Ведение трудовой книжки – один из ключевых элементов кадрового учёта в России․ С 2021 года правила изменились: теперь обязательным является ведение электронных трудовых книжек, а бумажный вариант остаётся возможным только в ограниченных случаях․ Ниже разберём актуальные требования, порядок оформления, хранение и выдачу документов․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1, ст․ 73‑75)
• Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г․ – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п․ 3, 31‑32, 42, 45)
• Проект приказа о форме трудовой книжки, выставленный на общественное слушание (2023 г․)

Начиная с 1 января 2023 г․ действует новая форма трудовой книжки, а с 2021 г․ – обязательное ведение электронных записей․

Новая форма трудовой книжки

Новая форма имеет следующие особенности:

1. Стандартный шаблон, утверждённый Минтрудом․
2. Внутренний контроль доступа к данным – только уполномоченные сотрудники․
3. Обязательное использование печати и подписи работодателя․
4. Возможность печати копии для работника (форма СТД‑Р)․

Приём на работу: запись делается в разделе «Приём на работу» с указанием даты в формате dd․mm․yyyy (например, )․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 г․ все новые записи в трудовой книжке должны вноситься в электронный формат․ Это позволяет:

• Сократить бумажный документооборот․
• Обеспечить быстрый доступ к данным при проверках․
• Уменьшить риск потери или порчи документа․

Ключевые требования к ЭТК:

1. Записи в электронном виде должны быть подтверждены печатью и подписью работодателя․
2. Система должна хранить резервные копии данных;
3. Доступ к ЭТК ограничен согласно статье 66․1 ТК РФ․

Если работник отказался от бумажной книжки, при увольнении ему выдаётся форма СТД‑Р – электронный сертификат о завершении трудового стажа․

Порядок ведения и хранения

Согласно п․ 42 Порядка, работодатель обязан:

• Хранить трудовую книжку в течение 10 лет после увольнения․
• Обеспечить сохранность и целостность данных․
• Предоставлять дубликат по заявлению работника в течение 10 рабочих дней․
• Вести записи только в арабских цифрах (число и месяц – двузначными, год – четырёхзначными)․

При увольнении работника в разделе «Увольнение» фиксируются:

1. Дата увольнения․
2. Причина увольнения (по статье 73 ТК РФ)․
3. Финансовые расчёты (последняя зарплата, компенсации)․
4. Подпись работодателя и печать․

Как заполнить запись о приёме на работу

Пример записи в новой форме:

Дата приёма: 
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Трудовой договор: Полный рабочий день
Зарплата: 70 000 ₽
Подпись работодателя: ___________________
Печать: ___________________

В электронном виде запись выглядит так же, но добавляется цифровая подпись и хранится в системе․

Выдача дубликата трудовой книжки

Если работник запрашивает дубликат, работодатель обязан:

• Выдать копию в течение 10 рабочих дней․
• Убедиться, что копия содержит все записи․
• Подписать и поставить печать․
• Сохранить оригинал в архиве․

Особенности при работе с несколькими формами

В некоторых случаях допускается вести одновременно бумажную и электронную версии․ Однако:

• Обе версии должны быть идентичными․
• При проверке работодатель обязан предоставить обе копии․
• При увольнении бумажная копия может быть уничтожена, если есть подтверждение о наличии ЭТК․

Как избежать ошибок в трудовых книжках

1. Проверяйте формат даты (dd․mm․yyyy)․
2. Убедитесь, что все поля заполнены (ФИО, должность, зарплата)․
3. Проверяйте подпись и печать работодателя․
4. Регулярно обновляйте электронную систему и резервные копии․
5. Обучайте кадровый отдел правилам заполнения․

Ключевые документы и формы

• СЗВ‑ТД – форма выбора способа ведения трудовой книжки․
• СТД‑Р – форма при увольнении, подтверждающая завершение трудового стажа․
• Форма трудовой книжки (новый образец)․
• Письмо о выдаче дубликата․

Ведение трудовой книжки в 2026 г․ требует соблюдения следующих принципов:

• Обязательное ведение электронных записей с 2021 г․
• Использование новой формы, утверждённой Минтрудом, с 1 января 2023 г․
• Точный формат даты и обязательные подписи․
• Хранение документа минимум 10 лет после увольнения․
• Готовность выдавать дубликаты и подтверждения по запросу․

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов, ускорит проверку со стороны контролирующих органов и обеспечит прозрачность кадрового учёта в вашей организации․