Правильное и своевременное ведение трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и важнейшее право работника. Запись о приеме на работу является первым и ключевым документом, подтверждающим стаж. Данная статья разберет, на каком основании, в какие сроки и как именно нужно вносить эту запись, а также рассмотрит частые ошибки и спорные ситуации.

Нормативная база: на что опираться?

Основными документами, регулирующими ведение трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек». Именно этот приказ детально регламентирует все процедуры.
• Постановление Правительства РФ от № 622 (утверждает форму трудовой книжки и инструкцию по ее заполнению).

Основание для внесения записи: трудовой договор vs приказ

Здесь часто возникает путаница. Важно понимать разницу:

• Трудовой договор — это юридическое основание для возникновения трудовых отношений. Он подписывается сторонами до начала работы.
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу — это административный акт работодателя, который является непосредственным основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Ключевой вывод: Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа о приеме на работу, который, в свою очередь, издается на основании заключенного трудового договора. Без приказа запись внести нельзя.

Сроки внесения записи

Согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ и Порядку № 320н, работодатель обязан внести сведения о приеме на работу в трудовую книжку:

1. В течение пяти рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу.
2. Если работник не предоставил трудовую книжку (например, у него ее нет, и он оформляет ее впервые), запись вносится в течение пяти рабочих дней со дня ее предъявления.

Роструд в своих разъяснениях отмечает, что оптимальным сроком является именно 5-й рабочий день.

Как правильно заполнить запись: пошаговая инструкция

Запись вносится в раздел III «Сведения о работе» трудовой книжки.

Что указывать в графах (согласно Приложению 2 к Приказу № 320н):

• Графа 1 (Дата): Дата издания приказа о приеме на работу. Указывается арабскими цифрами (например, ).
• Графа 2 (Наименование документа): «Приказ» или «Распоряжение».
• Графа 3 (Номер документа): Порядковый номер приказа за соответствующий год.
• Графа 4 (Сведения о работе): Должность (профессия) в соответствии с квалификационным справочником или штатным расписанием. Важно: Если в штатном расписании есть подразделение, его название тоже указывается (например, «Инженер отдела информационных технологий»).

Технические требования:

• Записи вносятся световодостойными чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрещено использовать карандаш, красные чернила, неразборчивый почерк.
• Все записи нумеруются последовательно без пропусков и исправлений.
• Запись должна быть полной, точной и без сокращений (кроме общепринятых, например «г.» для года).

Типичные ошибки и их последствия

Наиболее распространенные нарушения:

• Неправильное наименование должности: Указание неофициального или искаженного названия («Менеджер по продажам» вместо «Специалист по продажам» из штатного расписания).
• Отсутствие приказа: Внесение записи только на основании трудового договора, без ссылки на приказ.
• Нарушение сроков: Запись вносится спустя месяцы или годы, что может вызвать вопросы при расчете стажа.
• Исправления и помарки: Исправление ошибок в уже внесенной записи без соблюдения установленного порядка (см. ниже).
• Дублирование записей: Несколько записей об одном и том же приеме на работу.

Порядок внесения изменений и исправлений

Если в записи обнаружена ошибка (например, опечатка в дате или должности), исправление производится в строгом порядке (п. 26 Порядка № 320н):

1. Ошибочная запись зачеркивается одной жирной чертой (так, чтобы можно было прочитать исходный текст).
2. Рядом вписывается правильный вариант.
3. Внизу делается подпись ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) с расшифровкой и дата исправления.
4. Запрещено использовать correction fluid («шариковую» или «типографскую» ластик), затирать, подчищать.

Важно: Изменение записей о ФИО, дате рождения, образовании производится на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о браке/его расторжении, диплом) и также требует зачеркивания и подписи.

Спорные и особые ситуации

Сотрудник не вышел на работу после оформления

Если работник подписал трудовой договор и приказ о приеме, но не вышел на работу в день, указанный в приказе, и расторг договор по собственному желанию (или по иному основанию) до фактического допуска, то запись о приеме в трудовую книжку не вносится. Основания для внесения записи не возникло, так как трудовые отношения не начали реально осуществляться. В этом случае приказ о приеме аннулируется.

Пропущенная запись (например, о переводе)

Прямого регулирования этого вопроса в законе нет. По сложившейся практике, если запись о приеме на основную работу была внесена, а запись о последующем переводе — нет, то недостающую запись можно внести после последней существующей записи на основании приказа о переводе. Порядок внесения (зачеркивание, подпись), общий.

Недостаточно места в книжке

Если свободных листов не осталось, рекомендуется оформить вкладыш (по форме, установленной приказом Минтруда) и пришить его к последнему листу трудовой книжки. Вкладыш должен быть пронумерован, подписан работником и работодателем.

Права работника

Работник имеет право:

• Проверить правильность внесенной записи.
• Требовать внесения записи в установленные законом сроки.
• Ознакомиться с приказом, на основании которого вносится запись.
• Требовать исправления ошибок в установленном порядке.

Если работодатель уклоняется от внесения записи, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в суд.

Внесение записи в трудовую книжку на основании трудового договора — это формальная, но критически важная процедура. Ее корректность зависит от двух факторов: наличия правильного приказа о приеме и точного следования Порядку ведения трудовых книжек № 320н. Работодателю необходимо обеспечить, чтобы кадровые документы (договор, приказ) были согласованы, а запись в книжке — точной, своевременной и оформленной без ошибок. Работнику — внимательно проверять внесенную запись и знать свои права.

Статья составлена на основе анализа нормативных правовых актов и официальных разъяснений по состоянию на 23 мая 2026 года.