Ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший юридический процесс, регулируемый законодательством Российской Федерации. С 2026 года этот процесс претерпел значительные изменения в связи с полным переходом на электронный формат. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для части работников, особенно тех, кто продолжает работать по старой системе. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вести трудовую книжку при устройстве на работу — как в бумажном, так и в электронном варианте.
Что такое «ведение» трудовой книжки?
Согласно толковому словарю русского языка, ведение — это заведование, управление, распоряжение чем-либо. В контексте трудового права ведение трудовой книжки означает:
- оформление записи о приёме на работу;
- внесение всех последующих изменений (увольнение, перевод, награды, повышения и т.д.);
- обеспечение сохранности и достоверности сведений;
- выдачу книжки работнику или передачу данных в электронный реестр.
Это обязанность работодателя, возлагаемая на кадровую службу или уполномоченного сотрудника. Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
С 2026 года: бумажная или электронная трудовая книжка?
С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает:
- Все новые работники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку.
- Работники, уже имеющие бумажную книжку, могут выбрать: оставить её или перейти на электронный формат.
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести оба формата одновременно.
Электронная трудовая книжка исключает риск потери сведений о трудовом стаже, так как все данные хранятся в защищённой системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступны работнику через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.
Как вести трудовую книжку при устройстве на работу?
Для новых работников (с 2026 года)
Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан:
- Предоставить ему информацию о возможности выбора формата трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Получить от работника заявление о выборе формата:
- Если заявление на электронную книжку — работодатель вносит данные в систему ПФР в течение 3 рабочих дней.
- Если заявление на бумажную книжку — оформляется и выдаётся бумажный экземпляр.
- Если заявление не подано, автоматически оформляется электронная трудовая книжка.
- Внести запись о приёме на работу в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст. 66, 68).
Для работников с бумажной трудовой книжкой
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Принять книжку от работника при поступлении на работу.
- Проверить её на наличие повреждений, подделок, несоответствий.
- Внести запись о приёме на работу в раздел I — «Сведения о работе».
- Запись должна содержать:
- Дата приёма (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- Наименование организации;
- Должность;
- Основание приёма (например, «по приказу»);
- Номер и дата приказа.
- Заверить запись печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Вернуть книжку работнику под расписку;
Для работников, переходящих с бумажной на электронную книжку
Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:
- Внести в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид в соответствии с заявлением работника от [дата]».
- Передать сведения в ПФР в течение 3 рабочих дней.
- Выдать работнику выписку из бумажной трудовой книжки, заверенную печатью и подписью.
- Хранить бумажную книжку в архиве организации в течение 50 лет (по закону).
Обязанности работодателя при ведении трудовой книжки
Работодатель обязан:
- Обеспечить безопасность и сохранность трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Вносить записи только на основании официальных документов: приказов, договоров, справок.
- Использовать только шариковую ручку с синими или чёрными чернилами при заполнении бумажной книжки.
- Не допускать зачёркиваний, исправлений и помарок. При ошибке — сделать запись об аннулировании и внести правильную.
- Своевременно передавать данные в ПФР (для ЭТК — в течение 3 дней с даты события).
- Обеспечить доступ работника к его данным через Госуслуги или личный кабинет ПФР.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник потерял бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Выдать новую трудовую книжку по заявлению работника.
- На основании документов (приказы, справки, архивные выписки) восстановить все записи о трудовой деятельности.
- В новой книжке сделать запись: «Взамен утраченной книжки, выданной [дата], сведения о трудовой деятельности восстановлены на основании документов».
- При наличии электронной трудовой книжки — восстановить данные через ПФР.
Последствия нарушений
Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт:
- Штрафы для работодателя — от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Штрафы для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Риск судебных исков от работников о восстановлении трудового стажа;
- Проблемы с начислением пенсии и льгот.
Ведение трудовой книжки, это не просто административная обязанность, а гарантия прав работника на полноценное социальное обеспечение. С 2026 года система стала более прозрачной, безопасной и цифровой. Однако бумажные книжки до сих пор актуальны, и работодатели обязаны уметь работать с обоими форматами.
Ключевые принципы:
- Соблюдайте сроки — 3 дня на передачу данных в ПФР.
- Документируйте всё — приказы, заявления, расписки.
- Не допускайте ошибок — они могут стоить работнику пенсии.
- Обучайте кадровый персонал — знание законодательства — залог легальности.
Правильное ведение трудовой книжки — это не только юридическая обязанность, но и проявление уважения к труду и истории каждого работника.
📌 Совет: Регулярно проверяйте актуальность требований на сайте ПФР (www.pfrf.ru) и Минтруда РФ, законодательство в сфере электронных трудовых книжек продолжает развиваться.