).
• Унифицированная форма журнала учёта отменена – организации могут самостоятельно изменять бланк под свои нужды.

Обязательные элементы оформления

Несмотря на гибкость в выборе формы, каждый документ должен содержать:

1. Нумерацию страниц.
2. Прошивку (прошивание) по краю.
3. Подпись руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
4. Печать организации (при наличии) или опломбирование.
5. ьный лист, подписанный ответственным за выдачу трудовых книжек.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

В небольших предприятиях часто роль ответственного принимает сам руководитель. Однако даже если все книжки уже ведутся в электронном виде (ЭТК) и бумажный экземпляр есть лишь у одного сотрудника, необходимо:

• Принять локальный нормативный акт (приказ) о хранении трудовых книжек.
• Назначить конкретное лицо, которое будет вести учёт.
• Обеспечить надлежащее размещение (хранение) в специальном помещении или сейфе.

Где хранить трудовые книжки?

По требованиям законодательства, трудовые книжки и их вкладыши должны находиться:

• В сейфе или в специальном помещении, обеспечивающем их сохранность.
• В архиве организации, если они уже не актуальны, но требуют сохранения в течение установленного срока.

Учёт и контроль за трудовыми книжками

Для систематизации процесса ведения и хранения используются два специальных учетных журнала:

1. Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
2. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Обе книги должны быть:

• Пронумерованы.
• Прошиты.
• Заверены подписью руководителя.
• Скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Примеры оформления записей

При приёме на работу в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Должности и подразделении.
• Дата начала работы.
• Сведения о предыдущем трудовом месте (при увольнении осуждённого и последующей работе).
• Награждениях и премиях.

Записи могут вноситься не только чернилами, но и другими средствами, что упрощает процесс и повышает его надёжность.

Сроки хранения и уничтожения

Согласно Трудовому кодексу, оригиналы трудовых книжек хранятся в течение:

• 5 лет после увольнения сотрудника, если он не потребовал их выдачи.
• 10 лет после увольнения, если сотрудник потребовал выдачу.
• 30 лет – в случае, если в книжке указаны сведения, требующие длительного сохранения (например, сведения о работе в positions, связанных с безопасностью).

После истечения срока хранения документы могут быть уничтожены, но только после официального уведомления и оформления акта уничтожения.

Практические рекомендации для HR‑специалистов

Чтобы избежать ошибок и обеспечить надлежащий размещение трудовых книжек, рекомендуется:

• Создать внутренний регламент, регламентирующий порядок оформления, подписания и хранения.
• Регулярно проверять наличие подписи и печати на ьных страницах.
• Ведить учётные журналы в электронном виде (при желании) – но при этом сохранять оригиналы в бумажном виде.
• Обучать персонал правилам внесения записей и работе с печатью/опломбом.
• Периодически проводить аудит хранения (раз в полугодие).

Краткое определение понятия «размещение»

В контексте трудовых книжек термин «размещение» означает процесс распределения и хранения документов в определённом месте, обеспечивающем их сохранность и доступность. Это может быть:

• Физическое размещение в сейфе или архиве.
• Электронное размещение в системе учёта (при условии соответствия требованиям к сохранности).
• Логическое размещение в учетных журналах (номера страниц, прошивка, подписи).

Размещение трудовых книжек – это не просто вопрос хранения бумаги, а комплекс мер, включающих:

1. Соответствие требованиям законодательства (подписи, печать, прошивка).
2. Назначение ответственного лица.
3. Обеспечение надлежащего физического или электронного размещения.
4. Ведение двух обязательных учетных журналов.
5. Соблюдение сроков хранения и правил уничтожения.

Только при строгом соблюдении всех перечисленных пунктов организация сможет избежать штрафов, упростить работу с персоналом и гарантировать законность оформления трудовых отношений.