Ведение трудовой книжки – обязательное требование Трудового кодекса РФ и одного из главных документов, подтверждающих факт занятости работника. Правильное оформление записей позволяет избежать ошибок при расчёте стажа, пособий, пенсии и при проверках трудовой инспекции. В статье подробно рассматриваются все нюансы внесения сведений о приёме и увольнении, а также особенности оформления записей по срочному и недефицитному договору.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Согласно Порядку ведения трудовых книжек, утверждённому постановлением Правительства РФ № 225 от , в трудовую книжку вносятся только сведения, связанные с заключением, изменением и прекращением трудового договора. Все даты указываются арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначным (например, ).
- Записи вносятся в строгом порядке: номер записи → дата → причина (при необходимости) → документ, на основании которого произведена запись.
- При приёме на работу в графе 3 указываются наименование структурного подразделения, должность, специальность, квалификация.
- В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.
Как оформить запись при приёме на работу
Приём работника оформляется так:
- Номер записи – ставится в левом столбце. Если перед ней уже была запись, оставляем одну пустую строку.
- Дата – в графе 2 (дата начала работы) указываем дату, когда работник начал выполнять свои обязанности.
- Причина записи – в графе 3 указываем «принят на работу» или «назначен в структурное подразделение».
- Документ – в графе 4 указываем дату и номер приказа (распоряжения) о приёме.
Пример записи о приёме:
– принят на работу – Приказ № 150 от
Как оформить запись об увольнении
Увольнение оформляется в соответствии с частью первой статьи 77 ТК РФ. В зависимости от основания увольнения в графе 3 указывается соответствующая причина, а в графе 4 – ссылка на пункт статьи или номер приказа об увольнении.
Примеры:
- Увольнение по соглашению сторон – «Уволен по соглашению сторон»;
- Истечение срока договора – «Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора, пункт 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
- По инициативе работодателя – «Уволен по инициативе работодателя, пункт 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»;
Номер записи и дата увольнения указываются в том же порядке, что и при приёме.
Особенности записи по срочному трудовому договору
Согласно практике Роструда и разъяснениям Министерства труда, срочный договор оформляется по тем же правилам, что и бессрочный. Единственное отличие – в графе 3 указывается, что работа предоставлена на определённый срок, но не указывается сама срочность (это не требуется по Инструкции).
Приём по срочному договору
При приёме по срочному договору в трудовую книжку вносятся те же сведения, что и при обычном приёме:
- Номер записи;
- Дата начала работы;
- Запись «принят на работу»;
- Дата и номер приказа о приёме.
При этом в графе 3 можно добавить уточнение: «принят на работу на срок до ». Однако такая информация не является обязательной.
Увольнение по окончании срочного договора
Когда срочный договор завершается, в трудovou книжку вносится запись об увольнении с указанием причины – «истечение срока действия договора». При этом в графе 4 указывается дата и номер приказа об увольнении, а также ссылка на пункт 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Частые ошибки и как их избежать
Неправильное оформление записей может привести к проблемам при расчёте стажа и при проверках. Рассмотрим основные недочёты:
- Отсутствие номера записи – каждая новая запись должна иметь уникальный порядковый номер.
- Неправильный формат даты – используем только арабские цифры, без названий месяцев.
- Запись срочности в графе 3 – согласно Инструкции, срочность не указывается.
- Повторное заполнение одной и той же ячейки – при необходимости исправления делаем отступ и вносим новую запись, не стирая предыдущую.
- Отсутствие ссылки на документ – в графе 4 обязательно указываем дату и номер приказа (распоряжения).
Пошаговый алгоритм заполнения трудовой книжки
Для наглядности ниже приведён пошаговый план действий:
- Подготовка документа – оформить трудовой договор и приказ (распоряжение) о приёме.
- Определение места записи – в левом столбце указать следующий свободный номер.
- Заполнение граф:
- Графа 1 – номер записи;
- Графа 2 – дата начала работы (дд.мм.гггг);
- Графа 3 – «принят на работу» или «назначен в подразделение»;
- Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения).
- Проверка – убедиться, что даты указаны в правильном формате и все ссылки на документы корректны.
- Подпись ответственного – в конце записи ставят подпись кадровика или руководителя, который внёс данные.
Вопросы, которые часто задают специалистам по персоналу
Вопрос 1. Нужно ли указывать в книжке, что договор заключён на срочный срок?
Ответ: Нет. По Инструкции срочность не указывается. Достаточно записать «принят на работу».
Вопрос 2. Как поступить, если в книжке уже есть запись, а нужно добавить новую?
Ответ: Делается отступ (одна пустая строка) и вносится новая запись с новым порядковым номером.
Вопрос 3. Можно ли исправлять ошибку в уже сделанной записи?
Ответ: Да, но исправление делается путём добавления новой записи с отметкой «исправление», а оригинальную запись не стирают.
Вопрос 4. Какие документы необходимы для записи о приёме по срочному договору?
Ответ: Трудовой договор и приказ (распоряжение) о приёме. Оба документа должны быть приложены к записи в графе 4.
Правильное оформление записей в трудовой книжке – фундамент надёжного трудового учёта. Соблюдая порядок, установленный ТК РФ и Инструкцией по ведению книжек, вы обеспечите:
- Точность расчёта стажа и размеров социальных выплат;
- Соответствие требованиям трудовой инспекции;
- Упрощение работы с электронными версиями трудовой документации.
Помните, что любые отклонения от установленного порядка могут привести к юридическим последствиям, поэтому каждый ввод данных должен быть проверен и задокументирован.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.