Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ст. 66 ТК РФ). Особенно важно грамотно оформлять записи о переводах, включая перевод на работу по совместительству. Многие работники и даже кадровики допускают ошибки при оформлении таких записей, что может привести к юридическим последствиям, включая штрафы и споры с трудовой инспекцией.

Что такое перевод на совместительство?

Перевод на совместительство — это не изменение основного места работы сотрудника, а прием на дополнительную работу в свободное от основной работы время. Важно понимать разницу:

• Внутреннее совместительство — когда сотрудник работает на другой должности в той же организации, но по другому графику и за дополнительную зарплату.
• Внешнее совместительство — когда сотрудник работает у другого работодателя.

Запись в трудовой книжке делается только при внутреннем совместительстве, поскольку трудовая книжка ведется по месту основной работы. При внешнем совместительстве трудовая книжка не заполняется — работник получает справку о работе по совместительству по требованию.

Когда нужно делать запись в трудовой книжке?

Запись о переводе на совместительство вносится в трудовую книжку только в случае внутреннего совместительства, если:

• Сотрудник уже работает в организации по основному месту работы;
• Он заключает второй трудовой договор на другую должность в той же организации;
• Он работает по этой новой должности в свободное от основной работы время.

Если сотрудник просто начинает работать по совместительству в той же организации, это не перевод, а прием на работу по совместительству. Соответственно, запись в трудовую книжку делается как при первичном приеме на работу.

Важно!

Если сотрудник уже работает по основному месту, а затем ему предлагают дополнительную должность — это не перевод, а новый трудовой договор. Поэтому запись в трудовую книжку делается не как «перевод», а как «прием на работу по совместительству».

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись оформляется в соответствии с Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Структура записи:

1. Порядковый номер записи — следующий по очереди.
2. Дата внесения записи, дата, когда приказ о приеме на работу по совместительству вступил в силу.
3. Содержание записи — формулировка, соответствующая закону.
4. Основание — номер и дата приказа о приеме на работу по совместительству.

Пример правильной формулировки:

«Принят на работу по совместительству на должность: старшего бухгалтера»

Основание: приказ № 45-к от г.

Что НЕЛЬЗЯ писать:

• ❌ «Переведен на работу по совместительству», это неверно, так как перевод предполагает смену должности на основном месте, а не добавление новой.
• ❌ «Переведен на должность совместителя», термин «совместитель» не используется в трудовом законодательстве как должность.
• ❌ «Переведен на работу в другое подразделение» — если это не смена основной должности, а добавление новой.

Какие документы нужны для оформления?

Для внесения записи в трудовую книжку работодатель должен иметь следующие документы:

• Заявление работника о приеме на работу по совместительству (не обязательно, но рекомендуется);
• Трудовой договор о работе по совместительству (оформляется отдельно от основного договора);
• Приказ о приеме на работу по совместительству (форма № Т-1 или унифицированная форма организации);
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (для внесения записи).

При приеме на работу по совместительству работодатель не вправе требовать предоставления трудовой книжки с основного места работы. Однако если работник предоставляет её добровольно — запись в неё вносится.

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

Если работник не предоставил трудовую книжку, то:

• Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (если у работника её нет);
• Если работник предоставит трудовую книжку позже, запись о совместительстве в неё вносится по его просьбе и на основании приказа;
• Запись вносится в день предоставления трудовой книжки, с указанием даты приказа и даты начала работы по совместительству.

Ошибки, которых следует избегать

1. Запись как «перевод» — это нарушение. Правильно, «принят на работу по совместительству».
2. Не указывается основание — без ссылки на приказ запись считается недействительной.
3. Использование сокращений — например, «с-т» вместо «совместитель» — недопустимо.
4. Запись в трудовую книжку при внешнем совместительстве — это запрещено. Работник должен получить справку о работе по совместительству.
5. Запись без подписи ответственного лица и печати — запись считается недействительной.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильно оформленная запись может повлиять на расчет стажа, пенсии, компенсаций и других социальных гарантий работника.

Запись в трудовой книжке о работе по совместительству — это не просто формальность, а важный юридический акт, влияющий на права работника. Правильно оформить её можно только при соблюдении следующих условий:

• Речь идет о внутреннем совместительстве;
• Запись делается как прием на работу, а не как перевод;
• Используется точная формулировка из законодательства;
• Обязательно указывается основание, приказ;
• Запись заверяется подписью и печатью.

Помните: грамотное ведение трудовой книжки — это не только соблюдение закона, но и залог доверия между работодателем и сотрудником. При сомнениях всегда консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.

Совет: ведите журнал учета трудовых книжек и приказов о приеме на работу по совместительству — это поможет избежать ошибок и быстро найти документы при проверке.