Обновлено: 27 марта 2026 года

В 2026 году вопросы ведения трудовых книжек продолжают оставаться актуальными для российских работодателей. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные версии сохраняют свою юридическую силу для сотрудников, трудоустроенных до 1 января 2021 года, если они не подали заявление о переходе на электронный формат.

Согласно действующему Приказу Минтруда России № 320н (действителен до 1 сентября 2027 года), работодатели обязаны:

• вести учет трудовых книжек;
• вносить записи при определенных кадровых событиях;
• обеспечивать сохранность документов;
• соблюдать установленные формы и правила заполнения.

Когда необходимо вносить записи в трудовую книжку?

Не все изменения в трудовой деятельности требуют внесения записей. Согласно действующему законодательству, записи вносятся только при следующих событиях:

1. Прием на работу — первая запись при трудоустройстве;
2. Постоянный перевод на другую должность или в другое структурное подразделение;
3. Получение второй и последующих профессий/специальностей;
4. Повышение квалификации (если оно связано с изменением должности или профессии);
5. Изменение наименования должности (например, с «менеджер» на «ведущий менеджер»);
6. Награждение за профессиональные достижения;
7. Изменение наименования организации — если работодатель сменил название.

Порядок внесения записей: пошаговая инструкция

Проверка наличия заявления о переходе на ЭТК

Перед тем как вносить запись в бумажную трудовую книжку, необходимо убедиться, что сотрудник не перешел на электронный формат. Если такое заявление было подано, в бумажной книжке должна быть закрывающая запись о переходе на ЭТК. В этом случае новый работодатель не вправе вносить в нее записи о трудовой деятельности.

Подготовка необходимых документов

Для внесения записи потребуются:

• Трудовая книжка;
• Приказ о приеме/переводе/увольнении (в зависимости от ситуации);
• Документ, подтверждающий основание для внесения записи (например, свидетельство о повышении квалификации);
• Чистый бланк трудовой книжки или вкладыш (при необходимости).

Способы внесения записей в 2026 году

В 2026 году записи могут быть внесены следующими способами:

• С помощью специального принтера — для типографского оформления;
• Комбинированным способом — часть записей печатается, часть вносится вручную;
• Вручную — с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета, а также штампов и печатей.

 Принят на должность "Менеджер по продажам" в отдел маркетинга
 на основании приказа от № 45-к
 Основание: трудовой договор от № 123-ТД

Общие правила заполнения

При внесении записи необходимо соблюдать следующие требования:

• Запись вносится без сокращений, разборчивым почерком;
• Используются чернила синего, фиолетового или черного цвета;
• Не допускаются помарки, подчистки, использование корректора;
• Запись должна быть датирована (число, месяц, год);
• В конце ставится подпись ответственного лица и печать организации (при наличии);
• Нумерация записей сквозная, без пропусков.

Образцы записей в трудовой книжке

Прием на работу

 Принята на должность "Бухгалтер" в финансовый отдел
 на основании приказа от № 5-к
 Основание: трудовой договор от № 45-ТД

Постоянный перевод на другую должность

 Переведена на должность "Старший бухгалтер" в финансовый отдел
 на основании приказа от № 23-к
 Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от № 45-ТД

Повышение квалификации

 Присвоена квалификация "Специалист по налогообложению"
 на основании документа о профессиональной переподготовке от 

 Основание: приказ от № 37-к

Награждение

 Награждена почетной грамотой за высокие достижения в труде
 Основание: приказ от № 89-к

Изменение наименования организации

 Организация переименована в "ООО 'Инновационные технологии'"
 Основание: выписка из ЕГРЮЛ от 

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Неправильное оформление трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности — штраф до 50 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Трудовым спорам — возможные судебные разбирательства с сотрудниками;
• Отказу в признании стажа — если записи оформлены неверно;
• Проблемам при оформлении пенсии — Пенсионный фонд может не засчитать периоды работы.

Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, обязаны вести трудовые книжки так же, как и юридические лица. Для ИП не предусмотрено никаких послаблений или особых требований. Все записи вносятся в соответствии с действующим законодательством.

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. По состоянию на 2026 год:

• ЭТК имеют равную юридическую силу с бумажными версиями;
• Работники, трудоустроенные до , могут остаться на бумажном формате, если не подали заявление о переходе;
• Новые записи в бумажную ТК не вносятся, если сотрудник уже перешел на ЭТК;
• Работодатели обязаны вести учет ЭТК в системе Пенсионного фонда России.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек;
• Хранить книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей;
• Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации;
• Хранить трудовые книжки в сейфе или специально оборудованном помещении;
• Выдавать трудовую книжку работнику в день увольнения.

Как выглядит книга учета движения трудовых книжек?

Она должна содержать следующие графы:

• Номер по порядку;
• ФИО работника;
• Дата приема на работу;
• Дата выдачи трудовой книжки;
• Основание выдачи;
• Подпись работника в получении;
• Примечания.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если сотрудник потерял трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Выдать дубликат на основании письменного заявления работника;
2. Внести в дубликат все записи, которые были в оригинальной книжке;
3. На ьном листе сделать пометку «Дубликат»;
4. Указать, что дубликат выдан на основании копий документов, предоставленных работником.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Нет. Записи должны вноситься только чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Использование карандаша недопустимо.

Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?

В этом случае вшивается вкладыш, который оформляется как продолжение трудовой книжки. Вкладыш должен быть пронумерован и заверен.

Можно ли сделать запись задним числом?

Нет. Записи должны вноситься в день, когда произошло соответствующее событие. Задним числом вносить записи нельзя.

Кто должен подписывать записи в трудовой книжке?

Записи подписывает лицо, ответственное за ведение кадровой документации (как правило, специалист отдела кадров или HR-менеджер). Также ставится печать организации (при наличии).

Можно ли использовать старые бланки трудовых книжек?

Да. Если сотрудник предоставляет трудовую книжку старого образца, работодатель продолжает вносить в нее записи в обычном порядке. Менять старые книжки на новые образцы не обязательно.

Ведение трудовой книжки — это ответственная задача, которая требует внимательности и соблюдения законодательных норм. В 2026 году основные правила остаются прежними, но важно учитывать:

• Различия между бумажными и электронными трудовыми книжками;
• Обязательность внесения записей только при определенных событиях;
• Соблюдение правил оформления и хранения;
• Ответственность за ошибки;
• Возможность использования старых бланков.

Полезные ресурсы

• Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2026 году — Astral
• Приказ Минтруда России № 320н от
• Официальный сайт Пенсионного фонда России

Важно! Перед внесением записей всегда сверяйтесь с актуальной редакцией нормативных актов, так как законодательство может изменяться.