Ведение трудовой книжки – обязательный процесс для любого работодателя. Для директора, как и для обычных сотрудников, в ней фиксируются сведения о приёме, увольнении, изменении должностных обязанностей и иных кадровых событиях. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной нормативной базе (ТК РФ, приказы Минтруда, рекомендации ФНС и др.).

Нормативные основы

• Статья 16 ТК РФ и подпункт 25) статьи 16 определяют порядок ведения и хранения трудовых книжек.

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об оформлении трудовых книжек» содержит подробные инструкции по заполнению.

• С используется обновлённый бланк, в котором изменён формат страниц и количество страниц в книге.

Кто отвечает за оформление?

Ответственное лицо – обычно главный бухгалтер или кадровик, назначенный приказом директора. Все изменения в книге фиксируются его подписью и печатью организации.

Что требуется внести в запись о назначении директора

Запись о приёме на должность директора оформляется аналогично записям для остальных сотрудников, но с некоторыми уточнениями:

• Полное ФИО (фамилия, имя, отчество).
• Дата рождения и паспортные данные (серия, номер, КИВИ).
• Должность – «Директор» или уточнение, если руководит отдельным подразделением (филиал, завод и т.п.).
• Основание приёма – указывается номер приказа, дата его подписания или протокол/решение общего собрания акционеров.
• Дата начала работы – фактическая дата входа в должность.
• Подразделение (если применимо) – название филиала, завода, отдельного подразделения.
• Подписи сторон – подпись директора и подпись ответственного лица (кадрового отделения).
• Печать организации – обязательная отметка.

Как оформить поле «Основание»

В графе «Основание» необходимо указать:

1. Номер приказа (или протокола) о назначении.
2. Дата подписания этого документа.
3. Если решение принято на собрании, указать «Протокол общего собрания от <дата> № <№>».

Пример записи:

Директор ООО «Гарант» – Иванов И.И.
Дата рождения: , Паспорт: 45 12 345678
Основание: Приказ № 15 от г.
Дата начала работы: 
Подразделение: Управление по развитию

Особенности заполнения в зависимости от типа организации

• Если директор управляет отдельным структурным подразделением (филиалом, заводом), в записи указывается полное название этого подразделения.

• При наличии нескольких директоров (например, директор по персоналу, директор по сбыту) каждая позиция оформляется отдельной записью.

Приём в новую организацию

Для вновь созданной организации запись в книжке о приёме директора оформляется тем же способом, что и для любого другого сотрудника. Главное – наличие официального приказа или протокола.

Записи об увольнении директора

Увольнение фиксируется в том же формате, но в поле «Основание» указывается:

• Номер приказа об увольнении и дата его подписания;
• Протокол собрания (если решение принято на собрании);
• Дата фактического прекращения трудовых отношений.

Последняя запись в книге должна быть проставлена последними, чтобы документ оставался последовательным.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи ответственного лица. – без подписи документ не считается действительным.
• Неуказание полного названия подразделения. – если директор руководит филиалом, название должно быть полностью.
• Неправильный формат даты. – используйте «дд.мм.гггг» или «гггг-мм-дд», как установлено в бланке.
• Отсутствие печати. – печать организации обязана быть поставлена на каждой странице записи.

Электронный вариант vs бумажный

Несмотря на переход многих процессов в электронный формат, бумажная трудовая книжка остаётся обязательной. Электронные копии могут использоваться как вспомогательный документ, но оригинал должен храниться в бумажном виде.

Краткий чек‑лист для заполнения

1. Подготовьте актуальный бланк трудовой книжки (с ).
2. Убедитесь, что у вас есть подпись и печать ответственного лица.
3. Заполните все обязательные поля: ФИО, дата рождения, паспорт, должность, основание, дата начала.
4. Если директор руководит отдельным подразделением – укажите его полное название.
5. Проверьте правильность даты и номера приказа/протокола.
6. После подписания и поставки печати – архивируйте документ.

Правильное заполнение трудовой книжки директору – важный элемент корпоративного документооборота. Соблюдая требования ТК РФ и актуальные рекомендации Минтруда, вы обеспечите юридическую чистоту всех кадровых действий, избежите спорных ситуаций при проверках и сможете без проблем вести бухгалтерский и налоговый учёт.

Помните, что каждый документ – это не просто формальность, а гарантия прозрачности работы руководства и защиты прав как работодателя, так и работников.