Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для всех работников, включая директора учреждения. Правильное оформление записей позволяет юридически зафиксировать ключевые события трудовой деятельности руководителя, а также обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства и контролирующих органов.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие порядок заполнения и ведения трудовых книжек:

• Федеральный закон РФ «О труде» № 149‑ФЗ (с изменениями)
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об трудовых книжках»
• Трудовой кодекс РФ (ст. 16, 68)
• Приказы Минтруда России, касающиеся новых форм и требований к электронным трудовым книжкам

Согласно Постановлению № 225, трудовые книжки нового образца вводятся в действие с , а ранее выданные книжки остаются действующими и обменять их на новые не требуется.

Кто и как делает запись о назначении директора

В отличие от обычных работников, у генерального директора в графе 4 может быть указано:

1. Приказ о приеме на работу
2. Решение учредителя (или общего собрания участников) о назначении
3. Иной документ, подтверждающий назначение

Запись в книжке может вносить:

• Работодатель (организация/учреждение)
• Уполномоченный сотрудник, например, HR‑менеджер или секретарь
• Сам директор, если он самостоятельно заполняет книжку

Как правильно оформить запись в трудовой книжке директора

Графа 2 – дата приема на работу

В эту графу указывается дата, когда трудовый договор с директором вступил в силу. Формат записи: «01 < i>мая 2026 года».

Графа 3 – должность

В графе 3 делается запись о назначении на должность генерального директора. При необходимости можно добавить уточнение «по решению учредителя».

Графа 4 – основание назначения

В эту графу указывается основание назначения:

• Приказ о приеме на работу
• Решение учредителя (или общего собрания) о назначении
• Иной документ, подтверждающий назначение

Пример записи:

Графа 4: Решение Учредителя от № 12 «О назначении И.И. Петрова на должность Генерального директора».

Графа 5 – сведения о стаже

Для директора обычно указывается общий трудовой стаж, полученный в предыдущих организациях, если он имеется.

Особенности оформления записей для директора

При оформлении записей в книжке директора следует соблюдать общие правила:

• Все записи делаются черными, синими или фиолетовыми чернилами.
• Записи должны быть чёткими, без стираний и зачеркиваний.
• При необходимости исправления используется отдельный лист с подписью ответственного лица.

Важно помнить, что запись о переходе директора на электронную форму трудовых книжек не отменяет необходимости оформить бумажную копию. Оба варианта фиксируются одновременно.

Примеры записей в трудовых книжках

Приём на работу

Образец записи о приеме:

1. Графа 2: 01 мая 2026 г.
2. Графа 3: Генеральный директор.
3. Графа 4: Приказ № 001‑2026 от «О приеме на работу»;
4. Графа 5: Стаж – 15 лет.

Перевод в другое подразделение

При переводе директора в другое подразделение в графе 4 указывается новое основание – «Решение Совета директоров от № 5 о переводе»;

Увольнение

При увольнении в графе 4 указывается «Увольнение по собственному желанию, соглас. с Приказом № 015‑2027 от ».

Как исправлять ошибки в трудовых книжках

Если в книжке допущена ошибка, правильный порядок исправления выглядит так:

1. Сделать отметку о необходимости исправления (например, «Исправление сделано »).
2. Подписать запись ответственным лицом.
3. Внести правильные данные рядом с ошибкой, оставив прежние данные видимыми.
4. При необходимости оформить отдельный протокол исправления.

В электронных версиях трудовых книжек исправления оформляются в той же последовательности, но в электронном виде они фиксируются в системе аудита.

Электронные трудовые книжки

С 2024 года в России активно внедряется система электронного ведения трудовых книжек. При этом:

• Записи в электронном виде должны соответствовать тем же требованиям, что и в бумажном виде.
• Доступ к электронной книжке имеют только уполномоченные лица.
• При переходе на электронный формат необходимо оформить запись о переходе в обоих носителях.

Пример электронного оформления:

 2026-05-01
 Генеральный директор
 Приказ № 001‑2026
 PDF_001_2026.pdf

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить записи в трудовые книжки директора? – Да, все события трудовой деятельности директора фиксируются в книжке.
• Кто имеет право вносить записи? – Работодатель, уполномоченный представитель HR или сам директор.
• Можно ли использовать слово «избран» вместо «назначен»? – Да, если директор избрался на собрании участников.
• Срок внесения записи после приема? – Не установлен законом, но рекомендуется не превышать 5 календарных дней.

Правильное оформление записей в трудовую книжку директору учреждения – важный элемент юридической защиты организации и самого руководителя. Соблюдая требования Постановления № 225, ТК РФ и современные практики электронного документооборота, можно обеспечить:

• Полноту и точность информации о трудовой деятельности директора;
• Соответствие нормативам при проверках контролирующих органов;
• Быстрое исправление ошибок без нарушения правовых требований.

Для успешного ведения трудовых книжек рекомендуется:

1. Подготовить образцы записей, соответствующие конкретным ситуациям;
2. Хранить все документы‑основания в архиве;
3. Регулярно проверять актуальность данных и своевременно вносить исправления.

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать юридических рисков и обеспечит прозрачность отношений между работодателем и директором.