Вопрос ведения трудовой книжки — один из ключевых аспектов кадрового делопроизводства. Согласно действующему законодательству‚ сотрудник имеет право выбрать один из двух способов ведения своей трудовой книжки:

• Традиционный способ — ведение бумажной трудовой книжки;
• Электронный способ — ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде в системе ПФР (Пенсионный фонд России).

Однако на практике нередки ситуации‚ когда сотрудник не предоставляет работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Как действовать в этом случае? Рассмотрим подробно.

Почему важно получить заявление от сотрудника

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ‚ сведения о трудовой деятельности (СТД) формируются на основании информации‚ предоставленной работодателем. Если сотрудник не заявил о своем выборе‚ у работодателя нет правовых оснований:

1. Не включать сведения в электронную трудовую книжку;
2. Не продолжать ведение бумажной трудовой книжки;
3. Нарушать права сотрудника на выбор формы ведения.

Что делать‚ если заявление не подано

Направить уведомление сотруднику

Первым шагом должно стать официальное уведомление работнику о необходимости предоставить заявление. Это можно сделать:

• В письменной форме (вручить лично под роспись);
• Через кадровую систему (например‚ в личном кабинете сотрудника);
• По электронной почте (с подтверждением прочтения).

В уведомлении необходимо:

• Указать срок предоставления заявления (например‚ 14 дней);
• Объяснить последствия не предоставления заявления;
• Сообщить о возможности выбора способа ведения трудовой книжки.

Предоставить образец заявления

Чтобы облегчить процесс‚ работодатель может предоставить сотруднику образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Примерный текст:

Зафиксировать отсутствие заявления

Если по истечении установленного срока заявление так и не поступило‚ работодатель обязан:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки — это стандартная практика‚ если нет иного указания от сотрудника;
• Не включать сведения в электронную трудовую книжку — до получения соответствующего заявления;
• Зафиксировать факт отсутствия заявления в акте или служебной записке.

Уведомить Пенсионный фонд

В случае‚ если сотрудник так и не предоставил заявление‚ работодатель должен:

• Отметить в системе ПФР‚ что сведения о трудовой деятельности не предоставляются (если сотрудник не выбрал электронный формат);
• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки в установленном порядке.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц);
• Гражданско-правовую ответственность в случае нарушения прав сотрудника;
• Риск судебных разбирательств при возникновении споров.

Что делать‚ если сотрудник отказывается предоставлять заявление

Если сотрудник игнорирует уведомления и не предоставляет заявление‚ работодатель должен:

1. Направить повторное уведомление с предупреждением о последствиях;
2. Зафиксировать факт отсутствия заявления в акте или служебной записке;
3. Продолжить ведение бумажной трудовой книжки — это минимальная гарантия защиты прав сотрудника;
4. Обратиться за консультацией к юристу или в профсоюз (при наличии).

В крайнем случае‚ если сотрудник категорически отказывается‚ можно инициировать процедуру увольнения по соглашению сторон или по инициативе работника‚ но это должно быть обоснованно и оформлено документально.

Отсутствие заявления от сотрудника о способе ведения трудовой книжки — это не редкость‚ но и не повод для бездействия. Работодателю необходимо:

• Активно взаимодействовать с сотрудником — направлять уведомления‚ предоставлять образцы заявлений;
• Документировать все действия — фиксировать уведомления‚ акты‚ переписку;
• Соблюдать законодательство, продолжать ведение бумажной трудовой книжки до получения заявления;
• Консультироваться с юристом при возникновении спорных ситуаций.

Помните: трудовая книжка — это документ строгой отчетности‚ и нарушение порядка ее ведения может привести к серьезным последствиям для работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли автоматически перевести сотрудника на электронную трудовую книжку без его заявления?

Ответ: Нет. Перевод на электронную трудовую книжку возможен только при наличии письменного заявления от сотрудника. В противном случае ведение бумажной трудовой книжки обязательно.

Вопрос 2: Что делать‚ если сотрудник не отвечает на уведомления?

Ответ: Необходимо зафиксировать факт отсутствия ответа в акте или служебной записке и продолжить ведение бумажной трудовой книжки. При необходимости можно инициировать процедуру увольнения.

Вопрос 3: Можно ли уволить сотрудника за не предоставление заявления?

Ответ: Увольнение по этой причине не является законным основанием. Однако можно рассмотреть возможность расторжения трудового договора по соглашению сторон или по инициативе работника.

Вопрос 4: Как часто нужно напоминать сотруднику о предоставлении заявления?

Ответ: Достаточно 2–3 напоминаний с интервалом в 7–14 дней. Если сотрудник игнорирует уведомления‚ дальнейшие действия должны быть документально зафиксированы.

Ситуация‚ когда сотрудник не предоставляет заявление о способе ведения трудовой книжки‚ требует от работодателя внимательного и юридически обоснованного подхода. Главное — не оставлять ситуацию без внимания‚ документировать все действия и соблюдать права сотрудника.

Помните: трудовая книжка — это не только документ‚ но и гарантия прав работника. Нарушение порядка ее ведения может привести к серьезным последствиям для работодателя.

Если у вас остались вопросы или возникли сложности с оформлением‚ рекомендуем обратиться к профильному юристу или в кадровую службу.

Дата публикации: 22 мая 2026 года