Ведение трудовой книжки генерального директора (руководителя) организации — процесс‚ который часто вызывает вопросы у кадровиков и самих руководителей. Несмотря на высокий статус должности‚ запись вносится по общим правилам‚ однако имеет свои юридические нюансы‚ связанные с тем‚ кто именно назначает директора и каким документом это подтверждаеться. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить прием‚ переименование компании и увольнение директора‚ опираясь на актуальное законодательство РФ и Приказ Минтруда России от № 320н.
Кто вносит запись в трудовую книжку директора?
Это один из самых частых вопросов. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом общества. Согласно трудовому законодательству‚ трудовую книжку ведет работодатель. Поскольку директор и есть представитель работодателя‚ возникает ситуация «замкнутого круга».
Правильный алгоритм действий:
- Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам‚ запись вносит именно он на основании приказа директора о вступлении в должность.
- Если директор — единственный сотрудник или кадровика нет‚ запись в трудовую книжку вносит сам директор. Он действует от имени организации‚ подписывая запись своей должностью и фамилией‚ а затем ставит подпись как должностное лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.
Основания для внесения записи: на какой документ ссылаться?
Главная особенность приема директора заключается в документе-основании. В отличие от рядовых сотрудников‚ которых принимают приказом‚ директора сначала избирают или назначают собственники бизнеса.
В графе 4 («Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись») необходимо указывать реквизиты одного из следующих документов:
- Протокол общего собрания участников (акционеров) — если участников несколько.
- Решение единственного участника, если владелец компании один.
- Приказ о вступлении в должность, сам директор издает приказ о своем вступлении в должность (часто датированный датой начала действия трудового договора). В некоторых случаях в графу 4 вносят данные именно этого приказа‚ но safest practice (наиболее безопасная практика), ссылаться на решение собственников (протокол/решение)‚ так как именно они наделяют директора полномочиями.
- Слово «избран» используется‚ если директор избирается общим собранием.
- Слово «назначен» — если решение принимается советом директоров или единственным участником.
- Слово «принят», универсальный вариант‚ также допустимый.
- Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
- Графа 2: Дата приема на работу (дата‚ с которой трудовой договор вступил в силу).
- Графа 3: Сначала пишется полное наименование организации (как в уставе)‚ затем с новой строки — сама запись о приеме. Должность указывается точно так‚ как в штатном расписании и трудовом договоре.
- Графа 4: Реквизиты документа-основания (решения собственника).
- Собственное желание директора (ст. 80 ТК РФ).
- Истечение срока трудового договора.
- Решение собственников (ст. 278 ТК РФ) — например‚ в связи с принятием решения о прекращении договора.
- Отсутствие печати: С 2023 года организации не обязаны иметь круглую печать. Если печать есть — ставим‚ если нет — запись действительна и без нее (при наличии подписи уполномоченного лица).
- Неверная дата в графе 2: Дата приема должна совпадать с датой начала действия трудового договора.
- Использование сокращений: Не допускается писать «ООО»‚ «ген. дир.»‚ «пр.» — все слова должны быть написаны полностью.
- Цвет чернил: Записи вносятся только чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета. Использование гелевых ручек‚ которые бледнеют со временем‚ не рекомендуется.
Важные нюансы формулировок
В графе 3 («Сведения о приеме на работу…») формулировка может варьироваться в зависимости от того‚ как именно назначен руководитель:
Обратите внимание: Если директор руководит не всей организацией‚ а ее структурным подразделением (филиалом‚ заводом‚ департаментом)‚ то в записи обязательно указывается полное название этого подразделения.
Образец записи о приеме на работу генерального директора
Ниже приведен пример того‚ как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе» при приеме директора ООО «Вектор».
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| № записи | Дата (ЧЧ.ММ.ГГГГ) | Сведения о приеме на работу‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении | Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись |
| 15 | Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» Принят на должность генерального директора. | Решение единственного участника № 1/26 от (или Протокол общего собрания участников № 5 от ) |
Пояснения к заполнению:
Особенности при переименовании организации
Если в период работы директора компания сменила название‚ запись об этом вносится отдельной строкой перед записью об увольнении или переводе. Это делается на основании протокола собрания участников и зарегистрированных изменений в уставе.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания Премьер» (Протокол общего собрания участников от № 02)».
Увольнение генерального директора
Запись об увольнении вносится на общих основаниях. Основанием может быть:
В графе 4 указывается приказ директора об увольнении (который он подписывает сам) или протокол собрания участников‚ если увольнение инициировано собственниками.
Частые ошибки и как их избежать
Даже незначительные неточности могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. Чего следует избегать:
Электронная трудовая книжка
Важно помнить‚ что для сотрудников‚ выбравших электронную трудовую книжку (или принятых после 1 января 2021 года‚ не подавших заявление о бумажном варианте)‚ бумажный документ не ведется. Сведения о приеме и увольнении директора в этом случае передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде по форме ЕФС-1 в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Правильное оформление трудовой книжки директора — это гарантия юридической чистоты его стажа и отсутствие проблем с контролирующими органами. Следуя приведенным образцам и опираясь на решения собственников бизнеса‚ вы сможете избежать ошибок при заполнении этого важного документа;