Ведение трудовой книжки – это обязательный элемент кадрового учёта в России.
Одним из ключевых пунктов, который должен быть заполнен при приёме на работу, является запись об образовании сотрудника.
Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить эту запись, какие документы нужны, как исправлять ошибки и что делать, если образование меняется.
Юридические основания
- Трудовой кодекс РФ (ст. 23) обязывает работодателя фиксировать сведения о высшем образовании работника.
- Порядок N 320н «Трудовая книжка» уточняет, что сведения о образовании вносятся в титульный лист (первую страницу) трудовой книжки.
- Нормативно‑правовые акты (например, «Правила ведения и хранения трудовых книжек» от 30 ноября 2015 г.) подтверждают необходимость записи об образовании.
Где и как вносится запись?
Графа «Образование» находится на первой странице трудовой книжки, сразу после обложки.
Запись вносится по месту трудоустройства и может быть сделана в любой момент, но обычно это делается при приёме на работу.
Формат записи
Запись должна быть разборчивой, без сокращений, и включать следующие сведения:
- Уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее, высшее профессиональное, и т.д.)
- Специальность/направление (например, «Бакалавр экономических наук»)
- Название учебного заведения (полное название, включая город)
- Год окончания (или дата получения диплома)
- Номер диплома (если требуется)
Если работник не имеет высшего образования, в графе указывается «—» (проберк). Однако, если у него есть среднее или среднее профессиональное образование, это тоже фиксируется.
Пример записи
Образование: высшее, бакалавр, Московский государственный университет, 2018
Образование: среднее, 10 класс, 2010
Образование: —
Требуемые документы
Для внесения записи необходимо предоставить оригинал (или копию) документа об образовании:
- Аттестат о среднем образовании
- Диплом о высшем образовании (бакалавр, магистр, специалист)
- Сертификат о профессиональном образовании
- Письмо от учебного заведения, подтверждающее получение квалификации
Документ должен быть подписан уполномоченным лицом учебного заведения и, при необходимости, заверен печатью.
Как исправить ошибку в записи
Внесение ошибок в трудовую книжку допускается только по официальному основанию.
Для исправления необходимо:
- Подготовить копию оригинального документа, подтверждающего правильные данные.
- Заполнить форму «Письмо о внесении изменений в трудовую книжку» (можно использовать шаблон из Порядка N 320н).
- Получить подпись руководителя предприятия.
- Внести исправление в титульный лист, подписав его и датировав.
Важно: исправление должно быть разборчивым, без стирания оригинального текста. Если запись была сделана ошибочно, её можно изменить, но не удалять.
Как обновить запись при получении нового образования
Если работник получает новое образование (например, переходит с бакалавра на магистратуру), запись обновляется следующим образом:
- Собрать новый диплом или сертификат.
- Заполнить новую запись в титульном листе, указывая уровень, специальность, учебное заведение и год окончания.
- Подписать запись руководителем и датировать.
- Внести в журнал трудовой книжки (если это предусмотрено внутренними правилами).
Обновление может быть сделано в любое время, но рекомендуется делать это в течение 30 дней после получения диплома.
Что делать, если работник не имеет высшего образования
В таком случае в графе «Образование» ставится «—» (проберк).
Однако, если работник имеет среднее или среднее профессиональное образование, это обязательно фиксируется, чтобы избежать недоразумений при проверке.
Практические советы
- Заполняйте запись разборчиво, без сокращений.
- Проверяйте правильность названия учебного заведения и даты окончания.
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих образование, в личном деле сотрудника.
- При изменении данных обязательно оформляйте официальное письмо и получайте подпись руководителя.
- Не забывайте, что запись об образовании – обязательный пункт, который проверяется при кадровых проверках.
Запись об образовании в трудовой книжке – важный элемент кадрового учёта, подтверждающий квалификацию сотрудника.
Следуя приведённой инструкции, вы сможете правильно оформить запись, избежать ошибок и своевременно обновлять данные при получении нового образования.
Помните, что точность и разборчивость записи помогают избежать проблем при проверках и повышают доверие к кадровой системе вашей организации.