Дата публикации: 10:24:29
Общие сведения
Трудовая книжка (или трудовая книжка в электронном виде) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность граждан. Её правильное ведение и выдача регулируются законодательством РФ, в частности Порядком ведения книги (журнала) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё. На сегодняшний день вступают в силу новые изменения, которые упростят процесс и уберут избыточные требования.
Ключевые положения текущего законодательства
- Ведение книги (журнала) учёта движения трудовых книжек обязано для всех работодателей.
- Записи в книге должны быть сделаны в тот же день, когда произошло событие (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- При отправке бумажной трудовой книжки по почте в день увольнения необходимо внести соответствующую запись в книге движения.
Процедура выдачи и учёта трудовых книжек
Подготовка к выдаче
Перед выдачей новой (или заменённой) трудовой книжки работодатель обязан:
- Проверить наличие всех необходимых данных сотрудника (ФИО, дата рождения, место работы и т.д.).
- Убедиться, что в книге нет ошибок или пропусков.
- Сформировать запись о выдаче в книге движения.
Запись в книге движения
Если в день увольнения сотрудникам отправляют бумажную трудовую книжку по почте, обязательно оформляется запись в книге движения:
- Дата отправки – указывается точная дата отправки.
- Способ отправки – указывается «почтой России» или иной способ.
- Номер вкладыша (если есть) – фиксируется номер вкладыша, в который вносится запись.
Обязанности работодателя
Согласно пункту 40 Порядка, работодатель обязан:
- Вести книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек.
- Своевременно вносить сведения о каждом событии, связанном с трудовыми книжками.
- Хранить книгу в порядке, установленном нормативным документом, и обеспечивать её доступность для проверок.
Новые изменения, вводимые Минтрудом
Министерство труда и социальной защиты РФ планирует внести поправки в правила ведения трудовых книжек. Главные нововведения:
- Упрощение оформления – устранены избыточные требования, которые ранее создавали лишние административные барьеры.
- Сокращение объёма информации – удалены устаревшие сведения, которые не несут практической пользы.
- Упрощённый порядок внесения записей – теперь достаточно указать дату, тип события и способ выдачи;
Что изменится на практике?
После вступления поправок в силу:
- Не требуется фиксировать каждый мелкий детальный факт (например, номер листа в книге).
- Упрощается процедура отправки книжки по почте – достаточно указать дату и способ отправки.
- Работодатели получат более гибкую схему заполнения журнала, что сократит время на документооборот.
Практические рекомендации для работодателей
Для соответствия новым требованиям и избежания ошибок рекомендуется:
- Регулярно обновлять внутренние регламенты учёта трудовых книжек в соответствии с последними изменениями Минтруда.
- Обучать HR‑персонал новым процедурам, особенно в части оформления записей в книге движения.
- Ведить электронный архив всех записей, чтобы упростить проверку и аудит.
- Консультироваться с юристами при возникновении вопросов по интерпретации новых норм.
Ведение учёта и выдачи трудовых книжек – важный аспект работы любой организации. Соблюдение установленных правил позволяет не только соблюдать законодательство, но и повышать эффективность работы с персоналом. Новые изменения, инициированные Минтрудом, упростят процесс, уберут избыточные требования и сделают документооборот более прозрачным. Следите за официальными публикациями Министерства труда, чтобы своевременно внедрять новые нормы в свою практику.