Ведение трудовой книжки — обязательная процедура для любой организации, в которой трудятся сотрудники. Особое внимание требуется к тем работникам, чья занятость превышает установленные часы/смена или иной критерий, указанный в законодательстве. Ниже подробно рассматриваем, каким образом следует вести трудовые книжки для всех работников, работающих свыше определённых границ.

Почему именно «свыше»?

В российском трудовом законодательстве (Трудовой кодекс РФ) указано, что трудовой договор может быть заключён на:

• постоянной (полной) работе;
• временной (частичной) работе;
• договору о выполнении работы.

Если сотрудник работает более 30 часов в неделю (или иной норме, установленной коллективным договором), его трудовое отношение считается постоянным. Именно такие работники подпадают под обязательное ведение трудовых книжек.

Ключевой критерий

— Часов в неделю > 30 (для большинства отраслей).
— Длительность работы > 12 недель подряд в году (для сезонных работников).
— Статус — постоянный, а не временный/временный.

Что включить в трудовые книжки?

Трудовая книжка — это документ, в который фиксируются:

1. ФИО работника.
2. Дата и номер заключения трудового договора.
3. Дата начала работы.
4. Должность и место работы;
5. Сведения о профсоюзном участии (если есть).
6. Сведения о премировании, надбавках, отпуске.
7. Сведения о расторжении договора (при наличии).

Для работников, работающих свыше установленного порога, в книжку необходимо добавить отдельный раздел «Особый режим занятости», где отражаются:

• Норма рабочего времени (часы/неделю).
• Период работы, превышающий обычную норму (например, сверхурочная работа).
• Сведения о дополнительных соглашениях (доп. отдых, гибкий график).

Пошаговая инструкция по ведению

Шаг 1. Оформление первой страницы

В начале каждой новой записи указывается:

<b>ФИО:</b> Иван Иванович Петров

<b>Дата рождения:</b> 

<b>Номер трудового договора:</b> 78/2023

Шаг 2. Указание режима занятости

Для сотрудников, работающих свыше 30 часов в неделю, в таблице добавляется строка:

• Норма рабочего времени — 38 часов/неделя.
• Фактическое время — 42 часа/неделя (пример).
• Доп. надбавка — 10 % от оклада.

Шаг 3. Фиксация изменений

При изменении условий (повышение ставки, переход на другую должность) в книжку вносится соответствующая запись с датой изменения и подписью обеих сторон.

Шаг 4. Хранение и защита

Трудовую книжку следует хранить в конфиденциальном месте (офисный шкаф, сейф). Доступ к ней имеют только:

• HR‑отдел;
• Менеджер по персоналу;
• Сотрудник (по его требованию).

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание сверхурочных часов., всегда фиксируйте каждый отработанный сверх нормы час.
• Неправильный расчёт нормы. — используйте официальные таблицы normative hours, утверждённые Министерством труда.
• Отсутствие подписи работника; — каждая запись должна быть подписана как работодателем, так и самим сотрудником.
• Неучёт частичной занятости. — даже если сотрудник работает 25 часов/неделя, но имеет дополнительный проект, его всё равно нужно отразить в книжке.

Примеры оформления

Пример 1. Обычная запись

ФИО: Олег Сергеевич Кузнецов
Дата рождения: 
Номер трудового договора: 12/2022
Дата начала работы: 
Должность: Инженер‑конструктор
Место работы: отдел разработки

Пример 2. Запись с указанием режима «свыше»

ФИО: Мария Викторовна Сидорова
Дата рождения: 
Номер трудового договора: 34/2023
Дата начала работы: 
Должность: Менеджер по продажам
Место работы: отдел клиентского сервиса
Норма рабочего времени: 40 часов/неделя
Фактическое время: 45 часов/неделя
Сверхурочные часы (за месяц): 12 часов
Доп. надбавка: 15 % от оклада

Ведить трудовые книжки для всех работников, работающих свыше установленного порога,, обязательный и ответственный процесс. Правильное оформление и своевременное обновление документа позволяют:

• Обеспечить юридическую защиту компании в случае проверок.
• Контролировать соблюдение режима рабочего времени и правильность выплаты дополнительных надбавок.
• Сохранять прозрачную информацию о трудовых отношениях для каждого сотрудника.

Соблюдайте перечисленные требования, используйте приведённые шаблоны и регулярно проверяйте актуальность данных — и ваш процесс ведения трудовых книжек будет проходить без проблем.

Автор статьи: HR‑эксперт, 23 мая 2026 г.