Ведение трудовой книжки – один из основных способов документального фиксирования трудовой деятельности работников․ Запись в ней о работе (приёме, увольнении, переводах, совместительстве и т․п․) обязательна для всех работодателей, которые ведут бумажную форму трудовых книжек․ Ниже подробно рассматриваем, когда и как необходимо вносить сведения о работе в трудовую книжку, какие нюансы следует учитывать․
Нормативная база
В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в рекомендациях КонсультантПлюс указано, что работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку по факту:
- приёма работника;
- изменения условий труда (перевод, переименование организации, переход на новую должность);
- наград, премий, увольнения;
- совместительства и работы по совместительству;
- возложения обязанностей (исполняющего обязанности и т․п․)․
Эти сведения фиксируются в разделе «Сведения о работе» (графа 3) и сопровождаются указанием даты, номера и содержания подтверждающего документа (трудового договора, приказа, согласия и т․д․)․
Когда запись обязана быть сделана?
Запись вносится не позднее 30 календарных дней со дня наступления события, которое требует её документального фиксирования․ Примеры:
- Приём на работу – запись делается сразу после подписания трудового договора, если сотрудник проработал более 5 дней․
- Перевод в основные работники – в графе 3 указывается новое место работы, а в графе 4 – ссылка на приказ о переводе․
- Совместительство – по желанию работника запись вносится по месту основной работы, а если работник не выполняет трудовую деятельность, он может обратиться к работодателю, у которого была совместительная работа․
- Переименование организации – в графе 3 в отдельной строке указывается старое название и дата переименования, а в графе 4 – новое название, номер и дату документа, подтверждающего изменение․
- Возложение обязанностей – запись делается, когда работник исполняет обязанности от имени другого работника (например, временно руководит отделом)․
Как правильно оформить запись?
В разделе «Сведения о работе» обычно используется следующая структура:
- Графа 3 – описание места работы, должности, формы занятости (полная, частичная, удалённая и т․п․)․
- Графа 4 – ссылка на документ, на основании которого произведена запись (приказ, договор, соглашение)․ Указываются номер и дата документа․
Пример оформления записи о переводе:
Графа 3: 2026‑02‑18 – перевод в отдел продаж, должность «Старший менеджер по продажам»․ Графа 4: Приказ № 156 от «О переводе И․И․ Петрова в отдел продаж»․
Пример записи о совместительстве:
Графа 3: 2025‑09‑01 – совместительство в ООО «ТехноСервис», должность «Техник‑консультант»․ Графа 4: Договор № 34 от о совместительстве․
Особенности внесения записей
Совместительство и работа по совместительству
По желанию работника запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по месту основной работы․ Если работник не выполняет трудовую деятельность (например, совместительство прекращено), он может самостоятельно обратиться к работодателю, у которого была совместительная работа, с просьбой внести соответствующую запись․
Переименование организации
При переименовании организации в трудовую книжку в графе 3 вносится отдельная строка:
ООО «Старый_Номер» переименовано (дата переименования — ) в ООО «Новый_Номер»․
В графе 4 указываются номер и дата документа, подтверждающего переименование․
Возложение обязанностей
Если работник исполняет обязанности другого сотрудника (например, исполняет обязанности руководителя отдела), в трудовую книжку вносится запись о возложении обязанностей, указав дату начала и основание (приказ, распоряжение)․
Что делать, если запись не была внесена?
Отсутствие записи в трудовой книжке может привести к административной ответственности работодателя․ В случае утери или несвоевременного внесения записи:
- Работодатель обязан в течение 10 дней после обращения работника предоставить запись или объяснить причину её отсутствия․
- Если запись невозможно внести (например, из-за утраты оригинального документа), работник имеет право потребовать выдачи справки о факте работы, подтверждённой другими документами․
Практический чек‑лист для работодателя
- Соберите все документы, подтверждающие событие (трудовой договор, приказ, договор совместительства, приказ о переименовании и т․п․)․
- Определите, в какой граф трудовой книжки вносится запись (3 – описание, 4 – ссылка на документ)․
- Заполните запись в соответствии с образцом, указав дату, номер и содержание документа․
- Убедитесь, что запись выполнена в течение 30 календарных дней․
- Сохраните копию записи в бухгалтерии (журнал приход‑расход бланков трудовой книжки)․
- При необходимости, пришлите работнику подтверждённую копию внесённой записи․
Внесение записей в трудовую книжку – обязательная процедура, регулируемая ТК РФ и практикой КонсультантПлюс․ Правильное оформление записей позволяет:
- Доказательно зафиксировать весь трудовый путь сотрудника;
- Избежать споров при проверках и судебных разбирательствах;
- Своевременно обновлять информацию о структуре организации и изменениях в трудовых отношениях․
Соблюдая указанные нормы и используя приведённые образцы, работодатель гарантирует соответствие требованиям законодательства и минимизирует риск ошибок в документообороте․