Ведение трудовой книжки – одна из важнейших обязанностей работодателя. Правильное оформление записей о повышении квалификации позволяет работнику сохранять трудовой стаж, получать дополнительные льготы и подтверждать свой профессиональный уровень. В статье рассмотрены нормативные акты, порядок внесения записи, типовой образец и практические рекомендации.
Нормативно‑правовая база
- Пункт 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда России от № 442н). В нём указано, что сведения об образовании, профессии, специальности вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.
- Письмо Роструда № ПГ/23192‑6‑1 от – разъясняет, что запись о курсах повышения квалификации вносится только после получения работником удостоверяющего документа (сертификата, диплома, приказа).
- Трудовая книжка образца 1995 года (способ 2) и новая трудовая книжка (способ 1) – различаются способом внесения записи, но требования к содержанию одинаковы.
Кто обязан вносить запись?
Запись в трудовую книжку обязано вносить работодатель (или уполномоченный отдел кадров) после того, как работник предоставит подтверждающий документ о повышении квалификации. Сотрудник лишь передаёт оригиналы/копии документов и подписывает акт о получении записи.
Когда вносится запись?
- После завершения курса (семинаров, вебинаров, дистанционного обучения) и получения сертификата/диплома.
- Если повышение квалификации связано с присвоением новой квалификации, новой профессии или специальности – запись делается одновременно с внесением этих сведений.
- Запись вносится в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» (страницы 4‑5 в новой книжке).
Как правильно оформить запись?
Содержание записи (по способу 1)
| Поле | Что указывается |
|---|---|
| Дата начала обучения | ДД.ММ.ГГГГ |
| Дата окончания обучения | ДД.ММ.ГГГГ |
| Наименование учебного заведения (организации) | Полное название, например: «Институт повышения квалификации «Экономика и управление» |
| Наименование курса (специальность) | Например: «Повышение квалификации по управлению проектами (PMI)» |
| Форма обучения | Очная / Заочная / Дистанционная |
| Документ, подтверждающий квалификацию | Сертификат № 12345 от |
| Подпись работодателя | ____________________ |
| Подпись работника | ____________________ |
Образец записи (способ 2 – старый образец 1995 г.)
-------------------------------------------------------------------- | Дата | Наименование учебного заведения | Курс/специальность | | | Институт повышения квалификации «Экономика» | Управление проектами | --------------------------------------------------------------------| Форма обучения: очная | Дата выдачи сертификата: | Номер сертификата: 12345 -------------------------------------------------------------------- | Подпись работодателя: ______________________ | Подпись работника: ______________________ --------------------------------------------------------------------
Примеры заполнения
Для бакалавра, прошедшего курс «Повышение квалификации по бухгалтерскому учету»
- Дата начала обучения:
- Дата окончания обучения:
- Учебное заведение: Федеральный центр повышения квалификации «Бухгалтерия России»
- Курс: «Повышение квалификации по бухгалтерскому учету (1‑й уровень)»
- Форма обучения: Заочная
- Документ: Сертификат № 78910 от
Для специалиста, прошедшего переподготовку «Информационные технологии»
- Дата начала обучения:
- Дата окончания обучения:
- Учебное заведение: Академия ИТ‑технологий
- Курс: «Переподготовка по направлению «Информационные технологии»
- Форма обучения: Дистанционная
- Документ: Диплом о переподготовке № 555‑2026 от
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись без оригинала сертификата?
- Нет. По требованиям Письма Роструда запись допускается только после предоставления оригинального (или заверенной копии) документа, подтверждающего повышение квалификации.
- Что делать, если запись была внесена с ошибкой?
- Необходимо оформить поправку в той же записи: указать «Исправление», дату, подписи ответственного лица и работника. При значительных ошибках (например, неверный курс) запись может быть аннулирована и внесена заново.
- Обязательно ли указывать форму обучения?
- Да. Форма обучения (очная, заочная, дистанционная) является обязательным полем записи, так как она влияет на начисление стажевых льгот.
- Можно ли объединять несколько курсов в одну запись?
- Если курсы относятся к одной образовательной программе и выдаются единым сертификатом, их можно объединить в одну запись. В противном случае – отдельные записи.
Типичные ошибки при внесении записи
- Отсутствие подписи работника – запись считается недействительной.
- Неправильный формат даты (используется только «ДД.ММ.ГГГГ»).
- Указание только названия курса без указания учебного заведения.
- Запись в раздел «Образование», а не в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации…».
- Отсутствие указания формы обучения.
Как оформить приказ о направлении на повышение квалификации
Для корректного внесения записи в трудовую книжку необходимо оформить внутренний приказ, в котором фиксируются:
- ФИО работника, должность, подразделение.
- Наименование курса, срок обучения, форма обучения.
- Основание (потребность в повышении квалификации, план развития персонала).
- Ответственный за организацию обучения.
- Подписи руководителя и работника.
После завершения курса приказ подписывается в обратную сторону («О подтверждении завершения курса») и вместе с сертификатом передаётся в отдел кадров для внесения записи.
Запись о повышении квалификации в трудовую книжку – важный документ, который подтверждает профессиональный рост работника и влияет на его трудовые права. Соблюдение нормативных требований, точность заполнения и своевременность внесения сведений позволяют избежать конфликтов с контролирующими органами и обеспечить корректный учёт стажа.
Следуйте приведённому образцу, проверяйте наличие всех обязательных полей и подписи, и ваша запись будет соответствовать требованиям законодательства.