Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда России. Особое внимание уделяется внесению сведений об образовании, профессии и специальности работника. Эти данные отражаются на ьном листе трудовой книжки и имеют юридическое значение при оформлении кадровых документов, назначении должностей, повышении квалификации и других кадровых процедурах;
Нормативная база
Основным регулирующим документом на 2026 год является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748). В пункте 8 данного Приказа четко прописан порядок внесения и изменения сведений об образовании.
Где вносится запись об образовании?
Все сведения об образовании, профессии и специальности работника отражаются только на первой странице (ьном листе) трудовой книжки. Это единственный законный и обязательный для заполнения раздел, предназначенный для этих данных.
Важно: не допускается внесение информации об образовании в раздел «Сведения о работе» — это нарушение порядка ведения трудовой книжки. Информация о прохождении курсов, повышении квалификации или переподготовке может фиксироваться в личном деле работника или в приложении к трудовой книжке (если используется вкладыш), но не на ьном листе.
Когда вносится запись об образовании?
Запись о получении образования в трудовую книжку вносится в следующих случаях:
- При первичном оформлении трудовой книжки при поступлении на работу;
- При выдаче дубликата трудовой книжки;
- При выдаче вкладыша в трудовую книжку;
- При получении работником нового уровня образования (например, после окончания бакалавриата — магистратуры, после среднего профессионального — высшего и т.д.).
Запись вносится только по инициативе работника, который обязан предоставить подтверждающий документ: аттестат, диплом, свидетельство о присвоении квалификации, выписку из приказа об окончании учебного заведения и т.п.
Важно! Не допускается:
- Внесение записи на основании слов работника — требуется оригинальный документ или его заверенная копия;
- Использование неофициальных терминов, например: «неполное высшее образование», «среднее специальное по специальности», «учился на бакалавра» — такие формулировки не соответствуют законодательству;
- Зачеркивание ранее внесенных записей — это запрещено!
Как правильно внести запись об образовании?
Порядок внесения записи регламентирован пунктом 8 Приказа № 320н:
- Если в трудовой книжке ранее не было записи об образовании, заполняются пустые строки в графах «Образование» и «Профессия, специальность».
- Если запись уже есть — дополняется новой информацией без зачеркивания предыдущей.
Примеры правильного заполнения
Пример 1: Первичное внесение
Работник поступил на работу с средним общим образованием. В графе «Образование» пишется:
- Образование: среднее общее
- Профессия, специальность: —
Через 3 года работник окончил колледж по специальности «Экономика и бухгалтерский учет». Он предоставил диплом. Вносится дополнение:
- Образование: среднее общее, среднее профессиональное
- Профессия, специальность: экономика и бухгалтерский учет
Пример 2: Повышение уровня образования
Работник имеет среднее профессиональное образование по специальности «Информационные системы и программирование». После окончания университета по направлению «Информатика и вычислительная техника» (бакалавриат) он предоставил диплом бакалавра.
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
- Образование: среднее профессиональное, высшее бакалавриат
- Профессия, специальность: информационные системы и программирование, информатика и вычислительная техника
Пример 3: Магистратура
После бакалавриата работник поступил в магистратуру и получил степень магистра по направлению «Прикладная информатика».
Запись дополняется:
- Образование: среднее профессиональное, высшее бакалавриат, высшее магистратура
- Профессия, специальность: информационные системы и программирование, информатика и вычислительная техника, прикладная информатика
Кто вносит запись и какие документы требуются?
Внесение записи об образовании в трудовую книжку, обязанность кадрового специалиста или уполномоченного работодателем лица.
Необходимые документы:
- Оригинал или заверенная копия диплома о получении образования (высшего, среднего профессионального, среднего общего);
- Свидетельство о присвоении квалификации (если обучение проходило по программам повышения квалификации, но не дает нового уровня образования);
- Паспорт работника (для идентификации);
- Заявление работника о внесении записи (не обязательно, но рекомендуется для документального подтверждения инициативы).
Важно! Запись вносится только на основании документа. Слова работника, устные заявления, скриншоты из личного кабинета вуза или справки с деканата — не являются основанием для внесения записи в трудовую книжку.
Особенности внесения записи при получении нового образования
- Не зачеркивайте! Даже если ранее была указана «специальность» — она остается, а новая добавляется через запятую.
- Используйте официальные термины: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее бакалавриат», «высшее магистратура», «высшее специалитет» — только такие формулировки допустимы.
- Порядок перечисления: сначала — более низкий уровень, затем — более высокий. Например: «среднее общее, среднее профессиональное, высшее бакалавриат».
- Специальность указывается в точном соответствии с дипломом, без сокращений и искажений.
- Если работник получил несколько специальностей на одном уровне (например, два диплома бакалавра), обе указываются через запятую.
Что делать, если запись уже внесена неправильно?
Если ранее была допущена ошибка (например, зачеркнута запись, указано «неполное высшее», или внесена запись без документа), то:
- Не исправляйте ошибку самостоятельно — это нарушение;
- Обратитесь в органы Роструда или к юристу по кадровому делопроизводству.
- В случае необходимости — оформите дубликат трудовой книжки, в который внесутся корректные данные на основании подтверждающих документов.
Электронная трудовая книжка и образование
С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако сведения об образовании в ЭТК не вносятся — они отражаются только в бумажной трудовой книжке на ьном листе.
Это означает, что даже если работник перешел на электронный формат, все данные об образовании остаются в бумажной книжке и должны быть внесены в нее в соответствии с вышеуказанными правилами.
Ответственность работодателя
Неверное внесение или отсутствие записи об образовании может повлечь:
- Штрафы со стороны Государственной инспекции труда (по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица);
- Споры при трудоустройстве, назначении на должность, повышении;
- Проблемы при оформлении пенсии, если уровень образования влияет на стаж или льготы;
- Риск при проверке аудиторами или налоговыми органами.
Внесение записи об образовании в трудовую книжку — это не формальность, а важный элемент кадрового учета, влияющий на карьерный рост работника и правовую защиту работодателя. Соблюдение требований Приказа № 320н от позволяет избежать ошибок, штрафов и конфликтов.
Ключевые принципы:
- Запись вносится только на ьном листе;
- Только на основании официального документа;
- Без зачеркиваний — только дополнение;
- Используются только официальные термины;
- Вносится по инициативе работника — не по умолчанию.
Регулярно сверяйтесь с актуальными нормативными актами и не полагайтесь на устаревшие инструкции. Правильное ведение трудовых книжек — залог порядка в кадровом делопроизводстве и доверия со стороны сотрудников.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.