Вопрос необходимости ведения журнала (книги) учета движения трудовых книжек остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве‚ особенно в условиях перехода на электронные трудовые․ Однако‚ несмотря на цифровизацию‚ бумажный документооборот никуда не исчез‚ и требования к его ведению остаются строгими․ Давайте разберемся‚ обязан ли работодатель вести такой учет в 2026 году‚ как это делать правильно и какие ошибки могут привести к штрафам․
Обязательно ли вести книгу учета?
Ответ однозначный: да‚ обязательно․ Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н)‚ работодатель обязан обеспечить учет движения трудовых книжек и вкладышей в них․
Это требование распространяется на всех работодателей‚ у которых имеются бумажные трудовые книжки․ В книгу (журнал) вносятся сведения о:
- Трудовых книжках‚ принятых от работников при поступлении на работу;
- Трудовых книжках и вкладышах‚ выдаваемых работникам взамен утраченных или испорченных;
- Вкладышах‚ выдаваемых при заполнении всех страниц основного документа․
Важно помнить‚ что учету подлежат не только бланки‚ хранящиеся у работодателя‚ но и те‚ которые были приняты от сотрудников․ Правильно налаженный учет документов строгой отчетности убережет организацию от претензий со стороны трудовой инспекции и самих сотрудников․
Нормативная база: что изменилось с 2021 года?
С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый Порядок (Приказ № 320н)‚ который внес существенные коррективы в правила ведения учета․ Основные изменения коснулись формы документа и требований к его оформлению:
- Свобода формы․ Утвержденной унифицированной формы книги учета больше нет․ Работодатель самостоятельно разрабатывает форму журнала‚ которая будет удобна для использования в конкретной организации (п․ 40 Порядка № 320н)․
- Отмена сургучных печатей․ Больше не требуется пломбировать журнал или скреплять его сургучной печатью․ Это упрощение процедуры‚ однако требования к нумерации и прошивке остались․
- Бумажный формат․ Журнал учета движения трудовых книжек всегда ведется на бумажном носителе․ Электронный табличный файл (например‚ в Excel) не заменяет бумажный журнал‚ хотя может использоваться как вспомогательный инструмент для удобства поиска․
Какие данные должны быть в журнале?
Хотя форма документа теперь произвольная‚ в ней обязательно должны присутствовать определенные графы‚ позволяющие отследить путь каждого документа․ Рекомендуемая структура журнала включает:
- Номер по порядку (п/п)․
- Дата приема на работу (или дата заполнения трудовой книжки/вкладыша)․
- Фамилия‚ имя‚ отчество владельца трудовой книжки․
- Серия и номер трудовой книжки или вкладыша․
- Подпись работника в получении трудовой книжки (при выдаче на руки или при первичном приеме‚ если это предусмотрено внутренним регламентом)․
- Примечание (для отметок о выдаче дубликатов‚ изъятии и т․д․)․
Ранее использовалась форма из Приложения № 3 к Постановлению Минтруда России от № 69․ В 2026 году вы можете взять ее за основу‚ адаптировав под свои нужды‚ или создать совершенно новый бланк․
Правила оформления журнала учета
Даже при самостоятельной разработке формы‚ документ должен быть оформлен как книга строгого учета․ Это означает соблюдение следующих правил:
Прошивка и нумерация․
Все страницы журнала должны быть пронумерованы․ Сам журнал необходимо прошить нитью‚ концы которой выводятся на последнюю страницу․
Заверение․
На последней странице‚ поверх узла прошивки‚ наклеивается бумажный листок (заверительная надпись)․ На нем указывается количество листов‚ ставится подпись руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печать организации (при ее наличии)․ Фраза может звучать так: «В настоящем журнале пронумеровано‚ прошнуровано и скреплено печатью ___ (количество) листов»․
Исправления․
В журнале учета движения трудовых книжек‚ как и в самих трудовых‚ не допускается использование корректирующих средств (замазок)․ Если допущена ошибка‚ она зачеркивается одной чертой‚ рядом пишется правильный текст‚ и ставится подпись ответственного лица с датой исправления․
Риски для работодателя: проверки и штрафы
Инспекторы Роструда регулярно проводят проверки соблюдения трудового законодательства․ Отсутствие книги учета движения трудовых книжек или ее неправильное ведение расценивается как нарушение порядка хранения и учета документов строгой отчетности․
При проверке инспектор в первую очередь запросит именно этот журнал․ Если он отсутствует‚ не прошит‚ не заверен или в него не вносяться актуальные данные‚ работодателю грозит административная ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того‚ отсутствие учета может создать проблемы при судебных спорах с работниками․ Например‚ если сотрудник утверждает‚ что сдал трудовую книжку при приеме на работу‚ а работодатель ее «потерял»‚ именно записи в журнале учета движения станут главным доказательством факта приема документа․
Сроки хранения
Книги (журналы) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них относятся к документам по личному составу․ Срок их хранения составляет 50 лет (а для документов‚ созданных после 2003 года‚ в некоторых случаях может применяться срок 75 лет‚ однако минимальный ориентир, 50 лет)․ После истечения срока хранения журнал уничтожается в установленном порядке с составлением акта․
Резюме
Ведение учета движения трудовых книжек в 2026 году остается обязательным требованием для всех работодателей‚ работающих с бумажными трудовыми․ Несмотря на то‚ что государство разрелило самостоятельно разрабатывать форму журнала и отменило необходимость в сургучных печатях‚ требования к нумерации‚ прошивке и заверению документа остались неизменными․
Игнорирование этого правила, прямой путь к штрафам и проблемам при проверках․ Грамотно оформленный журнал — это не просто формальность‚ а гарантия порядка в кадровой документации и защита интересов работодателя․