Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос ведения трудовой книжки, один из ключевых в кадровом делопроизводстве. Особую актуальность он приобретает, когда сотрудник не предоставляет трудовую книжку или не подает заявление о выборе способа её ведения (бумажного или электронного). В статье рассмотрим все аспекты этой ситуации с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации.

Правовые основы ведения трудовой книжки

Нормативная база

Основные положения о трудовой книжке регулируются:

Трудовым кодексом Российской Федерации (ст; 66, 66.1);
Федеральным законом от № 439-ФЗ (внёс изменения в ТК РФ о переходе на электронные трудовые книжки);
Постановлением Правительства РФ от № 609 (Порядок ведения и хранения трудовых книжек);
Приказом Минтруда России от № 575н (Правила ведения и хранения трудовых книжек).

Важно! С 1 января 2021 года ведение бумажных трудовых книжек не является обязательным для новых сотрудников. Работодатель обязан вести трудовую книжку только в электронном формате, если сотрудник не заявил о своём желании сохранить бумажную форму.

Кого касается ведение трудовой книжки?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ведение трудовой книжки обязательно:

для всех работников, проработавших у работодателя свыше 5 дней;
для сотрудников, работающих по основному месту работы;
для лиц, работающих по совместительству (по их желанию).

Для сотрудников, принятых на работу впервые с 2021 года, трудовая книжка ведётся только в электронном виде, если не подано заявление о выборе бумажной формы.

Ситуации, когда сотрудник не предоставляет трудовую книжку

Сотрудник впервые устраивается на работу

Если гражданин ранее не работал по трудовому договору, у него не может быть бумажной трудовой книжки. В этом случае:

работодатель не оформляет бумажную трудовую книжку;
сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном формате;
сотрудник вправе подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки (только если ранее он работал и у него была бумажная книжка).

Обратите внимание! Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2026 году и ранее не имел трудовой книжки, работодатель не вправе требовать от него бумажную форму. Электронная трудовая книжка будет сформирована автоматически.

Сотрудник потерял трудовую книжку

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан:

подать работодателю заявление о выдаче дубликата;
представить документы, подтверждающие факт работы (копии приказов, справки с предыдущих мест работы и т.д.);
в случае невозможности восстановления, подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Работодатель не вправе отказать в приёме на работу сотруднику, потерявшему трудовую книжку, но обязан:

принять меры по восстановлению сведений о трудовой деятельности;
вести трудовую книжку в электронном формате, если сотрудник не заявил о своём желании сохранить бумажную форму.

Сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

С 2021 года работодатель обязан:

вести трудовую книжку в электронном виде по умолчанию;
предоставить сотруднику возможность подать заявление о ведении бумажной трудовой книжки;
если заявление не подано — продолжать вести сведения в электронном формате.

Если сотрудник не подал заявление, работодатель не обязан:

оформлять бумажную трудовую книжку;
требовать от сотрудника предоставления бумажной формы;
отказывать в приёме на работу по причине отсутствия заявления.

Что делать работодателю, если сотрудник не подал заявление?

При приёме на работу

Если сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки:

Работодатель обязан предложить ему подать соответствующее заявление.
Если сотрудник отказывается или не подаёт заявление — трудовая книжка ведётся в электронном формате.
Если сотрудник ранее работал и у него была бумажная трудовая книжка, работодатель вправе:

продолжить её ведение (если сотрудник не против);
перевести в электронный формат (если сотрудник не заявил о своём желании сохранить бумажную форму).

Важно! Работодатель не вправе отказать в приёме на работу сотруднику, не предоставившему трудовую книжку или не подавшему заявление о её ведении.

При увольнении сотрудника

Если сотрудник не забрал трудовую книжку при увольнении:

Работодатель обязан:

направить сотруднику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
составить акт об отказе сотрудника от получения трудовой книжки в присутствии комиссии (не менее 3 человек);
уведомить Пенсионный фонд РФ о прекращении трудовой деятельности.

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в течение 3 дней после увольнения — работодатель вправе:

направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки по почте;
сохранить трудовую книжку в архиве;
продолжить ведение сведений о трудовой деятельности в электронном формате.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовой книжки

Административная ответственность

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечёт:

наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Гражданско-правовая ответственность

Если работодатель нарушил права сотрудника при ведении трудовой книжки, сотрудник вправе:

требовать возмещения причинённого ущерба;
обратиться в суд с иском о восстановлении нарушенных прав;
потребовать компенсации морального вреда.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу сотрудника без трудовой книжки?

Да, можно. Трудовая книжка не является обязательным документом для приёма на работу. Работодатель не вправе отказать в приёме на работу по причине отсутствия трудовой книжки.

Можно ли вести трудовую книжку в бумажном формате, если сотрудник не подал заявление?

Нет, нельзя. С 2021 года ведение бумажных трудовых книжек возможно только по заявлению сотрудника. В противном случае сведения ведутся в электронном формате.

Что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку при увольнении?

Работодатель обязан:

направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
составить акт об отказе сотрудника от получения трудовой книжки;
сохранить трудовую книжку в архиве;
продолжить ведение сведений о трудовой деятельности в электронном формате.

Можно ли оформить новую трудовую книжку, если сотрудник потерял старую?

Да, можно. Работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки на основании документов, подтверждающих факт работы сотрудника.

Вопрос ведения трудовой книжки — один из самых сложных в кадровом делопроизводстве. Особую актуальность он приобретает, когда сотрудник не предоставляет трудовую книжку или не подаёт заявление о выборе способа её ведения. В этой статье мы рассмотрели все аспекты этой ситуации с точки зрения действующего законодательства.

Главное помнить:

Работодатель не вправе отказать в приёме на работу по причине отсутствия трудовой книжки.
С 2021 года ведение бумажных трудовых книжек возможно только по заявлению сотрудника.
Все действия работодателя должны быть документально зафиксированы.
При увольнении сотрудника работодатель обязан предложить ему получить трудовую книжку.

Полезный совет: Если у вас возникли сложности с ведением трудовой книжки, обратитесь к квалифицированному юристу или в кадровую службу. Это поможет избежать ошибок и нарушений законодательства.

Дата публикации: 23 мая 2026 года

Ведение трудовой книжки: что делать если сотрудник не предоставил документ или не подал заявление