Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Особенно важно грамотно оформлять записи о награждениях‚ так как они являются не только моральным стимулом для сотрудника‚ но и официальным подтверждением его профессиональных достижений‚ влияющим на карьерный рост‚ назначение премий и даже пенсионные права. В 2026 году‚ когда в России активно развивается система электронных трудовых книжек‚ правила внесения записей остались строго регламентированными‚ но приобрели новые нюансы.

Законодательная база

Основные требования к ведению трудовой книжки и внесению записей о награждениях установлены:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66‚ 66.1‚ 68)
• Положением о трудовой книжке‚ утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225
• Приказом Минтруда России от № 320н — о новой форме трудовой книжки‚ действующей с 1 января 2023 года
• Федеральным законом от № 78-ФЗ — о введении электронных трудовых книжек

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Записи о награждениях вносятся по инициативе работодателя и являются обязательными‚ если награждение связано с трудовой деятельностью (например‚ благодарность‚ поощрение‚ грамота‚ орден‚ медаль‚ звание «Лучший по профессии» и т.п.).

Когда и какие награждения заносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся только те награждения‚ которые:

• Связаны с профессиональной деятельностью сотрудника;
• Оформлены официальным приказом работодателя;
• Подтверждены документально (грамота‚ диплом‚ медаль‚ благодарность с печатью и подписью).

Примеры записей‚ которые вносятся:

• «Награждён благодарностью за высокие показатели в работе»;
• «Присвоено звание «Лучший мастер года»»;
• «Награждён медалью «За добросовестный труд»»;
• «Отмечен грамотой Министерства промышленности».

Записи‚ которые НЕ вносятся:

• Личные награды (например‚ «Лучший папа» или «Самый весёлый коллега»);
• Награды‚ не связанные с трудовой деятельностью (спортивные‚ творческие‚ общественные — если не указано иное в локальных актах организации);
• Благодарности от частных лиц без печати организации.

Как правильно внести запись о награждении?

Процедура внесения записи регламентирована и должна выполняться строго по правилам. Ниже — пошаговая инструкция.

Шаг 1: Оформление приказа о награждении

Перед внесением записи в трудовую книжку работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о награждении. Приказ должен содержать:

• Наименование организации;
• Номер и дату приказа;
• ФИО сотрудника полностью;
• Должность;
• Основание для награждения (например‚ «за высокие результаты в реализации проекта…»);
• Вид награды;
• Подпись руководителя и печать организации (если применяется).

Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по организации.

Шаг 2: Выбор формы трудовой книжки

С 2020 года в России действует двойная система: бумажная и электронная трудовая книжка. Важно понимать‚ в какую именно вносить запись.

Если у сотрудника — бумажная трудовая книжка:

• Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» (раздел 4).
• Запись делается в хронологическом порядке — по дате издания приказа.
• Формат записи: «Награждён(а) … (указать вид награды) за … (основание)».
• Указывается номер и дата приказа.
• Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика) и печатью организации.

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

Награждения
№ 45 от — Награждён(а) грамотой за высокие результаты в работе по повышению эффективности производства.

Если у сотрудника — электронная трудовая книжка:

• Запись о награждении не вносится вручную — она автоматически передаётся в СФР через форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности).
• Работодатель обязан в течение одного рабочего дня с даты издания приказа направить сведения в СФР.
• В электронной трудовой книжке запись будет выглядеть так же‚ как в бумажной‚ но доступна сотруднику через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или портале Госуслуги.
• Сотрудник может распечатать выписку из электронной трудовой книжки — она имеет юридическую силу.

Шаг 3: Проверка и заверение записи

После внесения записи в бумажную трудовую книжку необходимо:

• Проверить соответствие ФИО‚ должности‚ даты и содержания записи приказу;
• Убедиться‚ что запись сделана чётко‚ без помарок и исправлений;
• Поставить подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации (если она используется);
• Внести запись в журнал учёта внесённых изменений (если такой ведётся).

Важно! Исправления в трудовой книжке запрещены. Если ошибка допущена, запись аннулируется‚ и вносится новая с указанием «Запись аннулирована» и причиной. В электронной книжке — корректировка возможна только через официальный запрос в СФР.

Особенности для новых сотрудников (2026 год)

С 2026 года все сотрудники‚ принятые на работу впервые‚ получают только электронную трудовую книжку. Для них бумажная книжка не оформляется‚ если они не подали заявление о желании сохранить бумажный вариант (ст. 66.1 ТК РФ).

Если сотрудник ранее работал и имеет бумажную трудовую книжку‚ он может:

• Сохранить её и продолжать вести в бумажном виде;
• Подать заявление о переходе на электронную форму — тогда все будущие записи (включая награждения) будут вестись только в электронном виде.

При переходе на электронную форму бумажная книжка передаётся работнику‚ и все последующие записи в неё не вносятся.

Что делать‚ если награждение произошло после увольнения?

Если сотрудник был награждён после увольнения (например‚ за достижения‚ достигнутые в период работы)‚ то запись в трудовую книжку не вносится. Согласно законодательству‚ в трудовую книжку вносятся только сведения‚ относящиеся к периоду трудовых отношений с данным работодателем.

Однако‚ если награждение было оформлено приказом до увольнения‚ но вручено позже — запись вносится в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после издания приказа‚ даже если сотрудник уже уволен.

Частые ошибки кадровиков

1. Внесение записей без официального приказа.
2. Использование неофициальных формулировок (например‚ «отмечен за хорошую работу» — не соответствует требованиям).
3. Неверное оформление даты — указывается дата вручения награды‚ а не дата приказа.
4. Забывание печати при внесении записи в бумажную книжку (если организация использует печать).
5. Внесение записей в электронную книжку вручную — это невозможно‚ только через ЕФС-1.

Последствия нарушений

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации‚ до 5 000 рублей для должностного лица — ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы у сотрудника при оформлении пенсии — если награждение не зафиксировано‚ оно не учитывается при расчёте стажа;
• Споры при трудоустройстве, новый работодатель не может подтвердить достижения сотрудника.

Запись о награждении в трудовую книжку — это не формальность‚ а важный элемент документального подтверждения профессионального роста сотрудника. В 2026 году‚ при активном развитии электронных систем‚ кадровики должны чётко понимать: в бумажной книжке — запись вручную с печатью‚ в электронной — автоматическая передача через ЕФС-1.

Соблюдение всех правил обеспечивает:

• Юридическую чистоту документа;
• Защиту прав работника;
• Снижение рисков для работодателя;
• Достоверность сведений для Пенсионного фонда и будущих работодателей.

Рекомендация: Регулярно обучайте кадровый персонал новым требованиям‚ используйте шаблоны приказов и проверяйте записи по контрольному списку. Помните: точность в документах, залог доверия и стабильности в кадровой работе.

Для получения актуальных форм и образцов записей обращайтесь на сайт Пенсионного фонда РФ или в Минтруд России.