С 1 января 2026 г. в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, в ряде случаев бумажный носитель остаётся обязательным: книга учёта движения трудовых книжек и книга по учёту бланков трудовой книжки должны храниться в бумажной форме. Ниже приведено подробное руководство по ведению трудовой книжки на бумажном носителе, включая юридические требования, порядок оформления, хранение и проверку.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются:
- Дата начала работы в компании;
- Должность, место работы, и изменения в должности;
- Периоды отпуска, больничных, командировок;
- Профессиональная квалификация и повышение квалификации;
- Прекращение трудового договора и причины увольнения.
Трудовая книжка является обязательным документом для большинства работников, и её отсутствие может повлечь за собой юридические и финансовые последствия.
Почему бумажный носитель всё ещё нужен?
Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, законодательство РФ предусматривает сохранение бумажных копий в следующих случаях:
- Книга учёта движения трудовых книжек – обязательна для всех работодателей.
- Книга по учёту бланков трудовой книжки – обязательна для работодателей, у которых более 10 сотрудников.
- Сохранение оригиналов трудовых книжек в случае судебных разбирательств.
Эти книги помогают контролировать правильность оформления записей и обеспечивают прозрачность трудовых отношений.
Как вести книгу учёта движения трудовых книжек?
Книга учёта движения трудовых книжек должна содержать информацию о каждом экземпляре трудовой книжки, проходившем через руки работодателя. В ней фиксируются:
- Номер и дата выдачи трудовой книжки;
- ФИО сотрудника;
- Дата и место выдачи;
- Дата и место возврата (если применимо);
- Состояние книги (полностью, частично, повреждена).
Порядок заполнения:
- При выдаче трудовой книжки сотруднику заполняется запись о выдаче.
- При возврате книги (например, при увольнении) заполняется запись о возврате.
- При передаче книги другому работодателю (если сотрудник меняет место работы) фиксируется передача.
Книга должна хранится в защищённом месте, доступ к которой ограничен.
Как вести книгу по учёту бланков трудовой книжки?
Эта книга предназначена для контроля над использованием бланков трудовой книжки, которые выдаются сотрудникам. В ней фиксируються:
- Номер бланка;
- Дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Дата и причина возврата бланка.
Порядок заполнения:
- При выдаче бланка сотруднику заполняется запись о выдаче.
- При возврате бланка (например, при увольнении) заполняется запись о возврате.
- При утере бланка фиксируется потеря и оформляется соответствующее уведомление.
Формат и требования к бумажным носителям
Бумажные книги должны соответствовать следующим требованиям:
- Использовать официальный шаблон, утверждённый Минтрудом.
- Страницы должны быть защищёнными от повреждений (плотная обложка, плотный картон).
- Записи должны быть сделаны чётким, разборчивым почерком, либо печатными шрифтами.
- Использовать только официальные бланки и печати Минтруда.
- Книги должны храниться в безопасном месте, защищённом от влаги, огня и доступа посторонних.
Как хранить и защищать бумажные книги?
Для обеспечения сохранности и целостности документов рекомендуется:
- Хранить книги в закрытых шкафах с ограниченным доступом.
- Использовать системы видеонаблюдения и сигнализации.
- Регулярно проверять состояние документации (непроваливание, повреждения).
- Сохранять копии в виде сканированных файлов (PDF) в электронном архиве.
- Проводить аудиты и проверки каждые 6–12 месяцев.
Что делать при проверке Минтруда?
При проверке Минтруда работодатель обязан предоставить:
- Книгу учёта движения трудовых книжек.
- Книгу по учёту бланков трудовой книжки.
- Все оригинальные трудовые книжки сотрудников.
- Документы, подтверждающие правильность оформления записей (приказы, договоры).
Нарушения могут привести к штрафам, административным взысканиям и даже уголовной ответственности за нарушение трудового законодательства.
Практические советы по ведению трудовой книжки
- Планируйте заранее. Создайте график обновления записей (например, при каждом изменении должности).
- Обучайте персонал. Проводите тренинги по правильному заполнению трудовых книжек.
- Используйте шаблоны. Сохраните шаблоны в электронном виде для быстрого заполнения.
- Контролируйте доступ. Ограничьте доступ к книгам только ответственным сотрудникам.
- Проверяйте данные. Периодически сверяйте записи в трудовой книжке с данными в системе HR.
Ведение трудовой книжки на бумажном носителе остаётся важной частью кадровой работы, даже после перехода к электронным трудовым книжкам. Соблюдение всех требований законодательства, правильное заполнение и надёжное хранение документов обеспечат законность трудовых отношений, защитят права сотрудников и предотвратят возможные юридические риски.
Если у вас возникли вопросы по конкретным пунктам оформления или вы хотите получить образцы форм, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалисту по трудовому праву.