Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение и заполнение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ, а также отдельными нормативными актами (приказы Минтруда, постановления Правительства). В 2025‑2026 годах в законодательство активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК), что требует от работодателей особого внимания к форме, содержанию и порядку внесения записей.

Правовые основы

Основные документы, определяющие порядок заполнения трудовых книжек:

Федеральный закон «О труде» и ТК РФ;
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
Приказ Минфина от № 55н «Об изготовлении бланков трудовых книжек»;
Положения о ЕИСОТ и ЕФС‑1, касающиеся электронных форм.

Все изменения в ТК РФ, касающиеся трудовых книжек, фиксируются в официальных правовых базах и публикуются в официальных источниках.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С года в ТК РФ введены электронные трудовые книжки. Они хранятся в ПФР и передаются в ЕИСОТ. Основные особенности:

Все сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже вносятся работодателем в электронном виде.
ЭТК оформляются в соответствии с Приказом Минтруда № 320н, но используют цифровой формат.
Переход на ЭТК обязателен с года для всех новых работников.

Форма и содержание титульного листа

Титульный лист – это «лицевая часть» книжки, где фиксируются основные сведения о работнике. Требования к заполнению:

Фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений.
Дата рождения – число‑месяц‑год (например, 12‑03‑1990).
Сведения об образовании, специальности и профессии – указываются точные наименования.
Дата заполнения книжки – указывается в виде ДД‑ММ‑ГГГГ.
Подпись владельца – ставится в конце титульного листа.

Пример оформления (см. Приложение № 2 к Приказу Минтруда № 320н):

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Петрович
Дата рождения: 12‑03‑1990
Образование: Высшее профессиональное
Специальность: Бухгалтер
Профессия: Бухгалтер
Дата заполнения: 01‑09‑2024
Подпись: __________________

Ограничения

В титульном листе не допускаются:

Сокращения и аббревиатуры.
Пометки, не предусмотренные формой.
Неправильные даты (например, только год без месяца и дня).

Заполнение остальных разделов трудовых книжек

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов. Каждый из них имеет свои правила оформления.

Сведения о работе (столбец 3)

В столбец 3 вносяться сведения о приёме на работу, переводе, совмещении, увольнении и т.д. Примеры записей:

Приём на работу – указывается дата, основание (договор, приказ), должность, подразделение.
Перевод на другую постоянную работу – дата перевода, основание, новая должность.
Смена фамилии – дата изменения, новое ФИО, ссылка на соответствующее решение.

Сведения о награждении

Наградами (поощрениями, благодарностями) фиксируются в отдельном столбце. В записи указываются:

Наименование награды;
Дата присвоения;
Приказ или решение, по которому наградой присвоено.

Сведения об увольнении (столбец 4)

Запись о прекращении трудового договора должна содержать:

Дата увольнения;
Основание увольнения (по статье ТК РФ, по соглашению сторон и т.д.);
Номер и дата приказа (или другого документа).

Пример записи:

Основание увольнения: По соглашению сторон
Дата увольнения: 15‑07‑2025
Приказ № 123 от 10‑07‑2025

Исправление и дополнение записей

Если в книжке допущена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с Приказом Минтруда № 320н:

Сделать отметку «исправление» в соответствующей ячейке.
Внести правильные данные рядом с исправлением.
Подписать запись ответственным лицом.

Пример исправления:

Исправление: Дата приёма работы заменена на 01‑09‑2022 (было 01‑08‑2022)

Дублирование и восстановление утраченных книжек

В случае порчи основной трудовой книжки или потери её копии:

Заведуется дубликат (вторая копия) книжки.
В дубликате вносятся все записи, присутствующие в оригинале.
Если в оригинале отсутствуют записи, их необходимо восстановить по документам работодателя.

С года порядок оформления дубликата изменился – теперь требуется обязательная подпись работодателя и отметка в ПФР о передаче электронных данных.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Переход на ЭТК требует выполнения ряда действий:

Настройка 1С:ЗУП на работу с электронными формами (заполнение полей ОКЗ, ЕФС‑1).
Обучение кадровых специалистов работе с системой ПФР.
Обеспечение резервного копирования электронных записей.

Важно помнить, что даже при переходе на ЭТК необходимо вести бумажный вариант в качестве «дубликата» до полного перехода.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать сокращения в записях? – Нет, сокращения не допускаются. Все наименования и даты должны быть написаны полностью.
Какие цвета чернил разрешено использовать? – Обычно черный или синий чернила. Другие цвета могут привести к отклонению при проверке.
Как правильно оформить запись о переводе на другую должность? – Указать дату перевода, основание (приказ, соглашение), старую и новую должность, подразделение.
Что делать, если в книжке пропущена запись о работе? – Записать её в соответствующий столбец, указав дату, основание и подпись ответственного лица.
Можно ли вносить записи от руки в электронную книжку? – Нет, все записи в ЭТК вносятся исключительно в электронном виде через ПФР.