В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек остаются одними из самых актуальных для кадровиков и работодателей․ Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные документы по-прежнему имеют юридическую силу для тех, кто сохранил их по своему выбору или начал трудовую деятельность до 2021 года․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о предыдущей работе, что делать при обнаружении ошибок и как действовать, если организация-предшественник ликвидирована․
Проверка записей при приеме на работу
Самое главное правило для нового работодателя: прежде чем внести новую запись о приеме на работу, необходимо тщательно проверить предыдущие страницы трудовой книжки․ Особое внимание следует уделить записи об увольнении с последнего места работы․
Необходимо убедиться, что:
- Запись об увольнении внесена корректно;
- Проставлена правильная дата;
- Указано верное основание прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ;
- Запись заверена подписью и печатью (при наличии) предыдущего работодателя․
Если вы обнаружили ошибку в записях о предыдущей работе, вносить исправления самостоятельно запрещено․ Новый работодатель не имеет права исправлять ошибки, допущенные предыдущей организацией․
Что делать, если найдена ошибка?
В случае обнаружения неточностей или ошибок в разделе «Сведения о работе», совершенных предыдущим работодателем, необходимо действовать следующим образом:
- Сообщите работнику о наличии ошибки․
- Посоветуйте сотруднику обратиться на предыдущее место работы для получения документов, подтверждающих стаж, или для внесения исправлений․
- Копии полученных документов (справки, архивные выписки) следует вложить в личное дело работника․
Важно! Выдавать трудовую книжку работнику на руки для самостоятельного исправления ошибки запрещено․ Сотрудник может обратиться к предыдущему работодателю с этой целью только после официального увольнения из вашей организации․
Ситуация: предыдущий работодатель ликвидирован
Часто возникает ситуация, когда организация или ИП, где сотрудник работал ранее, к моменту его нового трудоустройства уже не осуществляют профессиональную деятельность (ликвидированы, закрыты)․ В этом случае алгоритм действий меняется․
Если подтвердить стаж документами невозможно, а трудовая книжка утеряна или не велась, работник должен написать заявление с указанием причин отсутствия трудовой книжки․ На основании этого заявления текущий работодатель оформляет новый документ:
- Заполняется титульный лист;
- Вносится первая запись о приеме на работу с соответствующим порядковым номером․
Критически важно: Кадровик новой компании не имеет права вносить сведения о предыдущих местах работы, основываясь только на словах сотрудника․ Без документального подтверждения (архивных справок, копий приказов) эти данные в трудовую книжку не вписываются․
Правила внесения изменений и исправлений
Если ошибка обнаружена в текущей организации или получены документы для исправления старой записи, изменения вносятся строго по инструкции (согласно п․ 56 Инструкции о трудовых книжках):
Алгоритм исправления:
- В графе 1 («№ записи») пишется порядковый номер, следующий за последней записью в разделе․ Например, если последняя запись была под номером 7, то исправительная запись получит номер 8, даже если исправляеться запись № 3․
- В графе 2 («Дата») указывается дата внесения исправления (текущая дата)․
- В графе 3 («Сведения о приеме на работу․․․») вносится запись о том, что предыдущая запись под таким-то номером является недействительной, и при необходимости вносится правильная версия․
- В графе 4 («Основание») указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ, решение суда, архивная справка)․
Электронные трудовые книжки и справки СТД
В 2026 году для многих работников актуален электронный формат трудовой книжки․ Если трудоустраивается работник, чья трудовая книжка ведется в электронном виде, он не предоставляет бумажный документ․ Вместо этого при приеме на работу предъявляються:
- Справка по форме СТД-Р (выдается предыдущим работодателем);
- Или справка об общем страховом стаже по форме СТД-СФР (выдается Социальным фондом России)․
Работодатель обязан вносить сведения в бумажную трудовую книжку только если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и письменно отказался от перехода на электронный вариант․
Зачем нужна бумажная трудовая в 2026 году?
Даже в условиях цифровизации бумажная трудовая книжка при приеме на работу необходима для:
- Проверки наличия закрывающей записи об увольнении;
- Анализа предыдущего опыта работы кандидата;
- Точного подсчета страхового стажа для расчета пособий (например, по временной нетрудоспособности)․
Соблюдение правил заполнения трудовых книжек — это не только требование закона (ст․ 66 ТК РФ), но и гарантия защиты прав работников и работодателей․ Всегда проверяйте документы, требуйте подтверждения стажа и не вносите записи на основании устных заявлений․