Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю сотрудника. В случае
обособленных подразделений (филиалов‚ представительств) ведение и хранение трудовых книжек
регулируется Трудовым кодексом Республики Беларусь‚ а также Инструкцией о порядке ведения
трудовых книжек‚ утверждённой постановлением Министерства труда и социальной защиты от
 г. № 40.

Правовые основы

• Трудовой кодекс Республики Беларусь (редакция от ) – определяет обязанности
  работодателя по выдаче‚ заполнению и хранению трудовых книжек.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (постановление Минтруда № 40 от ) –
  уточняет порядок заполнения‚ выдачи дубликатов‚ учёта и хранения.
• Для России применимы аналогичные нормы ТК РФ (ч. 2 ст. 57) – в трудовом договоре и
  приказе о приёме указывается место работы «филиал организации».

Кто отвечает за ведение трудовых книжек в филиале?

1. Головная организация является основным работодателем. В трудовых книжках указывается
   её название‚ а в графе «место работы» – название филиала (обособленного подразделения).
2. Директор филиала (или иное уполномоченное лицо) получает доверенность от головной
   организации на:
   • приём и увольнение работников;
   • выдачу отпусков;
   • привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности;
   • подписание кадровой документации (трудовые договоры‚ приказы‚ записи в трудовых
     книжках).

   Пример из практики: Петров П. П.‚ директор филиала ООО «Меридиан» в Витебске‚
   получил полномочия от головной организации.

3. Инспектор по кадрам (например‚ Сидорова Т. И.) контролирует корректность внесения
   изменений в контракты и записи в трудовых книжках.

Порядок оформления и заполнения трудовой книжки

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка (или её электронный аналог) выдаётся сотруднику в течение 3‑х рабочих дней
с момента заключения трудового договора. При этом необходимо оформить акт выдачи и
внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (см. п. 10 Порядка ведения и хранения
трудовых книжек).

Запись о приёме на работу

В запись вносятся следующие сведения (в соответствии с образцом из КонсультантПлюс 2026):

• Дата приёма.
• ФИО работника.
• Наименование должности.
• Наименование юридического лица‑работодателя (головная организация).
• Уточнение места работы – название филиала.
• Ссылка на приказ о приёме (номер и дата).

Пример записи:

2026‑03‑15 – Петров Петр Петрович‚ инженер‑технолог‚
ООО «Меридиан»‚ филиал в г. Витебске‚

приказ № 45/2026 от .

Записи о переводе‚ отпуске‚ увольнении

Все изменения фиксируются в той же трудовой книжке‚ а также в книге учёта движения
трудовых книжек. При переводе на другую должность в том же филиале указывается
«перевод»‚ а при переводе в другое подразделение – «перевод в (название филиала)». При
увольнении делается запись о дате увольнения‚ основании и ссылке на приказ об увольнении.

Хранение и учёт трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек

Каждый филиал обязан вести отдельную книгу учёта (или электронный реестр) с
следующей информацией:

• ФИО сотрудника.
• Серия и номер трудовой книжки.
• Дата выдачи и возврата.
• Основания выдачи/возврата (приём‚ перевод‚ увольнение‚ потеря и т.д.).

Книга должна быть подписана ответственным лицом (директор филиала или уполномоченный
кадровик) и храниться в архиве не менее 5 лет после возврата книжки.

Порядок хранения

Согласно приказу Минтруда 320н (актуально на 2025 год) трудовые книжки хранятся в
закрытом шкафу‚ защищённом от влаги и прямого солнечного света. Доступ к ним имеет только
уполномоченный персонал.

Дубликаты и замена

В случае утраты или повреждения книжки сотруднику выдается дубликат. Процедура
включает:

1. Составление акта утраты (подписывается сотрудником и руководителем).
2. Оформление приказа о выдаче дубликата.
3. Внесение записи в книгу учёта о выдаче дубликата и возврате старой книжки.

Особенности оформления в филиалах разных стран

В России‚ согласно ТК РФ‚ в трудовом договоре и приказе о приёме указывается «филиал
организации». В Беларуси – аналогично‚ но основной работодатель – головная организация‚
а филиал лишь уточняет место работы. При этом в обеих юрисдикциях:

• Директор филиала действует на основании доверенности.
• Все кадровые документы (договоры‚ приказы) подписываются либо директором филиала‚
  либо представителем головной организации.
• Записи в трудовой книжке делаются в соответствии с национальными инструкциями‚
  но формат записи (дата‚ должность‚ основание) одинаков.

Практические рекомендации для руководителей филиалов

1. Оформите доверенность от головной организации‚ чётко определяющую полномочия
   директора филиала.
2. Создайте электронный реестр трудовых книжек – это упростит контроль и сократит
   риск потери документов.
3. Регулярно проводите инвентаризацию книжек (не реже одного раза в год).
4. Обучайте кадровый персонал филиала актуальным требованиям Минтруда (постановление
   320н‚ инструкция от ).
5. При переводе сотрудников между филиалами фиксируйте изменения в обеих
   трудовых книжках и в книге учёта.
6. Храните оригиналы документов в закрытом шкафу‚ а копии – в электронном архиве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Должен ли филиал вести отдельную книгу учёта движения трудовых книжек?

Да. По пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек каждый филиал обязан вести
свою книгу учёта‚ даже если кадровая документация централизована.

Как указывать в трудовой книжке название филиала?

В графе «Место работы» указывается полное название юридического лица‑работодателя‚
а после запятой – название филиала (например: «ООО «Меридиан»‚ филиал в г. Витебске»).

Что делать‚ если сотрудник уходит в отпуск без сохранения места работы?

В трудовой книжке делается запись о начале и окончании отпуска‚ а в книге учёта
фиксируется выдача вкладыша (если используется бумажный вариант).

Можно ли вести трудовые книжки в электронном виде?

В Беларуси и России допускается электронный вариант при условии‚ что он соответствует
требованиям Минтруда и подписывается квалифицированной электронной подписью.

Ведение трудовых книжек в филиалах – важный элемент кадрового делопроизводства‚
который требует строгого соблюдения нормативных актов‚ чёткой организации процесса
и постоянного контроля. При правильном подходе:

• Сокращается риск ошибок в учёте.
• Обеспечивается прозрачность трудовых отношений.
• Упрощается взаимодействие с инспекцией труда.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в этой статье‚ руководители филиалов смогут
эффективно управлять кадровой документацией и гарантировать законность всех
операций с трудовыми книжками.

Дата публикации:  | Автор: виртуальный помощник ChatGPT