Ведение трудовой книжки – обязательный процесс для любого работодателя, нанимающего водителей. Правильное оформление записи о приеме позволяет не только соблюсти требования Трудового кодекса РФ, но и упростить дальнейшее ведение кадровых документов, подтверждение стажа и оформление соцвыплат.

Нормативно‑правовая база

Для правильного оформления записи используют следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, ст. 283, ст. 328 и др.)
• Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н «Об порядке ведения и хранения трудовой книжки»
• Постановления Правительства РФ о требованиях к медицинским и профессиональным пригодностям водителей
• Ст. 65 ТК РФ – перечень обязательных документов при приёме на работу

Все изменения, внесённые в трудовую книжку, должны соответствовать этим нормативным актам.

Какие сведения заносятся в трудовую книжку при приёме водителя?

В графе 3 «Сведения о работе» указываются:

1. Порядковый номер записи (по порядку поступления записей).
2. Дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
3. Наименование документа, на основании которого произведён приём (договор, приказ, приказ‑на‑приём).
4. Формулировка должности (например, «Водитель бензовоза» или «Водитель‑комплектовщик»).
5. Класс (разряд) водителя (если он имеется) и сведения о категории прав.
6. Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт, СНИЛС и др.).

В графе 4 «Сведения о награждении» вносятся данные о премировании, премии, надбавках и т.п., если они предусмотрены.

Примеры формулировок записи

Приём по трудовому договору

Если оформлен только трудовой договор, в книжке указывается:

Запись № 1
Дата приема: 
Документ: Трудовой договор от № 1
Формалировка: Водитель бензовоза (категория C)
Класс: 2

Приём по приказу о приёме на работу

Если оформлен отдельный приказ, в книжке указываются реквизиты приказа:

Запись № 2
Дата приема: 
Документ: Приказ № 15 «О приёме на работу» от 
Формалировка: Водитель‑комплектовщик (категория B)
Класс: 1

Приём без разряда (для новичков)

Если у кандидата нет разряда, в книжке указывается:

Запись № 3
Дата приема: 
Документ: Приказ № 27 «О приёме на работу» от 
Формалировка: Водитель‑помощник (категория B)
Класс: – (без разряда)

Пошаговый алгоритм заполнения записи

1. Сбор необходимых документов:
   • Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
   • СНИЛС.
   • Трудовая книжка (или форма СТД‑Р, если оформляется впервые).
   • Справка о профессиональной подготовке (если требуется).
   • Медицинская книжка, подтверждающая пригодность к управлению ТС.
2. Оформление приказа/договора о приёме.
3. Заполнение графа 3 согласно требованиям Приказа 320н.
4. Внесение сведений в графу 4 (если есть надбавки, премии).
5. Подпись сторон – работодателя и сотрудника.
6. Хранение копий всех документов в кадровом деле.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание полного наименования должности – в книжке должно быть указано «Водитель бензовоза», а не просто «Водитель».
• Омиссивное указание даты приёма – дата должна быть полной (дд.мм.гггг).
• Несоответствие класса разряду – если в приказе указан класс 2, в книжке тоже должен быть указан класс 2.
• Отсутствие реквизитов приказа при приёме по приказу – без номера и даты приказа запись считается некорректной.
• Неучёт медицинских ограничений – в случае ограничений по здоровью их необходимо отразить в сведениях о работе.

Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать образцы заполнения, утверждённые Министерством труда, и проверять каждое поле перед подписью.

Как оформить запись в электронных системах (Бухгалтерия 1С, «Трудовое дело»)

В современных ИТ‑решениях (например, в 1С:Бухгалтерия) процесс ввода данных выглядит так:

1. Открыть раздел «Трудовое дело» → «Трудовая книжка».
2. Выбрать тип документа «Приём на работу».
3. Ввести номер записи, дату, реквизиты приказа/договора.
4. Указать должность, категорию прав, класс разряда.
5. Сохранить запись и прикрепить сканы документов.

Электронный вариант упрощает контроль за сроками и позволяет быстро генерировать отчёты по штатному расписанию.

Что делать, если запись уже внесена с ошибкой?

Если после внесения записи выявлена ошибка, её необходимо исправить в соответствии с Приказом 320н:

1. Сделать отметку о корректировке (записать «Исправление» с указанием даты и подписи).
2. Внести правильные данные в ту же графу, оставив прежние сведения в скобках.
3. Подписать обе записи (исправление и оригинал) обеими сторонами.

Такой подход гарантирует юридическую силу исправления и исключит риск последующих споров.

Краткое резюме

Запись о приеме в трудовой книжке водителя – это юридически значимый документ, который должен содержать:

• Номер и дату записи;
• Реквизиты приказа или трудового договора;
• Полное наименование должности (например, «Водитель бензовоза»);
• Класс/разряд и категорию прав;
• Сведения о документе, на основании которого произведён приём.

Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и Трудового кодекса РФ позволяет избежать ошибок, упростить кадровое сопровождение и обеспечить надёжную основу для будущих кадровых решений.

Для более детального ознакомления рекомендуется ознакомиться с Приказом Минтруда № 320н и типовыми образцами, опубликованными на официальных порталах.

Автор статьи: кадровый эксперт, 2026 год.