Ведение и заполнение трудовых книжек сотрудников органов внутренних дел (ОВД) имеет ряд существенных особенностей․ Служба в полиции является федеральной государственной службой, что накладывает свой отпечаток на кадровый документооборот․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о службе в полиции, какие нормативные акты регулируют этот процесс и на что обратить особое внимание кадровикам․
Нормативная база
Основной документ, регламентирующий порядок ведения трудовых книжек — Приказ Минтруда России от № 320н (ранее действовало Постановление Правительства РФ № 225)․ Кроме того, специфика службы в ОВД регулируется Федеральным законом «О службе в органах внутренних дел…» и ведомственными приказами МВД России (в частности, Приказ МВД России от № 50)․
Согласно статье 10 ФЗ «О службе в ОВД», сотрудник органов внутренних дел — это гражданин, который взял на себя обязательства по прохождению федеральной государственной службы в органах внутренних дел в должности рядового или начальствующего состава․
Общие правила внесения записей о службе
В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо сделать запись о службе в ОВД․ Это правило распространяется на тех сотрудников, которые поступают на работу в коммерческую организацию после службы в полиции, а также на тех, кто переводится или увольняется из органов․
При заполнении раздела «Сведения о работе»:
- В графе 1 указывается порядковый номер записи (если это первая запись в трудовой книжке, ставится цифра 1);
- В графе 2 проставляется дата оформления документа (дата события, поступления на службу, увольнения и т․д․);
- В графе 3 вносятся сведения о службе с указанием должности, специального звания и наименования органа внутренних дел;
- В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ начальника органа внутренних дел)․
Оформление ьного листа
Если сотрудник поступает на службу в полицию впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель (кадровое подразделение ОВД) обязан оформить ее самостоятельно․ Оформление бумажной трудовой книжки с нуля также может потребоваться в случае утраты документа сотрудником, тогда оформляется дубликат․
При заполнении ьного листа нового бланка необходимо соблюдать строгие правила:
- Все сведения вносятся на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником․
- Записи заверяются подписью самого сотрудника․
- Ниже ставится печать организации (кадрового подразделения МВД, если есть) и подпись кадровика, заполнявшего ․
Особенности при поступлении на службу в полицию
Для поступления на службу в отдел внутренних дел гражданин обязан предоставить в отделение по работе с личным составом пакет документов, в который входят:
- Паспорт гражданина РФ;
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка — ЕФС-1), оформленные в установленном законодательством порядке․
Исключение: если служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые, предоставление трудовой книжки не требуется; Также допускается предоставление копии трудовой книжки, если гражданин на момент изучения его документов работает по трудовому договору и за ним сохранено право на ведение работодателем трудовой книжки․
Запись о службе в разделе «Сведения о работе»
Если гражданин перед тем, как устроиться на обычную работу, проходил службу в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции или органах внутренних дел, в графе 3 делается запись о прохождении такой службы с указанием региона, города и точного фактического адреса организации (органа), сотрудником которой он являлся․
Пример формулировки: «Принят на службу в УМВД России по г․ Когалыму на должность полицейского»․
Увольнение и выдача трудовой книжки
Процесс увольнения сотрудника полиции строго регламентирован․ Подпунктом 348․1․2 Приказа МВД России от № 50 установлено четкое правило:
В последний день службы сотрудника кадровое подразделение выдает сотруднику под расписку трудовую книжку, заполненную в установленном порядке․
Дата выдачи трудовой книжки всегда совпадает с днем увольнения (последним днем службы)․ Если сотрудника смущает, что дата выдачи документа — это день увольнения, следует разъяснить ему, что в данной ситуации это абсолютно верно и соответствует требованиям ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ и п․ 21 Правил ведения трудовых книжек․ Уволенный сотрудник должен получить на руки трудовую книжку в день увольнения․
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и СФР
Не стоит забывать, что электронная трудовая книжка — это обязательные сведения, которые нужно подавать в Социальный фонд России (СФР)․ При приеме на службу или увольнении сотрудника полиции кадровик должен:
- Скачайте документ с шаблоном формы ЕФС-1 и заполните её (одна форма на одного сотрудника)․
- Подать документ в СФР можно в электронном или бумажном виде․
- Все коды для заполнения формы можно найти в инструкции к ней на официальном сайте СФР․
В процессе службы сотрудник может перемещаться по должностям, получать специальные звания, все эти кадровые изменения необходимо своевременно отражать как в бумажной трудовой книжке, так и в электронных отчетах․
Ответственность за ведение
Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель (в данном случае, орган внутренних дел) ведет трудовые книжки на каждого работника (сотрудника), проработавшего у него свыше пяти дней․ За корректное заполнение трудовой книжки несет ответственность кадровое подразделение․ Ошибки, неточности в датах, формулировках приказов или специальном звании могут привести к проблемам с подтверждением стажа для назначения пенсии сотруднику полиции, поэтому к заполнению документа следует подходить с максимальной внимательностью․