Ведение кадрового документооборота — одна из ключевых обязанностей индивидуального предпринимателя (ИП), нанимающего сотрудников. Несмотря на цифровизацию многих процессов, бумажные трудовые книжки остаются важным документом для тех работников, кто не отказался от их ведения или чья трудовая деятельность началась до перехода на электронные форматы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовые книжки, какие образцы использовать в 2026 году и какие нюансы существуют для ИП.
Нормативная база: чем руководствоваться в 2026 году?
Основным документом, регламентирующим порядок заполнения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России № 320н. Именно его положения актуальны на текущую дату (май 2026 года). Также не стоит забывать об Инструкции № 69, утвержденной еще в 2003 году, чьи базовые принципы (аккуратность, отсутствие сокращений, использование чернил) остаются неизменными.
ИП обязаны вести учет трудовых книжек, если сотрудник работает у них более 5 дней и это место работы является для сотрудника основным.
Нужно ли ИП вести трудовую книжку самому себе?
Один из самых частых вопросов: «Делает ли индивидуальный предприниматель запись в трудовую книжку сам себе?».
- Ответ: Нет.
- Согласно законодательству, ИП не может сам себе выписать трудовую книжку, так как он не является наемным работником по отношению к самому себе.
- Период предпринимательской деятельности подтверждается свидетельством о регистрации и выпиской из ЕГРИП, а не записью в трудовой;
Правила заполнения: общие требования
Прежде чем переходить к образцам, необходимо усвоить «золотые правила» заполнения, нарушение которых может привести к признанию записи недействительной:
- Все записи вносятся только шариковой или перьевой ручкой (чернила должны быть черными, фиолетовыми или синими). Использование гелевых ручек не рекомендуется, так как они могут выцветать.
- Запрещены любые сокращения. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья». Пишите полностью: «приказ», «статья».
- Даты указываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Каждая запись должна быть заверена подписью работодателя (ИП) и печатью (если она имеется). С 2016 года ИП имеют право работать без печати, но если она есть — ставить ее обязательно.
Образец заполнения: Прием на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Рассмотрим пример для ИП Иванов И.И., который принимает на должность менеджера Петрова П.П.
Структура записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в рамках раздела).
- Графа 2: Дата приема (число, месяц, год).
- Графа 3: Сведения о приеме. Указывается должность, структурное подразделение (если есть) и основание (приказ).
- Графа 4: Номер и дата приказа о приеме.
Пример заполнения (текст для графы 3):
Принят в отдел продаж на должность менеджера.
Пример заполнения (текст для графы 4):
Приказ от № 5-к
Важно: В строке «Наименование организации» (перед таблицей) ИП указывает свое полное имя, например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович.
Образец заполнения: Увольнение
При увольнении сотрудника запись вносится в день прекращения трудового договора. Основанием служат статьи Трудового кодекса РФ.
Пример увольнения по собственному желанию:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 12-к
После внесения записи она заверяется подписью ИП и печатью (при наличии), а также подписью работника с фразой «С записью ознакомлен».
Оформление дубликата и новые бланки
В 2026 году все еще могут встречаться ситуации, когда работнику требуется дубликат трудовой книжки (например, при утере оригинала). В этом случае:
- Используется чистый бланк трудовой книжки (нового или старого образца, если они еще есть в обороте, хотя переход на новые формы завершен).
- На ьном листе делается надпись «Дубликат».
- Вносятся данные о стаже без разбивки по должностям (общим итогом), если есть подтверждающие документы, либо только текущая запись о работе у данного ИП, если стаж восстановить невозможно.
Учет бланков у ИП
Индивидуальный предприниматель, как и организация, обязан вести учет бланков строгой отчетности:
- Приходно-расходная книга
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ИП и печатью.
Частые ошибки ИП при заполнении
Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовой инспекцией, избегайте следующих ошибок:
- Использование сокращений («пр.», «у вол.»).
- Отсутствие даты или номера приказа.
- Запись сделана от имени другого лица без доверенности (ИП должен подписывать сам или уполномоченное лицо).
- Нечитаемый почерк или использование карандаша.
Правильное ведение трудовых книжек, залог спокойствия как для работодателя, так и для сотрудника. Используя актуальные образцы 2026 года и следуя требованиям Приказа Минтруда № 320н, индивидуальный предприниматель гарантирует своим работникам корректный учет стажа, а себе — отсутствие штрафов. Помните: даже в эпоху цифровых сервисов, бумажный документ требует внимательности и аккуратности.