Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В 2026 году правила её ведения закреплены в Трудовом кодексе РФ (статья 66) и приказе Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно внести запись о приёме, переводе и других изменениях в трудовую книжку.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она хранится в бумажном виде (или в электронном виде – ЕИСОТ) и используется при расчёте отпусков, пенсионных накоплений, при переходе на новый трудовой договор и т.д.

Когда в трудовую книжку вносят запись

• При приёме на работу постоянной должности (постоянный перевод).
• При переводе сотрудника на новую постоянную работу у текущего работодателя.
• При признании временного перевода постоянным (если в трудовом договоре указана постоянная форма занятости).
• Запись о временном переводе не вносится, если он не признан постоянным.

Порядок оформления записи

1. Подготовка документов – трудовой договор, приказ о приёме, копия или выписка из приказа, документы о совместительстве или вахтовом методе.
2. Заполнение бланка трудовой книжки – раздел «Сведения о работе» (графа 3) и раздел «Сведения о стаже» (графа 4).
3. Подпись и печать – работодатель подписывает запись, ставит печать организации.
4. Проверка и хранение – работник проверяет запись, а работодатель хранит оригинал в соответствии с приказом 320н.

3.1 Подготовка документов

Для каждой ситуации нужны свои документы:

• Приём на работу – трудовой договор, приказ о приёме.
• Перевод на новую должность – приказ о переводе, трудовой договор (если меняется форма занятости).
• Совместительство – трудовой договор, копия приказа о приёме.
• Вахтовый метод – трудовой договор, указание «выполнение работ вахтовым методом»;

3.2 Заполнение бланка

В графе 3 указываются:

• Дата начала работы.
• Должность.
• Форма занятости (постоянная, совместительство, вахтовый метод).
• Причина перевода (если применимо).

В графе 4 фиксируется стаж, который будет начисляться в дальнейшем.

3.3 Пример записи

«Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Дата приема: . Форма занятости: вахтовый метод».

3.4 Как оформить запись о совместительстве

Укажите реквизиты документа о работе по совместительству (трудовой договор, копию приказа о приёме). Пример: «Принят на должность специалиста по контролю качества в рамках совместительства. Дата приема: . Документ-основание: трудовой договор № 123/2026».

3.5 Как оформить запись о переводе

Если перевод признан постоянным, вносится запись о приёме на новую должность с указанием даты и причины. Пример: «Переведен на должность руководителя отдела. Дата перевода: . Причина: повышение квалификации».

3.6 Как оформить запись о смене режима работы

При переходе с вахты на стандартную пятидневку вносится новая запись с датой начала смены. Пример: «Смена режима работы с вахты на стандартную пятидневку. Дата начала смены: ».

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Запрещено зачеркивать записи. При ошибке вносится новая запись с указанием причины исправления. Если закончились страницы раздела «Сведения о работе», оформляется вкладыш и вшивается в книгу.

4.1 Оформление вкладыша

Вкладыш оформляется в соответствии с приказом 320н и вшивается в книгу после последней заполненной страницы;

Особенности для электронных трудовых книжек (ЕИСОТ)

В случае ошибок и отсутствующих записей подтверждаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с действующим трудовым законодательством. ЕИСОТ обеспечивает хранение и доступ к данным в электронном виде.

Шаблоны и образцы записей

• Образец записи о приёме на работу (постоянный перевод).
• Образец записи о переводе на новую должность.
• Образец записи о совместительстве.
• Образец записи о работе вахтовым методом.
• Образец записи о смене режима работы.

6.1 Пример записи о приёме на работу

«Принят на должность инженера по проектированию. Дата приема: . Должность: инженер. Форма занятости: постоянная. Причина: перевод с предыдущего места работы».

6;2 Пример записи о переводе

«Переведен на должность руководителя отдела. Дата перевода: . Причина: повышение квалификации».

6.3 Пример записи о совместительстве

«Принят на должность специалиста по контролю качества в рамках совместительства. Дата приема: . Документ-основание: трудовой договор № 123/2026».

6.4 Пример записи о работе вахтовым методом

«Принят на должность электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Дата приема: . Форма занятости: вахтовый метод».

6.5 Пример записи о смене режима работы

«Смена режима работы с вахты на стандартную пятидневку. Дата начала смены: ».

Практические рекомендации работодателю

• Вносить запись не позднее 3 дней после приёма.
• Проверять правильность реквизитов и даты.
• Сохранять копии всех документов, подтверждающих запись.
• Обучать персонал, ответственный за ведение трудовых книжек.
• Вести учёт вкладышей и обновлений.

Практические рекомендации работнику

• Проверять запись после приёма.
• Сообщать работодателю о недочётах.
• Хранить копии трудового договора и приказа.
• Проверять наличие записи о переводе, если он был признан постоянным.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить запись о временном переводе?
2. Что делать, если в трудовой книжке нет записи о приёме?
3. Как оформить запись о переводе, если сотрудник сменил работодателя?

9.1 Ответы

Временный перевод в трудовую книжку не вносится, если не признан постоянным. Если записи нет, работник должен запросить работодателя о внесении. При смене работодателя запись о приёме в новой книжке вносится как новый приём.

Правильное ведение трудовой книжки – это залог юридической защиты и корректного расчёта стажа. Следуйте установленным правилам, чтобы избежать проблем в дальнейшем.

Дата публикации: 07:19:27