Ведение кадрового делопроизводства требует строгой дисциплины, особенно когда речь идет о документах строгой отчетности. Трудовая книжка — один из таких документов. Бланки трудовых книжек подлежат строгому учету, и в случае порчи, ошибки при заполнении или утраты их необходимо правильно «списать»; В этой статье мы подробно разберем, что значит списать бланк трудовой книжки, какие документы для этого нужны и как избежать штрафов со стороны контролирующих органов.
Что означает «списать бланк трудовой книжки»?
Списание бланка трудовой книжки — это процедура документального оформления факта непригодности бланка к дальнейшему использованию. Это может произойти в следующих случаях:
- Бланк был испорчен при заполнении (ошибки, помарки, неверные данные).
- Бланк поврежден механически (порван, залит жидкостью, выгорел).
- Бланк утерян или украден.
- Бланк признан недействительным по иным причинам (например, истечение срока действия формы, если таковой был установлен).
Важно понимать: просто выбросить испорченный бланк нельзя. Он должен быть учтен, оформлен акт о списании и уничтожен в установленном порядке.
Нормативная база
Процедура списания регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ, устанавливает общие требования к ведению трудовых книжек.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225 от ).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69 от ).
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», регулирует вопросы хранения и уничтожения документов.
Шаги по списанию бланка трудовой книжки
Шаг 1. Выявление причины списания
Первым шагом является фиксация причины, по которой бланк не может быть использован. Это может быть акт об ошибке при заполнении, заявление сотрудника об утрате, протокол осмотра поврежденного бланка и т.д.
Шаг 2. Создание комиссии
Для списания бланка создается комиссия из минимум двух человек (обычно это специалист по кадрам и бухгалтер или руководитель подразделения). Комиссия подтверждает факт непригодности бланка.
Шаг 3. Оформление акта о списании
Основной документ — Акт о списании бланка трудовой книжки. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать:
- Дату и место составления.
- Состав комиссии (ФИО, должности).
- Причину списания.
- Номер и серию бланка (если они были присвоены).
- Количество списываемых бланков.
- Подписи членов комиссии и утверждение руководителем организации.
Шаг 4. Уничтожение бланка
После подписания акта бланк подлежит уничтожению. Обычно это делается путем shredding (шредирования) или сжигания. Факт уничтожения также фиксируеться в акте или отдельном протоколе.
Шаг 5. Внесение изменений в журнал учета
Все движения бланков трудовых книжек (получение, выдача, списание) должны отражаться в Журнале учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. В журнале делается запись о списании с указанием даты, причины и номера акта.
Образец акта о списании бланка трудовой книжки
Ниже приведен примерный образец акта, который можно адаптировать под нужды вашей организации:
АКТ № ___
о списании бланка трудовой книжки
г. _______________ «___» __________ 20__ г.
Комиссия в составе:
________________________ (должность, ФИО)
________________________ (должность, ФИО)
составила настоящий акт о том, что следующий бланк трудовой книжки признан непригодным к использованию и подлежит списанию:
- Серия ______ № ______
- Причина списания: ________________________________________________________
- Дата выявления дефекта: «___» __________ 20__ г.
Бланк уничтожен «___» __________ 20__ г. путем _______________________________.
Подписи членов комиссии:
_________________ /_________________/
_________________ /_________________/
Утверждаю:
Руководитель организации
_________________ /_________________/
«___» __________ 20__ г.
Частые ошибки при списании
- Отсутствие акта. Без документального подтверждения списание считается незаконным.
- Неверное оформление журнала учета.
- Уничтожение бланка без участия комиссии.
- Попытка использовать испорченный бланок повторно (даже с зачеркиванием ошибок).
Штрафы и ответственность
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для организаций могут достигать 50 000 рублей, для должностных лиц — до 20 000 рублей. Повторные нарушения увеличивают размер санкций.
Списание бланка трудовой книжки — процедура, требующая внимательности и соблюдения установленных правил. Правильное оформление акта, участие комиссии и своевременное внесение записей в журнал учета помогут избежать проблем при проверках и обеспечат законность ваших действий. Помните: каждый бланк — это документ строгой отчетности, и его судьба должна быть зафиксирована в документах организации.
Если вы сомневаетесь в правильности своих действий — обратитесь к специалистам по кадровому делопроизводству или юристам. Лучше потратить время на консультацию, чем потом платить штрафы.