Важно! Ведение книги учета движения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а обязательная процедура‚ закрепленная законодательством. Неправильное ведение может привести к административной ответственности и проблемам при проверках.
Что говорит законодательство?
Согласно пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н)‚ работодатель обязан самостоятельно разрабатывать и вести:
- Книгу (журнал) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- Книгу учета движения трудовых книжек.
Аналогичные требования содержатся в нормативных актах Республики Казахстан (Приказ Минтруда РК от 30 ноября 2015 г. № 929).
Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек?
Этот документ выполняет несколько ключевых функций:
- Учет перемещения трудовых книжек внутри организации;
- Контроль за сохранностью бланков;
- Фиксация всех операций с трудовыми книжками (выдача‚ хранение‚ возврат при увольнении);
- Соблюдение трудового законодательства при проверках контролирующими органами;
- Защита интересов работодателя в случае спорных ситуаций.
Структура книги учета движения трудовых книжек
Типовая форма не утверждена на федеральном уровне‚ поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Однако она должна содержать следующие обязательные разделы:
Титульный лист
Содержит:
- Наименование организации;
- ИНН/КПП;
- Дата начала ведения книги;
- Должность и ФИО ответственного лица;
- Подпись руководителя.
Основная таблица учета
| № п/п | Дата | ФИО работника | Должность | Серия и номер трудовой книжки | Вид операции | Кем выдана | Подпись получателя | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | АБ 123456 | Выдача при приеме на работу | Отдел кадров | Иванов | Принят на основную работу | |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | Бухгалтер | — | Выдача при приеме на работу | Отдел кадров | Петрова | Принята впервые | |
| 3 | Сидоров Дмитрий Николаевич | Инженер | ВК 654321 | Возврат при увольнении | Отдел кадров | Сидоров | Уволен по соглашению сторон |
Примечания
В этой графе фиксируются:
- Особые обстоятельства (например‚ утеря трудовой книжки);
- Ссылки на приказы о приеме/увольнении;
- Информация о выдаче дубликатов;
- Отметки о проверках.
Как правильно заполнять книгу?
При ведении книги необходимо соблюдать следующие правила:
- Все записи делаются от руки (чернилами темного цвета) или с использованием компьютера с последующей распечаткой и подписью;
- Не допускаются исправления — при ошибке делается корректирующая запись;
- Все страницы должны быть пронумерованы;
- Книга должна быть прошита и скреплена печатью организации;
- Ответственное лицо должно быть назначено приказом;
- При увольнении работник расписывается в получении своей трудовой книжки.
Типичные ошибки при ведении книги
Инспекторы Роструда часто выявляют следующие нарушения:
- Отсутствие книги или ее ведение с нарушениями;
- Не заполнены все графы (особенно отсутствие подписей работников);
- Отсутствие дат или неверное их указание;
- Не прошита и не пронумерована книга;
- Отсутствие подписи ответственного лица;
- Не отражены операции с вкладышами;
- Не ведется учет бланков трудовых книжек;
- Отсутствие информации о выдаче дубликатов.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Приводим пример правильного заполнения на основе типовой структуры:
Титульный лист
ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567‚ КПП 770101001
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Начат «__» _____________ 20__ г.
Ответственный: Смирнова Ольга Петровна‚ специалист по кадрам
Подпись руководителя: ________________ /Иванов И.И./
Основная таблица (фрагмент)
| № | Дата | ФИО работника | Подразделение | Серия и номер ТК | Вид операции | Основание | Подпись получателя | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Кузнецов Павел Викторович | Отдел продаж | АБ 112233 | Выдача при приеме на работу | Приказ № 5 от | Кузнецов | Принят на должность менеджера | |
| 2 | Смирнова Екатерина Александровна | Бухгалтерия | — | Выдача при приеме на работу | Приказ № 6 от | Смирнова | Принята на должность бухгалтера | |
| 3 | Кузнецов Павел Викторович | Отдел продаж | АБ 112233 | Возврат при увольнении | Приказ № 45 от | Кузнецов | Уволен по собственному желанию |
Что не нужно отражать в книге?
Согласно последним разъяснениям Минтруда:
- Информацию об электронных трудовых книжках;
- Данные о внутренних перемещениях без выдачи новой трудовой книжки;
- Сведения о выданных дубликатах (для этого ведется отдельный журнал).
Ответственность за нарушения
За ненадлежащее ведение книги учета движения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
- Административная (ст. 5.27 КоАП РФ):
Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей. - Налоговая (при проверках ИФНС):
Может быть наложен штраф за нарушение порядка ведения кадровой документации. - Дисциплинарная (внутренние приказы организации):
Может быть применено замечание‚ выговор или увольнение ответственного лица.
Рекомендации по организации учета
Для правильного ведения книги учета движения трудовых книжек следуйте этим советам:
- Назначьте ответственного сотрудника приказом руководителя;
- Обучите персонал правилам работы с книгой;
- Используйте типовые формы (можно адаптировать под специфику организации);
- Проводите регулярные проверки (ежемесячно или ежеквартально);
- Создайте резервную копию (в электронном виде);
- Храните книгу не менее 75 лет после увольнения последнего работника;
- Используйте программное обеспечение для автоматизации учета (например‚ 1С:Зарплата и управление персоналом).
Ведение книги учета движения трудовых книжек — это обязательная процедура‚ которая требует тщательного подхода. Правильно оформленная книга:
- Защищает работодателя от штрафов;
- Обеспечивает сохранность трудовых книжек;
- Упрощает проведение проверок;
- Способствует прозрачности кадрового учета.
Рекомендуем регулярно сверяться с законодательством‚ так как требования могут обновляться. При возникновении вопросов лучше обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву.
- Книга была всегда актуальной;
- Все записи делались своевременно;
- Ответственное лицо нестило персональную ответственность;
- Организация имела утвержденную форму книги.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.