Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) порядок её ведения регулируется теми же нормативными актами, что и для организаций, но есть нюансы, связанные с отсутствием юридического лица и возможностью ведения электронной ТК. Ниже представлено подробное руководство, включающее нормативную базу, подготовку бланка, заполнение всех разделов и наглядные примеры записей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя внести запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней).
• Приказ Минтруда России № 320н от – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями).
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О электронной трудовой книжке» (в случае выбора электронного формата).

Важно: ИП не может сделать запись о своей собственной трудовой деятельности, поскольку он не является работником самого себя.

Подготовка бланка

1. Если у сотрудника ещё нет трудовой книжки – выдаётся пустой бланк (форма ТК‑2) после семи дней работы (ст. 66 ТК РФ).
2. Если у сотрудника уже есть бумажная ТК – проверяем её состояние: отсутствие повреждений, наличие свободных строк в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
3. При отсутствии места – используем вкладыш (форма ТК‑3) или оформляем электронную ТК.
4. Для электронной ТК – работник подаёт заявление в ПФР (или через портал «Госуслуги»), после чего работодатель вносит записи в личный кабинет.

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется один раз при первой выдаче ТК. Поля:

• Фамилия, имя, отчество – полностью, как в паспорте.
• Дата рождения – dd.mm.yyyy.
• Образование – уровень (среднее, высшее и т.д.) и наименование учебного заведения.
• Профессия, специальность – по последнему месту работы или по направлению подготовки.
• Серия и номер документа – заполняет орган, выдавший ТК (обычно отдел кадров ИП).
• Дата выдачи – dd.mm.yyyy.
• Подпись работника и работодателя (ИП ставит свою подпись и печать, если имеется).

Пример заполнения ьного листа:

Фамилия: Петров
Имя: Иван
Отчество: Сергеевич
Дата рождения: 
Образование: высшее, Московский государственный университет, факультет экономики
Профессия, специальность: экономист
Серия и номер: 00 1234567
Дата выдачи: 
Подпись работника: _____________
Подпись работодателя (ИП): _____________
Печать: (если есть)

Внесение записей о работе

Записи вносятся строго хронологически. Каждая запись состоит из четырёх обязательных реквизитов:

1. Номер записи – последовательный номер в разделе.
2. Дата – день, месяц, год события (приём, перевод, увольнение).
3. Сведения о работе – краткое описание события (наименование работодателя, должность, основание).
4. Основание – номер и дата трудового договора, приказа, соглашения и т.д.

Все записи завершаются подписью работодателя (ИП) и, при наличии, печатью.

Приём на работу

Пример записи:

Принят на работу в индивидуального предпринимателя Иванов И.И. (ИНН 770123456789) на должность менеджера по продажам.

 Основание: трудовой договор № 12 от .

 Подпись работодателя: _____________

Перевод на другую должность (внутри того же ИП)
Пример записи:
Переведён с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам в том же индивидуальном предпринимателе Иванов И.И.

 Основание: приказ № 5 от о переводе.

 Подпись работодателя: _____________

Совместительство (внешнее)
Запись о совместительстве вносится по желанию работника. Основное место работы остаётся unchanged.
Пример записи:
Принят на внешнее совместительство в индивидуального предпринимателя Сидорова А.П. (ИНН 779876543210) на должность бухгалтера (0,5 ставки).

 Основание: трудовой договор о совместительстве № 7 от .

 Подпись работодателя: _____________

Увольнение
Пример записи:
Уволен по собственному желанию с должности старшего менеджера по продажам у индивидуального предпринимателя Иванов И.И.

 Основание: приказ № 20 от об увольнении.

 Подпись работодателя: _____________


Внесение записей о награждении
Записи о наградах вносятся в раздел «Сведения о награждении». Формат аналогичен записям о работе:

Номер записи.
Дата награждения.
Сведения о награде (наименование награды, кем присуждена, за что).
Основание (приказ, распоряжение, certificate).

Пример записи:
Награждён благодарностью индивидуального предпринимателя Иванов И.И. за высокие показатели продаж за II квартал 2026 года.

 Основание: приказ № 8 от о объявлении благодарности.

 Подпись работодателя: _____________


Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник выбрал электронный формат, порядок заполнения выглядит так:

Работодатель (ИП) входит в личный кабинет на портале Госуслуги или ПФР.
Выбирает раздел «Трудовая деятельность» → «Внести запись».
Заполняет поля: дата, тип события (приём, перевод, увольнение, награждение), наименование работодателя (ФИО ИП, ИНН), должность, основание (номер и дата договора/приказа).
После сохранения запись автоматически становится доступной работнику в его личном кабинете.
Подпись работодателя ставится электронной подписью (УКЭП) или подтверждается через СМС-код.

Преимущества ЭТК: отсутствие риска потери бланка, автоматическая нумерация, возможность мгновенной выписки справки.

Частые ошибки и как их избежать

Пропуск номера записи. Все записи должны идти подряд без пропусков. Если пропуск произошёл – делаем пояснительную запись с указанием причины и продолжаем нумерацию.
Неуказание основания. Без номера и даты договора/приказа запись считается недействительной.
Неправильное наименование работодателя. Для ИП указываем ФИО полностью и ИНН (например: «Иванов Иван Иванович, ИНН 770123456789»).
Отсутствие подписи. Каждая запись должна быть подписана работодателем (ИП). Если печать отсутствует – ставим только подпись.
Смешивание разделов. Записи о работе и о награждении ведутся в отдельных разделах книги.


Заполнение трудовой книжки у индивидуального предпринимателя не отличается от порядка в организациях, однако требует особого внимания к корректному указанию данных ИП (ФИО, ИНН) и соблюдения сроков внесения записей (в течение 5 рабочих дней после события). Следуя представленному пошаговому руководству и используя приведённые примеры, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить законное ведение трудовых книжек ваших сотрудников.
Помните: актуальная и правильно оформленная трудовая книжка – это гарантия защиты прав работника и уверенность работодателя в соблюдении трудового законодательства.